2.5. Novinky v aplikaci Elza 3.4
Verze 3.4 přináší řadu novinek a vylepšení.
2.5.1. APIv2 pro komunikaci s IS CAM – dokončení implementace
Pro komunikaci s informačním systémem CAM je od verze Elza 3.3 k dispozici nové rozhraní APIv2, které rozšiřuje možnosti výměny informací o archivních autoritních záznamech.
Implementace byla dokončena ve verzi 3.4, kde je možné u archivní entity nově zobrazit chyby a varování ze Správy upozornění IS CAM, a dále historii revizí dané entity v externím systému, včetně uživatelů, kteří se podíleli na jejím zpracování, schválení a odeslání, a odpovídajících časových údajů.
Viz Synchronizace archivních entit.
Správa upozornění IS CAM
Historie revizí IS CAM
2.5.2. Publikace archivního popisu
V modulu Archivní soubory přibyl nový ovládací prvek Publikace, který umožňuje řízené zpřístupňování archivního popisu prostřednictvím publikačních systémů.
Uživatel má v závislosti na přiděleném oprávnění možnost připravit export dat do příslušného systému, sledovat jeho stav včetně případných chyb a získat kontinuální přehled o publikaci archivního popisu v rámci daného archivního souboru.
Viz Publikace.
Publikace archivního popisu
2.5.3. Správa institucí
Modul Administrace byl doplněn o správu institucí, která umožňuje autonomní popis archivů a dalších pracovišť se zachováním vazby na odpovídající záznam archivní entity.
Viz Správa institucí.
Správa institucí
2.5.4. Správa importu
Modul Administrace byl doplněn o nový ovládací prvek, který umožňuje dávkový import dat do aplikace. Soubory s archivním popisem ve formátu EDX2 nebo CSV lze importovat do více archivních souborů najednou.
Viz Administrace: Import.
Správa importu
2.5.5. Vyhledávání dle institucí a archivních souborů
Při vyhledávání napříč všemi archivními soubory je možné nově využít filtry dle institucí a archivních souborů, které ocení zejména státní oblastní archivy.
Současně je u všech filtrů nově k dispozici možnost NEBO, která rozšiřuje množinu výsledků v rámci jednoho dotazu.
Viz Vyhledávání v archivních souborech.
Vyhledávání v archivních souborech
2.5.6. Hromadné akce nad více archivními soubory
Na úvodní obrazovce modulu Archivní soubory je nově možné spouštět hromadné akce nad více archivními soubory, dle případného nastavení filtrů.
Vhodným příkladem využití je nová akce Migrace na Název / Obsah, tematický popis, jejíž spuštění a optimální výsledek je předpokladem úspěšné implementace prvku Název jednotky popisu.
Viz Archivní soubory: úvodní obrazovka a Metodické návody: funkce.
Hromadné akce nad více archivními soubory
2.5.7. Základní pravidla
Prvek Název jednotky popisu - dokončení implementace
Dokončení zavedení dle harmonogramu a jednání komunity ELZA.
V aplikaci ELZA je nově k dispozici prvek Název jednotky popisu jako povinný na úrovni série a doporučený na nižších úrovních popisu.
Současně dochází k přejmenování dosavadního prvku Obsah, regest, který je pod názvem Obsah, tematický popis nastaven jako možný na úrovni série a doporučený na nižších úrovních popisu.
V řadě ELZA 3.4 je dále k dispozici funkce Migrace na Název / Obsah, tematický popis, která slouží pro převod současných hodnot prvků Obsah, regest (nově Obsah, tematický popis), Obsah s omezením přístupnosti (nově Obsah, tematický popis s omezením přístupnosti) a Tematický popis jednotky popisu do prvků Název jednotky popisu, Název s omezením přístupnosti a Obsah, tematický popis. Nevyhovující hodnoty zůstávají v prvcích Obsah, tematický popis, popřípadě Obsah, tematický popis s omezením přístupnosti či Tematický popis jednotky popisu. Akci je možné spouštět opakovaně, a to i nad více archivními soubory.
Základní popis
V aplikaci ELZA je nově k dispozici nová specifikace prvku Způsob pořádání: základní popis, včetně úpravy souvisejících pravidel popisu.
Základní popis slouží pro popis nezpracovaných archiválií, respektive výchozí kontrolu popisu, který byl pořízen či importován v okamžiku výběru archiválií, převzat v rámci inherentního popisu (popisu vzniklého z činnosti původce) apod.
V rámci základního popisu je možné mimo jiné používat množstevní evidenční jednotky pro nezpracované archiválie (balíky, pořadače) nebo prvek Role entit (TEXT).
Viz Základní popis.