.. _zp_uvod:

ÚVOD
=======

Okruh působnosti
--------------------

Základní pravidla pro zpracování archiválií (dále jen „ZP“) obsahují
návod pro praktickou práci s archiváliemi a stanovují pravidla pro
evidenci a popis archiválií včetně tvorby, správy, uchovávání, sdílení
archivních autoritních záznamů a vytváření přístupových bodů.

Důvod vydání
----------------

Toto vydání ZP vychází ze zkušeností s implementací prvního a druhého
vydání ZP (2013 a 2015) do archivní praxe, která mimo jiné poukázala na
význam sdílených a kooperativně vytvářených archivních autoritních
záznamů v rámci sítě českých archivů a vybraných kulturně vědeckých
institucí, které mají ve své péči archiválie. Cílem tohoto popisu je
zrychlení, zjednodušení a zpřesnění jmenovaných procesů v oblasti popisu
entit. ZP původně počítala s nasazením projektu Interoperabilita
v paměťových institucích (dále jen „INTERPI“), potřeby archivní komunity
si však vyžádaly specifické řešení. Dále ZP reflektují proces vydávání
metodických pokynů pro zpracování jednotlivých typů archivních souborů.

Vazba na jiné standardy, metodiky a informační systémy
----------------------------------------------------------

ZP nadále vychází ze Všeobecného mezinárodního standardu pro archivní
popis ISAD(G), Mezinárodního standardu pro archivní autoritní záznamy
korporací, osob a rodů ISAAR(CPF) a Me­zinárodního standardu pro popis
archivů a kulturně vědeckých institucí, které uchovávají archiválie
ISDIAH, a tyto normy dále rozvádí. Struktura záznamu původce je českou
modifikací mezinárodního standardu ISAAR(CPF), což je standard pro
tvorbu záznamů korporací, osob a rodů v oboru archivnictví, vydaný
Mezinárodní archivní radou.

ZP dále vychází ze zásad společných všem nebo většině metodických pokynů
ke zpracování jednotlivých typů archivních souborů, které ve větší míře
začaly vznikat po roce 2013, a zohledňují výsledky projektu INTERPI.

Podle těchto ZP jsou vytvářeny sdílené archivní autoritní záznamy, které
jsou ukládány v „Centrálním archivním modulu“ určeném pro tvorbu
a správu archivních autoritních záznamů (dále jen „IS CAM“).

Tyto záznamy vznikají v referenčním klientovi IS CAM, v systému Program
pro Evidenci Národního archivního dědictví (dále jen „IS PEvA“)
a v externích aplikacích archivů a vybraných kulturně vědeckých
institucí, které mají ve své péči archiválie. Externími aplikacemi jsou
míněny zejména ty, které slouží ke zpracování nebo prezentaci
archiválií. Předávání záznamů a komunikace mezi všemi těmito systémy
probíhá za podmínek stanovených jinými předpisy.

Při importu záznamů entit z informačního systému, který při jejich
tvorbě používá jiná pravidla než ZP (například knihovnické autority),
musí dojít k transformaci těchto záznamů podle ZP.

IS CAM je zdrojem archivních autoritních záznamů, resp. popisu entit pro
lokální informační systémy archivů a pro mezioborové systémy (například
INTERPI), neeviduje však informace o použití jím spravovaných archivních
autoritních záznamů v jiných informačních systémech. Jednotná
identifikace nicméně umožňuje použít archivní autoritní záznam jako
přístupový bod, který odkazuje na jiné informační zdroje vytvářené
v popsaných procesech, primárně tedy na evidenci NAD, archivní popis
(včetně archivních pomůcek), případně na další zdroje (např.
u digitálního archivu na digitální archiválie).

Správu a provoz IS CAM upravuje **příloha č. 7** a jiné předpisy.

Podstatnější změny těchto pravidel oproti vydání ZP 3.0 jsou vyznačeny
červeným písmem, nepodstatné změny, jako jsou opravy překlepů nebo nově
doplněné či upravené příklady a komentáře, vyznačeny nejsou.

Struktura metodiky
----------------------

Struktura ZP byla vytvářena takovým způsobem, aby alespoň v základních
rysech kopírovala jednotlivé etapy archivářovy práce. Text byl současně
koncipován tak, aby vlastní teoretické jádro bylo co nejstručnější
a umožňovalo co nejrychlejší orientaci. Teoretické jádro je doplněno
rozsáhlým souborem příloh, ve kterých si čtenář může vyhledat konkrétní
příklady použití pravidel. ZP nově předpokládají zpracování archiválií
ve specializovaných databázových aplikacích. Samozřejmostí je jak
tištěný výstup pomůcky, tak výstup v datovém formátu XML. Předpokládá se
využití mezinárodního výměnného formátu EAD3, celostátních soupisů
matrik, vedut a pečetí a projektu národního digitálního archivu.

Archivář, který pracuje s těmito pravidly, by se měl nejprve seznámit
s druhou kapitolou pravidel, která je věnována kontextu zpracování
a evidenci archiválií. Teoreticky jsou v ní řešeny otázky vymezení
archiválie, jejích vlastností ve vztahu ke sbírkovým předmětům
a knihovním dokumentům. Stručně je zde popsán vznik archiválií
a archivních souborů, určování původců, kodifikovány jsou nástroje pro
jejich evidenci a způsob strukturování archivních souborů, především
evidenční jednotky a jednotlivé druhy archivních pomůcek.

Třetí kapitola definuje úrovně popisu vycházející z mezinárodního
standardu popisu ISAD(G) a stanovuje některé jeho obecné principy.
V kapitole je zároveň určena závazná hloubka popisu pro jednotlivé druhy
archivních pomůcek.

Ve čtvrté a páté kapitole je stanoven popis a závaznost prvků, které
jsou vztaženy k jednotlivým druhům archivních pomůcek a archiválií.
Čtvrtá kapitola obsahuje výčet základních povinných i nepovinných prvků
popisu používaných pro všechny úrovně popisu a pro všechny druhy
archiválií a evidenčních jednotek. Pátá kapitola je tvořena výčtem
povinných i nepovinných prvků popisu specifických pro některé druhy
archiválií, evidenčních jednotek a archivních pomůcek (především pro
katalog) a pro popis vztahu korporací, fyzických osob, geografických
objektů a dalších entit k jednotkám popisu. U rolí entit došlo oproti
předchozímu vydání ZP k dílčím úpravám (sjednocení názvů typů entit
a typů rolí do singuláru) a k přidání několika rolí. Název typu role
„ostatní entity zachycené jednotkou popisu“ byl nahrazen termínem
„související entita“.

Šestá kapitola je věnována archivním autoritním záznamům. Definuje
entity, jejich role a způsoby využití, dále obecné zásady pro popis
entit a pravidla kooperativní tvorby archivních autoritních záznamů.
U původců předpokládá oddělení popisu původce od popisu archiválií při
zachování popisu původce v archivní pomůcce. Vazba mezi původcem
a archiválií se vyjadřuje vztahem mezi záznamem o původci a záznamem
o jednotce popisu, kterou tvoří zpravidla archivní soubor nebo série.
Popis vychází z mezinárodního standardu ISAAR(CPF).

Sedmá až třináctá kapitola specifikuje pravidla pro jednotlivé třídy
entit (osoba/bytost, rod/rodina, korporace, událost, dílo/výtvor,
geografický objekt, obecný pojem) a jejich podtřídy.

Čtrnáctá kapitola je věnována popisu archivů a kulturně vědeckých
institucí, které uchovávají archiválie. Registr těchto institucí je
zároveň možno využít jako základní vrstvu pro napojení archivních
pomůcek v digitální podobě k těmto institucím. Lze jej využít i jako
zdroj informací pro veřejnou správu a pro jednotlivé archiváře. Popis
institucí, které v souladu s legislativními předpisy uchovávají
archiválie a pečují o ně, je specifikován standardem ISDIAH.

Základní text pravidel doplňují přílohy obsahující především konkrétní
příklady aplikace ZP. Vzhledem k rozsahu některých dokumentů a různé
míře očekávaného využívání byl u části příloh zvolen způsob zveřejnění
formou souboru stažitelného na stránkách ministerstva vnitra. Přímo
v tomto textu jsou prezentovány například ukázky jednotek a úrovní
popisu pro jednotlivé druhy archiválií a evidenčních jednotek a příklady
popisu původců a archivních autoritních záznamů. Uveden je i výběr
doporučených zdrojů informací.

Schéma XML pro ukládání a zasílání archivních pomůcek podle těchto
pravidel je řešeno samostatným metodickým návodem. Dále **viz přílohu č.
6**.

Z důvodu zapisování obsahu prvků popisu do informačních systémů se
v některých případech využívá zápis odlišný od pravidel českého
pravopisu nebo od typografických pravidel (například pomlčky
a spojovníky, čárky, mezery v číslech a datacích apod.).
