# 3.3.7. Stav archivní entity

Každá archivní entita uložená v aplikaci Elza má svůj stav, který určuje její pozici v procesu schvalování archivních entit. Podle stavu entity je možné vyhledávat a filtrovat v levém panelu. Při kontrole archivního popisu v modulu Archivní soubory je ověřován stav napojené archivní entity. Pokud entita není ve stavu schválená, je na toto uživatel upozorněn. Entitu nelze schválit, pokud neprošla validací v modulu Archivní entity a obsahuje nesrovnalosti.

Možné stavy entit:

  - nová

  - ke schválení

  - k doplnění

  - schválená

Viz metodická část Archivní entity.

V Administraci jsou k dispozici samostatná oprávnění umožňující v dané oblasti zakládat nové entity, tyto schvalovat a dále měnit jejich stav.

## Změna stavu

Změna stavu entity se provede v dialogu vyvolaného volbou Změnit vlastnosti entity z menu v horním panelu.

Při změně stavu je možné zadat doplňující komentář nebo entitu přesunout mezi oblastmi. U entit, které nejsou propojeny se systémem CAM, je možné v odůvodněných případech (náprava chyb) měnit také třídu a podtřídu entity. Zařazení do oblasti není dovoleno měnit u entit ve stavu ke schválení.

Poznámka

Stav entity je možné měnit také prostřednictvím její revize, a to v okamžiku jejího potvrzení.

### Schvalování entit

Při změně entity do stavu schválená je vyžadováno splnění standardních podmínek dle Základních pravidel (validace entity, pravidlo „dvou párů očí“) a administrace Elza (oprávnění):

> 1. entita musí být ve stavu ke schválení

> 2. entita nesmí obsahovat nesrovnalosti (chyby výsledku validace)

> 3. uživatel, který změnil entitu do stavu ke schválení, nemůže být zároveň schvalovatelem dané entity

> 4. uživatel měnící entitu do stavu schválená musí disponovat oprávněním Schvalování archivních entit

Viz Proces schvalování archivních entit.

## Omezení akcí dle stavů entit

Entitu nelze změnit do stavu ke schválení, pokud výsledek validace archivní entity obsahuje nesrovnalosti.

Ve stavu ke schválení není možné měnit popis entity, včetně přiřazení k oblasti nebo podtřídě. Entitu ve zmíněném stavu není možné při odstraňování duplicit sloučit s entitou určenou k nahrazení (odstranění).

Ve stavu schválená je možné měnit popis entity, včetně její podtřídy, pouze v režimu revize dané entity.

Revizi archivní entity je možné vytvořit pouze u entit ve stavu nová, k doplnění nebo schválená. Záznam archivní entity s vytvořenou revizí lze upravit výhradně v režimu revize.

U entity ve stavu schválená je možné libovolně měnit její přiřazení k oblasti entit bez nutnosti vytvoření revize a následného opětovného schválení entity.

Záznamy entit ve stavu ke schválení a záznamy entit s vytvořenou revizí nelze aktualizovat z externího systému (Aktualizace údajů z externího systému), a to ani v rámci automatické aktualizace.

Do externího systému je možné zapsat záznamy entit (Zápis entity do externího systému), popřípadě jejich změny (Zápis změn do externího systému) pouze v případě entit ve stavu nová, k doplnění a schválená.

Entity ve stavu ke schválení (Zápis entity do externího systému) nebo nepotvrzené změny záznamů entit, uskutečněné v režimu revize (Zápis změn do externího systému) není možné odeslat do externího systému.

V administraci lze volitelně nastavit, aby byly do externího systému odesílány pouze entity ve stavu schválená.

## Historie stavů

Z nabídky v horním panelu je možné zobrazit dialog s informacemi o změně stavů entit v čase, včetně případných komentářů a příslušnosti k podtřídě a oblasti archivních entit.