# 3.3.6. Odstraňování duplicit

V rámci jedné oblasti může pro danou entitu existovat pouze jeden záznam.

Základními předpoklady pro zabránění vzniku duplicit jsou jednak co nejpřesnější popis a jednoznačná identifikace entit pomocí dostupných prvků popisu, a dále včasná synchronizace entit se sdílenými externími systémy, pokud je to v daném případě možné.

Pro odstranění duplicitních záznamů entit pomocí funkcionality Odstranit duplicitu z nabídky v horním panelu jsou na výběr tyto možnosti:

## Nahrazení

Dojde k odstranění záznamu označené entity, která je nahrazena záznamem vybrané entity jak v modulu Archivní entity, tak ve všech výskytech přístupového bodu v modulu Archivní soubory.

## Sloučení

Dojde k odstranění záznamu označené entity, jejíž (potvrzené) hodnoty prvků popisu jsou zkopírovány (doplněny) do záznamu vybrané entity, který odstraněný záznam nahrazuje jak v modulu Archivní entity, tak ve všech výskytech přístupového bodu v modulu Archivní soubory.

Po potvrzení akce nelze nahrazenou entitu vyhledat v levém panelu a není možné ji napojovat jako přístupový bod v modulu Archivní soubory.

Obsah záznamu nahrazené entity a prvků popisu je zachován, včetně jedinečného ID a UUID, které umožňuje obnovení záznamu entity a brání jejímu opětovnému převzetí z CAM.

V záhlaví nahrazené entity je uvedeno označení nahrazující entity, včetně odkazu s možností zobrazení záznamu v jiném okně prohlížeče.

Obdobně také v záhlaví nahrazující entity lze zobrazit přehled všech nahrazených entit, včetně odkazu s možností zobrazení záznamu v jiném okně prohlížeče.

## Deduplikace a související entity

Odstranění archivních entit prostřednictvím funkcionality Odstranit duplicitu má důsledky nejen pro samotné zneplatněné entity, ale i pro jejich výskyt v záznamech jiných entit.

Při nahrazení odstraněných entit v modulu Archivní entity dochází v závislosti na stavu návazných entit k automatické změně jejich záznamů, které se odkazují na deduplikované entity napojené pomocí vztahů (související entity).

U návazných entit ve stavu nová a k doplnění jsou deduplikované (odstraněné) související entity automaticky nahrazeny.

U návazných entit ve stavu schválená jsou v okamžiku deduplikace (odstranění) souvisejících entit automaticky vytvořeny revize, odstraněné související entity zůstávají součástí záznamů entit, ale zároveň jsou nahrazeny v režimu revize nahrazujícími entitami. K jejich uložení do záznamu entity dojde až po potvrzení revize.

Pokud je deduplikovaná související entita součástí záznamu entity ve stavu ke schválení, její odstranění neproběhne a entita není nahrazena ani v záznamu návazné entity (srov. Zneplatnění entit).

Pro vyhledání entit určených k deduplikaci a jejich výskytu v záznamech jiných entit (zejména v blokujícím stavu entity ke schválení) je možné využít nástroje Rozšířeného filtru.

## Deduplikace souvisejících entit a externí systémy

Automatická změna záznamů návazných entit při deduplikaci souvisejících entit je ovlivněna také napojením dotčených entit na externí systémy (např. CAM).

V zájmu zachování aktivní synchronizace zůstávají deduplikované související entity po odstranění nadále součástí záznamů návazných entit, pokud nahrazující entita není propojena se stejným externím systémem jako návazná entita.

Při případném budoucím sloučení návazné entity, v jejímž záznamu zůstala deduplikovaná související entita, jsou do záznamu nahrazující entity vždy přeneseny namísto deduplikovaných souvisejících entit jejich nahrazující entity.

Příklad:

Záznam entity A z externího systému X obsahuje související entitu B z externího systému X, která je při deduplikaci nahrazena entitou C, jež není propojena s externím systémem X. V záznamu entity A proto nadále zůstane deduplikovaná související entita B. Při případném budoucím sloučení entity A s nahrazující entitou D bude entita B v záznamu entity D automaticky nahrazena entitou C.

## Omezení odstraňování duplicit

Při odstraňování duplicit nelze entitu určenou k nahrazení sloučit s nahrazující entitou, která je ve stavu ke schválení nebo ve stavu revize revize ke schválení. U těchto záznamů není možné měnit popis entity, včetně její podtřídy.

Pokud je při sloučení entit nahrazující entita ve stavu schválená, je v okamžiku deduplikace automaticky vytvořena její revize a hodnoty nahrazující i nahrazené entity jsou navrženy ke změně či potvrzení v režimu úprav. Pokud před sloučením entit již byla u nahrazující entity vytvořena revize, je porovnání navržených změn popisu nahrazující entity doplněno o hodnoty nahrazené entity. K uložení hodnot do záznamu entity dojde až po potvrzení revize.

Funkcionalitu Odstranit duplicitu nelze použít pro vzájemné nahrazení nebo sloučení entit, které jsou napojené na stejný externí systém (např. CAM). Zneplatnění duplicitních záznamů entit je v tomto případě nutné provést přímo v daném externím systému.

Změny provedené v externím systému se následně aktualizují do Elza v závislosti na stavu synchronizace a přítomnosti nahrazující entity v Elza.

Záznamy entit, které jsou napojené na různé externí systémy, lze vzájemně nahrazovat a slučovat přímo v Elza.