.. _ug_ap_state:

======================
Stav archivní entity
======================

Každá archivní entita uložená v aplikaci Elza má svůj stav,
který určuje její pozici v procesu :ref:`schvalování archivních entit <meths_schvalovani-entit>`.
Podle stavu entity je možné vyhledávat a filtrovat v :ref:`levém panelu <ug_ap_screen_left>`. 
Při kontrole archivního popisu v modulu *Archivní soubory* je ověřován
stav napojené archivní entity. Pokud entita není ve stavu *schválená*, je na toto 
uživatel upozorněn. Entitu nelze schválit, pokud neprošla validací v modulu *Archivní entity*
a obsahuje :ref:`nesrovnalosti <ug_ap_part>`.

Možné stavy entit:
 - *nová*
 - *ke schválení*
 - *k doplnění*
 - *schválená*

Viz metodická část :ref:`Archivní entity <meths_entity>`.


V *Administraci* jsou k dispozici samostatná :ref:`oprávnění <ug_admin_perms>` umožňující
v dané oblasti zakládat nové entity, tyto schvalovat a dále měnit jejich stav.


.. _ug_ap_state_change:

Změna stavu
==============

Změna stavu entity se provede v dialogu vyvolaného volbou *Změnit vlastnosti entity*
z menu v :ref:`horním panelu <ug_ap_screen_menu>`.

.. image:: resources/ap_state.png
      :align: center

Při změně stavu je možné entitu :ref:`přidělit konkrétnímu uživateli <ug_ap_state_assign>`,
zadat doplňující komentář nebo přesunout mezi :ref:`oblastmi <ug_ap_scopes>`.

U entit, které nejsou propojeny se systémem CAM,
je možné v odůvodněných případech (náprava chyb) měnit také
:ref:`třídu a podtřídu entity <ug_ap_access_point_class>`.
Zařazení do :ref:`oblasti <ug_ap_scopes>` není dovoleno měnit
u entit ve :ref:`stavu <ug_ap_state>` *ke schválení*.

.. note::
  Stav entity je možné měnit také prostřednictvím její :ref:`revize <ug_ap_revisions_editor>`, a to v okamžiku jejího :ref:`potvrzení <ug_ap_revisions_editor-merge>`.


.. _ug_ap_state_approve:

Schvalování entit
-------------------

Při změně entity do :ref:`stavu <ug_ap_state>` *schválená* je vyžadováno **splnění standardních podmínek**
dle :ref:`Základních pravidel <ZP2015>` (validace entity, pravidlo „dvou párů očí“) a :ref:`administrace <ug_admin_perms>` Elza (oprávnění):

 1. entita musí být ve :ref:`stavu <ug_ap_state>` *ke schválení*
 2. entita nesmí obsahovat :ref:`nesrovnalosti <ug_ap_part>` (chyby výsledku validace)
 3. uživatel, který změnil entitu do :ref:`stavu <ug_ap_state>` *ke schválení*, nemůže být zároveň schvalovatelem dané entity
 4. uživatel měnící entitu do :ref:`stavu <ug_ap_state>` *schválená* musí disponovat :ref:`oprávněním <ug_admin_perms_ents>` *Schvalování archivních entit*

Viz :ref:`Proces schvalování archivních entit <meths_schvalovani-entit>`.


.. _ug_ap_state_assign:

Přidělení entity k vyřízení
---------------------------

Během procesu :ref:`schvalování archivních entit <meths_schvalovani-entit>`
je možné přidělit záznam **konkrétnímu uživateli**,
a to jak při :ref:`změně vlastností entity <ug_ap_state_change>`, tak při :ref:`změně vlastností revize <ug_ap_revisions_editor-state>`.

Přidělení entity není možné u záznamů ve :ref:`stavu <ug_ap_state>` *schválená*,
které nemají vytvořenou :ref:`revizi <ug_ap_revisions_editor>`.

Uživatele lze zvolit výběrem z příslušného pole nebo výchozí nabídky,
kde jsou k dispozici všichni uživatelé,
kteří zasáhli do :ref:`změny stavu <ug_ap_state_history>` dané entity.

Nabídku lze doplnit o další uživatele, kteří jsou součástí zvláštní skupiny
v modulu :ref:`Administrace <ug_admin_groups>`.

Přidělením entity je danému uživateli založen **úkol**,
který se zobrazuje v přehledu na :ref:`hlavní stránce <ug_home_tasks>`.
Při schválení entity nebo :ref:`potvrzení revize <ug_ap_revisions_editor-merge>`
se úkol ruší.

.. note::
  Přidělení entity je vhodné využít zejména při **vracení záznamů k doplnění** konkrétnímu zpracovateli,
  který má v případě existence více zpracovatelů omezené možnosti vyhledání svého záznamu a odlišení od ostatních.
  Záznamy předávané ke schválení je možné účinně :ref:`vyhledávat <ug_ap_screen_left-advanced_filter>` a rozlišovat dle autora poslední změny.
  

Omezení akcí dle stavů entit
==============================
Entitu nelze změnit do stavu *ke schválení*,
pokud výsledek validace archivní entity obsahuje :ref:`nesrovnalosti <ug_ap_part>`.

Ve stavu *ke schválení* není možné měnit :ref:`popis entity <ug_ap_edit>`,
včetně přiřazení k :ref:`oblasti <ug_ap_scopes>` nebo :ref:`podtřídě <ug_ap_access_point_class>`.
Entitu ve zmíněném stavu není možné při odstraňování duplicit
:ref:`sloučit <ug_ap_duplications>` s entitou určenou k nahrazení (odstranění).

Ve stavu *schválená* je možné měnit :ref:`popis entity <ug_ap_edit>`,
včetně její :ref:`podtřídy <ug_ap_access_point_class>`,
pouze v :ref:`režimu revize <ug_ap_revisions_editor>` dané entity.

:ref:`Revizi archivní entity <ug_ap_revisions>` je možné vytvořit pouze u entit ve stavu
*nová*, *k doplnění* nebo *schválená*.
Záznam archivní entity s vytvořenou revizí lze :ref:`upravit <ug_ap_edit>` výhradně
v :ref:`režimu revize <ug_ap_revisions_editor>`.

U entity ve stavu *schválená* je možné libovolně měnit její přiřazení
k :ref:`oblasti <ug_ap_scopes>` entit bez nutnosti :ref:`vytvoření revize <ug_ap_revisions_editor-create>`
a následného opětovného schválení entity.

Záznamy entit ve stavu *ke schválení* a záznamy entit s :ref:`vytvořenou revizí <ug_ap_revisions_editor-create>`
nelze aktualizovat z externího systému (:ref:`Aktualizace údajů z externího systému <ug_ap_connected>`),
a to ani v rámci automatické aktualizace.

Do :ref:`externího systému <ug_admin_external-systems>` je možné zapsat záznamy entit (:ref:`Zápis entity do externího systému <ug_ap_synchronization>`),
popřípadě jejich změny (:ref:`Zápis změn do externího systému <ug_ap_connected>`)
pouze v případě entit ve stavu *nová*, *k doplnění* a *schválená*.

Entity ve stavu *ke schválení* (:ref:`Zápis entity do externího systému <ug_ap_synchronization>`)
nebo nepotvrzené změny záznamů entit, uskutečněné
v :ref:`režimu revize <ug_ap_revisions_editor>` (:ref:`Zápis změn do externího systému <ug_ap_connected>`)
není možné odeslat do externího systému.

V :ref:`administraci <ug_admin_external-systems-edit>` lze volitelně nastavit,
aby byly do externího systému odesílány pouze entity ve stavu *schválená*.


.. _ug_ap_state_history:

Historie stavů
================

Z nabídky v :ref:`horním panelu <ug_ap_screen_menu>` je možné zobrazit dialog s informacemi
o změně stavů entit v čase, včetně případných komentářů a příslušnosti k :ref:`podtřídě <ug_ap_access_point_class>`
a :ref:`oblasti archivních entit <ug_ap_scopes>`.

.. image:: resources/historie_stavu.png
      :align: center