# 3.4.4. Přehledy

Aplikace nabízí přehled o množství a kvalitě dat, jejich aktuálním stavu a vývoji v čase, včetně činnosti jednotlivých uživatelů.

Přehledy jsou uspořádány do kategorií:

> - Zpracování archiválií

> - Archivní entity

> - Výstupy

Před vytvořením přehledu je možné upravit jeho parametry:

> - Datum

> - Datum od

> - Datum do

> - Instituce

Poznámka

- Datum zobrazí stav maximálně do času 23:59:59,999 zvoleného dne.

- Datum od začíná v čase 00:00:00,000 zvoleného dne.

- Datum do končí v čase 23:59:59,999 zvoleného dne.

V záhlaví obrazovky je uveden přesný čas vygenerování přehledu. U výstupů náročnějších na výpočet se jedná o čas zpracování podkladových dat, která byla použita pro vytvoření příslušné sestavy, aby nebyl zatěžován výkon aplikace.

Varování

Při vytváření přehledů se zahrnutím právě probíhajícího dne je třeba počítat s časovým odstupem mezi zpracováním podkladových dat a zobrazením přehledu, jehož výsledek proto nemusí zcela odpovídat aktuálnímu stavu dat v databázi.

Zobrazené přehledy uspořádané do sloupců dle jednotlivých ukazatelů je možné stáhnout do CSV a použít pro vytváření grafů a další způsoby interpretace.

## Ukazatele

### Definice pojmů

Jednotka popisu

  - záznam o archiválii nebo souboru archiválií, který vyjadřuje konkrétní úroveň popisu v rámci hierarchie archivního souboru

Prvek popisu

  - základní jednotka informace, která je použita k popisu archiválií v rámci jednotky popisu

  - např. prvek Obsah, regest s hodnotou: Pozemková kniha města X

Archivní entita

  - archivní autoritní záznam

  - např. pozemkové knihy

Přístupový bod

  - archivní autoritní záznam, který je napojen alespoň jednou vazbou k jednotce popisu

  - např. pozemkové knihy napojené na jednotku popisu X v archivním souboru Y

Vazba přístupového bodu

  - konkrétní případ napojení přístupového bodu k jednotce popisu prostřednictvím příslušné role

  - např. propojení (odkaz, vztah) mezi přístupovým bodem pozemkové knihy a jednotkou popisu X v archivním souboru Y pomocí prvku Role entit a specifikace obecný pojem související s jednotkou popisu

### Význam a použité kódy

V souborech CSV jsou jednotlivé sloupce s ukazateli označeny kódy dle tabulky:

Kód | Ukazatel
`INST_NAME` | Instituce
`INST_CODE` | Číslo instituce
`FONDS_CNT` | Počet archivních souborů
`LEVELS_CNT` | Počet jednotek popisu
`ITEMS_CNT` | Počet prvků popisu
`AE_CNT` | Počet archivních entit
`AP_CNT` | Počet přístupových bodů
`APUSG_CNT` | Počet vazeb přístupových bodů
`DATE_YEAR` | Rok
`DATE_MONTH` | Měsíc
`USERNAME` | Uživatel
`LEVEL_NEW` | Nové jednotky popisu
`LEVEL_DELETE` | Smazané jednotky popisu
`ITEM_NEW` | Nové prvky popisu
`ITEM_UPDATE` | Změněné prvky popisu
`ITEM_DELETE` | Smazané prvky popisu
`AP_NEW` | Nové arch. entity
`AP_UPDATE` | Změněné arch. entity
`AP_DELETE` | Smazané arch. entity
`AP_REPLACE` | Nahrazené arch. entity
`APUSG_NEW` | Nové vazby přístupových bodů
`APUSG_DELETE` | Odstraněné vazby přístupových bodů
`EXTERNAL_SYSTEM_NAME` | Název externího systému
`FONDS_NUMBER` | Číslo archivního souboru
`FONDS_NAME` | Název archivního souboru
`FA_NUMBER` | Číslo archivní pomůcky
`OUTPUT_NAME` | Název výstupu
`FA_TYPE` | Druh archivní pomůcky
`FA_DATE` | Datum archivní pomůcky
`FA_UNIT_COUNT` | Součet jednotek popisu
`OUTPUT_TYPE` | Typ výstupu
`TEMPL_NAME` | Šablona
`OUTPUT_DATE` | Čas generování výstupu

Poznámka

- novým, změněným nebo smazaným prvkem popisu je u opakovatelných prvků chápána každá dílčí hodnota, včetně případné specifikace prvku

- změnou prvku popisu je jakákoli úprava jeho hodnoty v modulu Archivní soubory

- změnou archivní entity se rozumí změna stavu entity, nikoli změna částí jejího popisu

- nahrazení entity znamená odstranění (deduplikaci) jejího záznamu pomocí akce Odstranit duplicitu, a to jak metodou nahrazení, tak sloučení

## Zpracování archiválií

### Aktuální souhrnné informace

Sestava poskytuje přehled o aktuálním stavu archivního popisu dle těchto ukazatelů:

> - Počet archivních souborů

> - Počet jednotek popisu

> - Počet prvků popisu

> - Počet archivních entit

> - Počet přístupových bodů

> - Počet vazeb přístupových bodů

Poznámka

Sestava je zpracovávána z aktuální verze podkladových dat a její výsledek nelze ovlivnit pomocí vstupních parametrů.

### Činnost uživatelů

Sestava poskytuje přehled o činnosti jednotlivých uživatelů za zvolené období dle těchto ukazatelů:

> - Rok

> - Měsíc

> - Uživatel

> - Nové jednotky popisu

> - Smazané jednotky popisu

> - Nové prvky popisu

> - Změněné prvky popisu

> - Smazané prvky popisu

> - Nové arch. entity

> - Změněné arch. entity

> - Smazané arch. entity

> - Nahrazené arch. entity

> - Nové vazby přístupových bodů

> - Odstraněné vazby přístupových bodů

Poznámka

Do sestavy jsou pro každý měsíc opakovaně zahrnuti všichni uživatelé, u nichž je za vybrané období zaznamenán alespoň jeden případ aktivity dle sledovaných ukazatelů.

### Archivní popis v institucích

Sestava poskytuje přehled o stavu archivního popisu v rámci jednotlivých institucí k vybranému datu, a to prostřednictvím těchto ukazatelů:

> - Číslo instituce

> - Instituce

> - Počet archivních souborů

> - Počet jednotek popisu

> - Počet prvků popisu

> - Počet vazeb přístupových bodů

Poznámka

Součástí sestavy, která slouží zejména pro státní oblastní archivy, není přehled o archivních entitách a přístupových bodech, protože jsou společně sdíleny všemi institucemi v rámci jedné instance.

## Archivní entity

### Zápis do externích systémů

Sestava poskytuje přehled o počtu archivních entit a počtu přístupových bodů, které byly k vybranému datu zapsány v externím systému.

Poznámka

Sestava nerozlišuje, ve kterém systému byly daná archivní entita nebo přístupový bod vytvořeny a zda okamžik napojení k jednotce popisu předcházel okamžiku zapsání v externím systému. Výsledek proto neslouží pro interpretaci míry využití archivních entit, které byly do příslušné instance staženy z externího systému, nebo naopak míry obohacení externího systému ze strany instance ELZA.

## Výstupy

### Instituce a archivní soubory

Sestava poskytuje kompletní přehled o všech výstupech, které byly vygenerovány za zvolené období, a to prostřednictvím těchto ukazatelů:

> - Instituce

> - Číslo instituce

> - Číslo archivního souboru

> - Název archivního souboru

> - Číslo archivní pomůcky

> - Název výstupu

> - Druh archivní pomůcky

> - Datum archivní pomůcky

> - Součet jednotek popisu

> - Typ výstupu

> - Šablona

> - Čas generování výstupu

Poznámka

- Odlišení definitivních archivních pomůcek, které byly schváleny, od dočasných, testovacích, duplicitních nebo jiných výstupů je možné například pomocí prvku Číslo archivní pomůcky či doplněním atributu Název výstupu o vhodný řetezec využitelný při následném filtrování (např. test).

- Sestava odráží okamžitý stav v aplikaci a není zpracována z podkladových dat.