--------------------------- Založení archivního souboru --------------------------- Prvním krokem je založení či načtení archivního souboru (AS). V aplikaci ELZA se u jednotlivých archivních souborů uvádějí shodné informace, existující primárně v **evidenci Národního archivního dědictví** (NAD) v `IS PEvA `_: - Název archivního souboru - Instituce - Číslo archivního souboru - Datace - Značka archivního souboru Kromě výše uvedených se při :ref:`správě archivních souborů ` používají také další atributy: - Pravidla tvorby - Interní kód archivního souboru - Oblast entit - Správci .. note:: Záznamy archivních souborů včetně základních informací a nastavení některých :ref:`oprávnění ` je možné načítat automatizovaně z `IS PEvA `_ pomocí aplikace **PEvA Connector**. Název archivního souboru ------------------------ **Povinný údaj** Pro tvorbu názvů archivních souborů platí zvláštní metodická pravidla (`Metodický pokyn k vedení evidence NAD `_). Název archivního souboru se používá i pro příslušnou archivní pomůcku. Instituce --------- **Povinný údaj** Instituce, která daný archivní soubor spravuje. Číslo archivního souboru ------------------------ Číslo evidenčního listu NAD, které jedinečným a neměnným způsobem identifikuje příslušný archivní soubor v dané instituci. Datace ------ Časový rozsah archivního souboru tvoří :ref:`vlastní časový rozsah ` (dolní a horní časová hranice archiválií) archivního souboru, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior. Značka archivního souboru ------------------------- Značka archivního souboru je obvykle tvořena **zkratkou** sestavenou z počátečních písmen názvu archivního souboru, místem v nominativu nebo iniciálami u osobních fondů apod. Lze užívat i starší značky vytvořené jiným způsobem, pokud jsou vžité v odborné literatuře nebo praxi dané instituce. Pravidla tvorby --------------- Pro zpracování archiválií dle `Základních pravidel `_ je třeba zvolit položku *Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1.* Interní kód archivního souboru ------------------------------ Jedná se o :ref:`interní označení archivního souboru ` v rámci archivu. Toto číslo může, ale nemusí odpovídat identifikačním údajům dle NAD uváděným v `IS PEvA `_. Interní kód je možné vytisknout na titulní straně pomůcky. Oblast entit ------------ **Povinný údaj** Při popisu archiválií se používají **archivní autoritní záznamy**, které lze sdílet v celostátním systému `CAM `_. Množinu záznamů, které lze napojovat k archivnímu souboru jako :ref:`přístupové body `, je třeba vybrat pomocí :ref:`oblastí entit `. Správci ------- Při založení archivního souboru je možné určit správce – uživatele, jimž jsou přidělena všechna :ref:`oprávnění ` ke správě archivního souboru (Čtení, Pořádání, Tvorba výstupů, Export, Publikování, Spouštění hromadných akcí, Drobné úpravy, Verzování a editace, Správa lektorování).