.. _zp_archzprac:


ARCHIVNÍ ZPRACOVÁNÍ
======================

Tato kapitola je věnována kontextu zpracování a evidenci archiválií.
První část teoreticky řeší vymezení archiválie, popisuje její vlastnosti
ve vztahu ke sbírkovým předmětům a knihovním dokumentům. Stručně je zde
popsán vznik archiválií a archivních souborů, kodifikovány jsou zde
nástroje pro jejich evidenci a způsob strukturování archivních souborů.

Obecné vymezení archiválie
------------------------------

Archiválie může být vymezena z těchto hledisek:

a) **z hlediska společenské funkce:** patří do skupiny hodnot, které
   jsou díky svému dokumentárnímu a historickému významu běžně vnímány jako
   součást národního kulturního dědictví (ekvivalent: francouzský termín
   patrimoine, německý: das Kulturerbe, anglický: national heritage), v
   některých zemích bývá upraveno obecným zákonem (celková ochrana a
   evidence památek, též přírodních),

b) **jako informační pramen:** využitelný pro právní a správní účely s
   akcentem na praktické využití,

c) **jako historický pramen:** jeden z nezastupitelných prvořadých typů
   historického pramene, který zejména v tradiční analogové podobě vykazuje
   specifické rysy související s jeho původem.


Dvě současná pojetí archiválie z hlediska oboru archivnictví
----------------------------------------------------------------

Existuje **tradiční** pojetí ve smyslu definice v současném českém
zákoně o archivnictví a spisové službě, kdy její vznik je spojován s
formálním aktem výběru a hlavně evidence. Teoreticky přitom vychází z
principu provenienčního (vazba na původce), který ovlivňuje chápání
archiválie ve všech archivních činnostech. Ve starším období dominantní
princip pertinenční se přitom dnes používá pouze okrajově. [1]_

Naproti tomu **komplexnější** pojetí vychází z obecnějšího chápání
archiválie jako součásti národního kulturního dědictví (viz výše). V
souladu s teorií tří věků využívanou ve francouzské a anglosaské oblasti
se stává dokument potenciálně archiválií (má trvalou hodnotu) již v
okamžiku svého vzniku. Její podstatou je rozlišení tří období života
archiválie:

a) fáze administrativní, kdy je dokument využíván ryze prakticky,

b) fáze meziarchivní (není podmíněno jednoznačně existencí instituce
   tzv. meziarchivů) – kdy míra praktického využití klesá ve prospěch
   paralelního využívání jakožto historického pramene,

c) fáze archivní, kdy již naprosto převážila historická hodnota na úkor
   administrativně-praktické.


Platnost provenienčního a omezeně pertinenčního principu není při tomto
komplexnějším pojetí nijak limitována.

Paměťové instituce
----------------------

Paměťové instituce zahrnují archivy, muzea a knihovny a další instituce,
jejichž posláním je uchovat historické a kulturní dědictví země. Z
pohledu archivní legislativy to jsou archivy a kulturně vědecké
instituce, kam se řadí knihovny, muzea, galerie, památníky, veřejné
výzkumné instituce a vysoké školy.

Základní cíle paměťových institucí jsou v zásadě shodné – uchování
kulturního dědictví, ovšem naplňování těchto cílů dosahují různými
prostředky a také se řídí různou legislativou. Dokumenty, které tyto
instituce uchovávají, mají často povahu archiválie v komplexnějším
pojetí.

Definici jednotlivých paměťových institucí uvádí příslušná legislativa:

a) archiv je zařízení podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a
   spisové službě a změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, 
   které slouží k ukládání archiválií a péči o ně,

b) muzeum je instituce, která získává a shromažďuje přírodniny a lidské
   výtvory pro vědecké a studijní účely,zkoumá prostředí, z něhož jsou 
   přírodniny a lidské výtvory získávány, z vybraných přírodnin a lidských 
   výtvorů vytváří sbírky, které trvale uchovává, eviduje a odborně 
   zpracovává, umožňuje způsobem zaručujícím
   rovný přístup všem bez rozdílu jejich využívání a zpřístupňování
   poskytováním vybraných veřejných služeb, přičemž účelem těchto činností
   není zpravidla dosažení zisku,

c) galerie je speciálním případem muzea specializovaného na sbírky
   výtvarného umění,

d) knihovna je zařízení, v němž jsou způsobem zaručujícím rovný přístup
   všem bez rozdílu poskytovány veřejné knihovnické a informační služby
   vymezené příslušným zákonem, především zpracování a zpřístupňování
   knihovních jednotek.


Principiálně se paměťové instituce odlišují v pojetí svých fondů
(sbírek) a předmětů péče:


.. table:: Paměťové instituce
   :widths: 33 33 33

   +---------------------------+----------------------+------------------+
   | **Archiv**                | **Muzeum (galerie)** | **Knihovna**     |
   +---------------------------+----------------------+------------------+
   | **Archivním fondem** je   | **Sbírkou muzejní    | **Knihovním      |
   | soubor archiválií, který  | povahy** je sbírka,  | fondem** je      |
   | vznikl výběrem z          | která je ve své      | organizovaný,    |
   | dokumentů vytvořených     | celistvosti významná | soustavně        |
   | činností určité fyzické   | pro prehistorii,     | doplňovaný,      |
   | nebo právnické osoby,     | historii, umění,     | zpracovávaný,    |
   | organizační složky státu  | literaturu,          | ochraňovaný a    |
   | nebo územního             | techniku, přírodní   | uchovávaný       |
   | samosprávného celku;      | nebo společenské     | soubor           |
   | **archivní sbírkou**      | vědy; tvoří ji       | knihovních       |
   | soubor archiválií         | soubor sbírkových    | dokumentů        |
   | navzájem propojených      | předmětů             |                  |
   | jedním nebo několika      | shromážděných        | (§2 písm. c)     |
   | společnými znaky          | lidskou činností (§2 | zákona č.        |
   |                           | odst. 1 zákona č.    |                  |
   | (§2 písm. g) a h) zákona  | 122/2000 Sb., o      | 257/2001 Sb.,    |
   | č. 499/2004 Sb.).         | ochraně sbírek       | knihovní zákon). |
   | Archivní fondy a archivní | muzejní povahy).     |                  |
   | sbírky jsou souhrnně      |                      |                  |
   | označovány jako           |                      |                  |
   | **archivní soubory**.     |                      |                  |
   +---------------------------+----------------------+------------------+
   | **Archiválií** je takový  | **Sbírkovým          | **Knihovním      |
   | dokument, který byl       | předmětem** je věc   | dokumentem** je  |
   | vzhledem k době vzniku,   | movitá nebo          | informační       |
   | obsahu, původu, vnějším   | nemovitost nebo      | pramen evidovaný |
   | znakům a trvalé hodnotě   | soubor těchto věcí,  | jako samostatná  |
   | dané politickým,          | a to ...přírodnina   | jednotka         |
   | hospodářským, právním,    | nebo lidský výtvor.  | knihovního fondu |
   | historickým, kulturním,   | Jsou to písemnosti a | knihovny         |
   | vědeckým nebo informačním | tisky, negativy,     |                  |
   | významem vybrán ve        | fotografie, filmové  | (§ 2 písm. b)    |
   | veřejném zájmu k trvalému | záznamy, kresby a    | zákona č.        |
   | uchování a byl vzat do    | náčrty vážící se k   |                  |
   | evidence archiválií;      | jednomu tématu či    | 257/2001 Sb.,    |
   | archiváliemi jsou i       | jedné osobnosti …    | knihovní zákon). |
   | pečetidla, razítka a jiné |                      |                  |
   | hmotné předměty           | (§ 2 odst. 2 zákona  |                  |
   | související s archivním   | č. 122/2000 Sb., o   |                  |
   | fondem či s archivní      | ochraně sbírek       |                  |
   | sbírkou, které byly       | muzejní povahy;      |                  |
   | vzhledem k době vzniku,   |                      |                  |
   | obsahu, původu, vnějším   | § 2 odst. 2 písm. d) |                  |
   | znakům a trvalé hodnotě   | vyhlášky             |                  |
   | dané politickým,          | Ministerstvo kultury |                  |
   | hospodářským, právním,    | 275/2000 Sb.).       |                  |
   | historickým, kulturním,   |                      |                  |
   | vědeckým nebo informačním |                      |                  |
   | významem vybrány a vzaty  |                      |                  |
   | do evidence               |                      |                  |
   |                           |                      |                  |
   | (§ 2 písm. f) zákona č.   |                      |                  |
   | 499/2004 Sb. ve znění     |                      |                  |
   | zákona č. 167/2012 Sb.).  |                      |                  |
   +---------------------------+----------------------+------------------+


Specifické vlastnosti archiválie
------------------------------------

Na rozdíl od ostatních druhů historických pramenů vzniká archiválie v
naprosté většině případů výběrem ve skartačním řízení nebo mimo
skartační řízení a následným vzetím do evidence Národního archivního
dědictví (dále jen NAD), přičemž obě podmínky musí být naplněny. V
tradičním pojetí dochází k tomuto výběru až v poslední – historické fázi
života dokumentu, a to převážně v rámci odborné činnosti příslušného
archivu. Systém spisové služby umožňuje označit dokumenty potenciálně
určené k výběru a umožnit upřesnění tohoto výběru ve skartačním řízení.

Pro výběr dokumentu za archiválii má klíčový význam obsahová stránka
dokumentu. Tradiční archiválie jsou většinou jedinečné i po stránce
fyzické (existují v jednom nebo jen omezeném počtu exemplářů). U nových
typů archiválií, a to především u digitálních dokumentů, tato vlastnost
mizí, neboť digitální dokumenty lze volně rozmnožovat kopírováním a
jednotlivé kopie jsou identické.

Historická hodnota především u starších archiválií souvisí nejen s
jejich informačním obsahem, ale i s hmotnou stránkou záznamu. U
novějších typů archiválií výpovědní hodnota nosiče klesá (reprodukční
technologie) nebo zaniká (digitální archiválie).

Vedle jiných vlastností (datace, obsah, vnější znaky) je jednou z
rozhodujících vlastností vazba na původce (původ), která umožňuje
uplatnění provenienčního principu.

Archiválie nemá povahu solitéru, je zařazována do archivního souboru a
její hodnota se tímto zařazením zvyšuje (teorie strukturalismu).

Akvizice archiválií
-----------------------

Archiválie vzniká z dokumentu v procesu výběru ve skartačním řízení nebo
mimo skartační řízení, popř. akvizicí v muzeích, knihovnách, galeriích,
památnících, veřejných výzkumných institucích a vysokých školách,
přičemž nutnou podmínkou je zaevidování vybraných dokumentů v evidenci
Národního archivního dědictví. V případě akvizice ve jmenovaných
kulturně vědeckých institucích musí dokument splňovat kritéria výběru
archiválií definovaná zákonem o archivnictví a spisové službě. Takto
vybrané dokumenty jsou považovány za archiválie vybrané mimo skartační
řízení.

Výběr archiválií je jednou z nejdůležitějších činností archivu, při
které se rozhoduje, co se stane či nestane archiválií, resp. o další
existenci dokumentů předkládaných k výběru. Tento výběr musí zohledňovat
řadu faktorů a lze ho legislativně nebo metodicky objektivizovat pouze
částečně.

Zákonem určení původci (zejména z oblasti veřejné správy), mají
povinnost předkládat všechny své dokumenty k výběru archiválií primárně
ve skartačním řízení, což navazuje na jejich povinnost vést zákonem
stanoveným způsobem spisovou službu. V dalších případech je sice
povinnost nabízet dokumenty k výběru mimo skartační řízení zákonem
stanovena, avšak akvizice archiválií od většiny těchto tzv.
soukromoprávních původců je více podobná nebo totožná s postupy
získávání sbírkových předmětů v muzeích a galeriích.

Obecně se provádí akvizice archiválií dvěma základními způsoby:

 a) výběrem archiválií ve skartačním řízení,
 b) výběrem archiválií mimo skartační řízení, a to:

    ba) nákupem od původce nebo držitele archiválií, pokud jsou v jeho výhradním vlastnictví,

    bb) darem, kdy původce nebo držitel archiválie daruje bezúplatně archivu,

    bc) na základě nálezu dokumentů,

    bd) na základě smlouvy o úschově (depozitu), kdy se archiv o archiválie
    stará, ale veškerá práva k disponování s nimi má jejich majitel
    (původce),

    be) odúmrtí, na základě rozhodnutí o právu hospodaření, které vydává
    Ministerstvo vnitra na základě žádosti Úřadu pro zastupování státu ve
    věcech majetkových,

    bf) převzetím od původce, který má povinnost provádět výběr archiválií
    ve skartačním řízení, ale z různých závažných důvodů je nemohl zařadit
    do skartačního řízení.


Pokud archiválie zůstávají uloženy po provedení výběru u
soukromoprávního původce nebo držitele archiválií, vede je příslušný
archiv v evidenci Národního archivního dědictví a kontroluje podmínky
jejich uložení.

Seznamy přejímaných archiválií je třeba požadovat i v elektronické
editovatelné podobě tak, aby je bylo možné použít jako přímý zdroj pro
vznikající archivní pomůcky nebo vyhledávání prostřednictvím
informačního systému archivu.

Každá přejímka musí být evidována v evidenci vnějších změn a současně na
evidenčním listu NAD. Dokumentace k přejímce musí být vždy dohledatelná,
neboť prokazuje způsob nabytí archiválií. Dokumentace týkající se tvorby
fondu bývá zpravidla zařazována do spisu o fondu (**viz dále 2.7.2
Dokumentace o archivním souboru**).

Při zpracování archiválií je nezbytné zohlednit informace o jejich
původci získané při přejímání archiválií a v rámci předarchivní péče.
Jde zejména o:

a) podmínky stanovené původcem (zejména dočasná nepřístupnost některých
   archiválií, zvláštní podmínky pro využívání stanovené v darovací nebo
   kupní smlouvě),

b) prohlášení archiválií za zveřejněné (přístupné k nahlížení bez
   uplynutí třicetileté ochranné lhůty),

c) vývoj organizace (vývojové schéma, životopis), vývoj spisové služby
   původce, především spisové plány a záznamy o jednání s původcem,

d) legislativní podmínky týkající se zejména zákazu rozdělení archiválií
   (převedení do péče jiného archivu) a zákazu vyřazení archiválií (vnitřní
   skartace).


Přejímky lze fyzicky ukládat přírůstkově v rámci archivu nebo podle
archivních souborů.

V každém případě je nutné evidovat vazbu archiválií na konkrétní
přejímky a na archivní soubor a na příslušné seznamy převzatých
archiválií.

Vymezení archivního souboru
-------------------------------

Archivní fond nebo archivní sbírka (souhrnně archivní soubor) je
základním prvkem v našem archivnictví, je definován legislativně a
vymezuje se i fyzicky, případně jasnou evidenční vazbou u odděleně
uložených archiválií, zejména archiválií v digitální podobě. Každá
archiválie nebo jejich skupina musí být součástí jednoho archivního
fondu nebo jedné archivní sbírky, v jejímž rámci se také zpracovává a
zpřístupňuje.

Archivní soubor je vymezen na základě:

a) **provenienčního principu** u archivních fondů, kdy rozhodujícím
   hlediskem pro vymezení je konkrétní původce (korporace, dočasná
   korporace, fyzická osoba nebo rod); vazbu mezi ním a archiváliemi
   (fondem) nazýváme proveniencí,

b) **pertinenčního principu** u archivních sbírek a v minulosti
   vzniklých archivních fondů (např. archivní manipulace), které obsahují
   jednotliviny nebo jejich skupiny různé provenience vzájemně propojené
   umělým pořádacím schématem nebo typem archiválií, popř. kombinací obou
   těchto přístupů.

Před vymezením archivního souboru je třeba si uvědomit charakter
archiválií, které jsou předmětem vymezení, tj. zda se jedná o fond nebo
sbírku a jakého typu. Od toho se následně odvíjí i výběr pořádacího
schématu.

**Vymezení archivního souboru** zůstává velmi důležitým úkonem z
hlediska jeho vypovídací hodnoty, i když oproti minulosti již neslouží
současně k definování původce. Tuto funkci plní jiná informační vrstva –
evidence původců – napojená prostřednictvím provenience na archivní
soubory nebo jejich části (popř. i na jednotlivé archiválie, např.
uvnitř sbírky paměťové instituce).

Vlastní vymezení archivního souboru je proces, který může proběhnout při
přejímání archiválií do archivu (i v rámci spisovny původce), při
zapsání do evidence NAD nebo nejpozději při zpracování fondu v rámci
jeho třídění a pořádání. Znamená jeho věcné, časové a fyzické ohraničení
a systémové zařazení mezi ostatní soubory NAD. K novému ověřování
vymezení archivního fondu, případně k jeho korekci dochází vždy při
zařazování dodatků a přírůstků.

Určujícím pro vymezení archivního fondu podle provenience je také
posouzení, zda je původce samostatný a v případě korporací, zda splňuje
také požadavky uvedené **v kapitole 9.2.1**.

Pro vznik samostatného archivního fondu není tedy rozhodující
samostatnost organizační, dislokační nebo registraturní. Např. Volební
soud 1920–1939 byl samostatným právním subjektem, i když funkce soudců a
administrativního aparátu vykonávali soudci a úředníci Nejvyššího
správního soudu a registratura Volebního soudu byla uložena ve spisovně
Nejvyššího správního soudu. Naopak, důvodem vzniku samostatného
archivního fondu není rozsah dokumentů nebo převzaté členění z jiné
instituce – to lze zabezpečit na nižších úrovních archivního popisu.

Rozhodný význam pro vymezení archivního fondu má vznik a zánik původce,
jeho zásadní reorganizace zpravidla spojená se změnou věcné nebo územní
působnosti (např. reorganizace ministerstev po podepsání Mnichovské
dohody, kdy ukončilo činnost Ministerstvo veřejného zdravotnictví a
tělesné výchovy a bylo ustaveno Ministerstvo sociální a zdravotní
správy) nebo změna statutu instituce (např. Československý ústav
zahraniční, před válkou působící na spolkovém základě, byl po válce
obnoven jako státní instituce). Naopak se nepřihlíží ke změně původce
přejmenováním bez změny jeho věcné působnosti (např. Ministerstvo
národní obrany – Ministerstvo obrany, Státní technická knihovna –
Národní technická knihovna), delimitací některého organizačního útvaru
do jiného úřadu nebo dílčí změnou věcné působnosti (např. převedením
agendy pojišťovnictví a spořitelen z Ministerstva vnitra do Ministerstva
financí, delimitací Správy pro dopravu z Ministerstva vnitra do
Ministerstva dopravy apod.), změnou podřízenosti (např. Sbor nápravné
výchovy, přeřazený z resortu spravedlnosti do resortu vnitra a zpět),
změnou sídla, změnou vnitřní organizační struktury původce, změnou
organizace spisové služby a hranice manipulačního období, volební nebo
funkční období, nepodstatnou věcnou a územní změnou kompetence apod.

Je-li soubor archiválií vnitřně členitý, avšak rozdíly a předěly mezi
jeho částmi nejsou dostatečným důvodem pro rozdělení do jednotlivých
fondů, vzniká **složitý archivní fond**. Tento typ archivního fondu
signalizují např. decentralizovaná spisová služba u původce, existence
útvarových spisoven, vedení několika řad registraturních pomůcek apod. Z
hlediska archivního zpracování bývají části složitého archivního fondu
dosti autonomní, ale tato autonomie se nesmí zaměňovat s fondovou
samostatností a při zpracování autonomní části fondu je třeba mít na
zřeteli fondový celek. Současně není možné vyčleňovat z archivního fondu
některé druhy archiválií a vytvářet z nich zvláštní archivní soubory na
sbírkovém principu (fotografie, filmy, listiny apod.).

Každý archivní soubor je strukturován pomocí úrovní popisu, tj. sérií,
složek a jednotlivostí (**viz kapitolu 3**). Součástí vymezení
archivního souboru je i stanovení jeho názvu a časového rozsahu, které
se řídí příslušnou archivní metodikou. [2]_

Podle mezinárodního standardu ISAAR(CPF) je **původcem** *„entita
(korporace, rod nebo osoba), která vytvořila, shromáždila nebo
spravovala dokumenty při provádění svých osobních nebo korporátních
(úředních) aktivit.“*. Tomu odpovídá i definice původce v zákoně o
archivnictví a spisové službě. Původce nelze směšovat s archivním
souborem.

Základní rozdělení původců odpovídající čtyřem třídám, resp. podtřídám
entit:

1. Osoba/bytost: jedná se o osobu fyzickou.

2. Rod/rodina: Souhrn fyzických osob spojených příbuzenskou vazbou
   (především souhrn všech potomků počínající od jedněch rodičů a rodiče a
   jejich děti v jedné generaci) podílejících se na vytváření,
   shromažďování a správě dokumentů. Do této skupiny je zahrnuta i rodina.
   Entita ze třídy „rod/rodina“ se jako původce volí v případě, že
   dochovaný materiál neumožňuje přesnou identifikaci všech konkrétních
   jednotlivých členů (fyzických osob) vytvářejících a spravujících
   dokumenty. V případě, že archivní fond umožňuje identifikovat jako
   původce archiválií jednotlivé členy rodu, popisuje se jako původce
   nikoli rod, ale jednotlivé (fyzické) osoby – jedná se o případ, kdy bude
   popis původců vyjádřen archivními autoritními záznamy jednotlivých osob.
   Pokud však lze identifikovat pouze několik členů rodu/rodiny a ostatní
   zůstávají skryti pod souhrnným označením rodu/rodiny (např.
   Šternberkové), jsou v roli původce napojeny záznamy konkrétních členů a
   zároveň záznam rodu/rodiny.

3. Korporace: organizace nebo skupina osob, která se označuje konkrétním
   jménem a která vystupuje a je chápána jako entita.

4. Událost (též „dočasná korporace“): Podobně jako korporace je skupinou
   osob vystupujících pod jedním jménem, ovšem doba trvání události je
   předem časově omezena (konference, sjezd, filmový festival apod.). Za
   samostatné původce lze považovat zejména některé konference a sjezdy.
   Pojem se používá pro události vystupující v roli původců.


K zásadním problémům **určení původce archiválie** patří nedostatečné
zdůrazňování potřeby popisu původce, které je nahrazováno důrazem na
vymezení fondu. To je v řadě případů nejen obtížné, ale i nevhodné
(roztržením organicky vzniklých sérií, které v průběhu let spravovali
různí původci) nebo raději není vůbec realizováno (tzv. archivy měst s
organizacemi založenými nebo zřízenými obcí apod.). Ve výsledku je
původce archivního fondu ztotožňován s „hlavním původcem“ bez ohledu na
priora/posteriora apod. Základní pravidla pro zpracování archivního
materiálu z roku 1958 [3]_ vycházela z ideálního případu: co archivní
fond, to (pouze) jeden původce: „\ *Archivní fond je základní řídící
jednotkou. Do jednoho archivního fondu nelze zahrnovat archiválie
různých institucí, i když jsou navzájem spojeny posloupností. Naproti
tomu se netvoří různé fondy z archiválií jedné instituce na podkladě
toho, že v různých časových obdobích se její činnost kompetenčně
rozšiřovala nebo zužovala, jestliže se podstatně nezměnilo její původní
určení.*\ “ To v praxi neplatí (manipulační období, zmíněná
priora/posteriora, zvláštní série typu osobních nebo stavebních spisů či
úředních sbírek aj.), nehledě na neřešení pojmu „různé instituce“.
Základní pravidla ve své původní podobě však nereflektují ani původce,
kteří nejsou korporacemi, když při inventarizaci požadují v úvodu
pomůcky: „\ *…stručný vývoj organisace úřadu (instituce), z jehož
činnosti fond vznikl (citovat, pokud možno, právní normy týkající se
původce fondu).*\ “

Pokud archivní fond, popř. sbírka, obsahuje archiválie více původců, je
nutné při popisu všechny tyto původce strukturovaně zaznamenat – bez
ohledu na to, který původce je stanoven jako hlavní, tzn. určující pro
vymezení archivního fondu. Jestliže se tedy spisy předchůdce nacházejí
ve spisech nástupce (byly priorovány), budou jako původci popsány oba
subjekty – předchůdce i nástupce. Jinak je tomu u původců, kteří nemusí
být vždy způsobilí tvořit archivní fond nebo jsou podřízenou korporací –
součástí korporace jiné. První případ (předchůdce a nástupce) ilustruje
např. „Vládní výbor pro bezpečnost silničního provozu“, který byl
součástí „Ministerstva vnitra ČSR – Správy pro dopravu“, ovšem agendu
sekretariátu vedl „Ústav silniční a městské dopravy“. Za této situace je
nezbytné zmínit všechny uvedené původce. Obdobným příkladem je např.
archivní fond složený z archiválií firmy a jejích majitelů nebo složený
z archiválií rodu a správy velkostatku, jestliže se jedná o integrální
celek, z něhož nelze vytvořit samostatné archivní fondy dle jednotlivých
původců. V druhém případě (podřízená korporace) vystupuje každá
právnická osoba (úřad, podnikatelský subjekt, spolek, politická strana,
církevní řád apod.) jako samostatný původce. Současně může jako
samostatný původce vystupovat i organizačně vymezitelná část, pokud je
to potřebné pro vazbu mezi původcem a archiválií, např. výše zmíněná
Správa pro dopravu, ale i místní organizace strany/spolku, územní
pracoviště ústředního orgánu aj. V takovém případě se využívá pouze
informace o dané části korporace, nikoli o korporacích nadřízených
(**viz též kapitoly 9.2.1, 9.2.2**).

**Archiválie jednoho původce tvoří jeden archivní fond.** Do více
archivních fondů jsou děleny pouze v případě, že pro to jsou zvláštní
důvody, například že fondy existují v různých archivech a není možné
nebo vhodné je scelit (např. samostatné fondy územních pracovišť původce
v různých archivech), nebo mají odlišný právní status (např. jeden z
fondů je uložen v archivu na základě smlouvy o úschově nebo je uložen
mimo archiv, druhý je v majetku zřizovatele archivu).

V praxi platí, že archivní soubor tvoří zpravidla archiválie jednoho
původce, ale může obsahovat i **archiválie dalších původců**, a to v
následujících případech:

a) obsahuje dokumenty předchůdce nebo nástupce, které nástupce nebo
   předchůdce použil ke své (úřední) činnosti (pravá priora a pravá
   posteriora), a to nikoli pouze pro informativní nebo sběratelské účely
   (nepravá priora a nepravá posteriora),

b) rozdělení nelze provést bez zásadního porušení kontextu agendy,

c) torzo archiválií jednoho původce se připojilo k archivnímu fondu
   jiného původce, protože mezi činností těchto původců existovala věcná či
   časová souvislost (např. dokumenty z likvidace původce, korespondence
   rodičů v osobním fondu jejich potomka, dokumenty o původci vydané po
   jeho smrti, dokumenty žáka v osobním fondu učitele a naopak),

d) rozdělením by došlo k vážnému narušení vnitřní struktury manipulace,

e) manipulace má charakter série vztahující se ke konkrétní agendě, je
   nebo by měla být součástí spisového plánu nebo je legislativně
   předepsána a zpravidla ji tvoří typové spisy (výstřižkový archiv
   ministerstva, spisy stavebního úřadu, osobní spisy, rejstříkové spisy) a
   rozdělení nelze provést bez zásadního porušení kontextu agendy,

f) jde o historickou archivní manipulaci vzniklou na základě
   pertinenčního principu umělým přemanipulováním archiválií více původců
   dohromady v archivu nebo obdobné instituci a tuto manipulaci nelze
   rozdělit z důvodů ztráty rysů provenience dokumentů (např. zničením
   původních obalů), zažitého způsobu citace nebo existence speciálních
   archivních pomůcek, které nelze trvale nebo dočasně nahradit (např. fond
   Stará manipulace uložený v Národním archivu, fondy bývalého Studijního
   ústavu Ministerstva vnitra, sbírky matrik a sbírky matričních dokladů
   aj.),

g) jde o agendy pocházející z činnosti původce, které však byly
   spravovány jako integrální součást spisové služby jiného původce (např.
   Rada vlády pro bezpečnost silničního provozu [4]_ atd.); ve výjimečných
   případech, zpravidla pokud byla agenda zcela oddělena od ostatních agend
   původce, může být osamostatněna a vytvořen samostatný archivní fond
   (např. fond Branné hospodářství uložený v Národním archivu), [5]_

h) jde o historicky vzniklé, uzavřené sbírky archiválií zpravidla
   speciálně zaměřené (Sbírka map a plánů Národního archivu – tzv.
   Roubíkova sbírka, Nostická sbírka grafiky ze SOA Plzeň, sbírky pečetí).


V případech neuvedených v předcházejících odstavcích se archiválie
zpravidla vyčleňují do příslušného archivního souboru. Jde zejména o
situace, kdy:

a) při uložení ve spisovně nebo po převzetí do archivu došlo k smísení
   dokumentů různých původců,

b) existuje archivní fond, do kterého přísluší torzo archiválií podle
   písm. c) předchozího odstavce,

c) archiválie jsou nepravými priory podle písm. a) předchozího odstavce,

d) jde o pertinenčně tvořené sbírky, které vznikly vynětím archiválií v
   archivu nebo obdobné instituci a nejsou historickými archivními
   manipulacemi podle písm. f) předchozího odstavce,

e) jde o úřední dokumenty (zpravidla hromadně se vyskytující) doručené
   původci k informaci, které však nemají rysy jeho provenience (nebo jen
   nepatrné, např. podací razítko) a zpravidla byly vyřízeny vzetím na
   vědomí; pokud existuje archivní fond odesílatele dokumentu nebo se
   předpokládá, že vznikne, je možné zmíněné dokumenty zařadit do něj
   (např. výroční zprávy Rady pro rozhlasové a televizní vysílání jako
   součást ke zničení vyřazované parlamentní agendy ve spisovně
   ministerstva, kolegia ministerstev převzatá Státním ústředním archivem z
   Archivu Kanceláře prezidenta), [6]_

f) jde o úřední dokumenty, které se nacházejí neoprávněně v osobním
   fondu (jeho zůstavitel nebyl oprávněn k jejich získání do vlastnictví),
   např. úřední korespondence nalezená v osobním fondu představeného či
   jiného činitele daného úřadu.


V případě archivní sbírky je původcem entita, z jejíž činnosti nebo pro
jejíž potřebu sbírka vznikla (popisovaný původce tedy nemusí primárně
být původcem archiválií ve sbírce uložených, ale je původcem sbírky jako
takové).

a) Pokud sbírka vznikla mimo archiv, eviduje se jako její původce
   původní sběratel (např. Sbírka Rybičkova opisů městských privilegií;
   Sbírka Pohlova k dějinám železářství, Zbiroh; Sbírka genealogická Deymů
   ze Stříteže; Sbírka soudobé dokumentace – SETUZA Ústí nad Labem a mnohé
   další).

b) Pokud sbírka vznikla vlastní činností archivu (sbírky soudobé
   dokumentace, typářů, map a plánů, plakátů, patentů aj.), pak se eviduje
   jako původce archiv.

c) Výjimkou jsou sbírky uměle vytvořené archivem z archiválií, jejichž
   archivní fondy existují, ale z nějakého důvodu je část archiválií
   oddělena a zařazena do sbírky (Sbírky matrik, Sbírky druhopisů matrik,
   Sbírky listin k matrikám, Sbírky pozemkových knih). V takovém případě
   jako původce označíme entity, z jejichž registratur byly archiválie
   vyjmuty (např. v případě Sbírky matrik farní úřady, okresní úřady,
   standesamty apod.).


Pořádání archivního souboru
-------------------------------

Získání přehledu o archivním souboru a jeho stavu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Před zahájením zpřístupňovacích prací je nezbytné:

a) vymezit archivní soubor nebo jeho části u složitých archivních
   souborů (provést třídění),

b) zjistit údaje z aktuální evidence NAD a z lokačních seznamů a získat
   tak základní informace o archivním souboru a jeho uložení v archivu,

c) zjistit, zda jsou archiválie připravené ke zpracování kompletní, zda
   nejsou další uloženy ve spisovnách, u původce nebo jeho nástupce
   (dědice) a zahájit jednání vedoucí k získání těchto archiválií nebo
   zaznamenat pro účely archivní pomůcky jejich existenci,

d) zjistit na základě evidence NAD, zda část archiválií téhož původce
   není v péči jiného archivu, a pokud se nacházejí archiválie téhož
   původce v akreditovaném archivu v ČR, nepokračovat ve zpracování, ale
   iniciovat řízení o scelení archivního souboru formou převedení do péče
   jiného archivu (zpracování archivního souboru lze zahájit až po
   rozhodnutí Ministerstva vnitra),

e) provést rozbor obdobných archivních souborů a jejich zpracování ve
   vlastním i v jiných archivech (včetně souborů případných předchůdců a
   nástupců) a vyhodnotit jejich dochovanost,

f) ověřit, zda byl archivní soubor nebo jeho část v minulosti již
   archivně zpracován, např. v jiném archivu (nejlepší srovnání umožňuje
   sbírka archivních pomůcek odboru archivní správy a spisové služby MV),
   zajistit archivní pomůcky (i neschválené), předávací soupisy, spisové
   plány apod.,

g) zběžně provést průzkum archivního souboru, archivní registratury
   archivu a dostupné literatury se zaměřením na spisovou manipulaci,
   spisové a organizační normy, historii a kompetence původce, dochovanost
   registraturních pomůcek, přítomnost archiválií vyžadujících oddělené
   uložení (např. fotografické desky) a zajistit případný restaurátorský
   zásah,

h) prostudovat nabývací dokumentaci k archivnímu souboru (záznamy o
   přejímkách, smlouvy), zda neobsahuje omezení zejména pro zpracování,
   zpřístupnění nebo vnitřní skartaci,

i) zvážit časovou a prostorovou náročnost a možnost či nutnost
   spolupráce více pracovníků.


Zjištěné informace není nezbytné formalizovat do písemné podoby.

Dokumentace o archivním souboru
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Informace o archivním souboru, jeho vymezení, původci, předarchivní i
archivní péči, změnách v evidenci NAD i péči o jeho fyzický stav se
ukládají na jednom místě – v dokumentaci tradičně nazývané spis o fondu
(lokálně též list fondu). Spis o fondu obsahuje originály dokumentů (jen
výjimečně kopie), které jsou však evidovány v systému spisové služby
příslušného archivu a nakládá se s nimi v souladu se spisovým plánem.
Náplní těchto dokumentů jsou zejména:

a) informace o původci: vývoj organizace původce a s tím související
   právní normy, životopisy, výpisy z obchodního rejstříku, vývojové schéma
   původce, usnesení příslušného krajského (dříve okresního) soudu o zápisu
   původce do obchodního (dříve podnikového) rejstříku či o jeho výmazu,

b) metodická pomoc původci fondu, metodické dohlídky,

c) kontroly původce fondu (protokoly o kontrolách, protokoly a záznamy o
   spisových dohlídkách),

d) korespondence s původcem týkající se předarchivní péče,

e) spisové normy původce fondu, pokud byly vydány, a jejich
   připomínkování (zde i starší a neplatné),

f) informace vztahující se k výběru archiválií ve skartačním řízení nebo
   mimo skartační řízení, trvalá skartační povolení, korespondence s
   likvidátory, korespondence s původci fondu a dědici, soudní rozhodnutí o
   odúmrtích, notářská rozhodnutí o darech,

g) správní a přestupková řízení,

h) delimitace předarchivního dohledu včetně korespondence s archivy,

i) záznamy o převedení do péče jiného archivu, záznamy o uložení
   archivního souboru v rámci organizačních jednotek archivu,

j) smlouvy týkající se archivního souboru např. smlouvy o úschově, kupní
   a darovací smlouvy, smlouvy upravující autorské právo k archiváliím,
   doklady o restituci archiválií,

k) údaje týkající se evidence NAD; proto jsou zde uloženy zrušené EL
   JAF/NAD, revizní protokoly o fondu (např. po stěhování archivu),
   dokumenty vztahující se ke GI JAF/NAD, protokoly o nedohledání
   archiválií,

l) vnitřní změny, dokumenty o vnitřní skartaci, návrhy na zpracování či
   reinventarizaci, schvalování AP, zrušené AP,

m) informace o ochraně a fyzickém stavu archivního souboru (kontroly
   fyzického stavu, konzervování, restaurování, dezinfekce, bezpečnostní
   snímkování),

n) dokumentace o vyřazení archivního souboru nebo jeho části z evidence
   NAD.


Výběr pořádacího schématu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Vnitřní struktura archivního souboru před pořádáním je ovlivněna zejména
registraturním stádiem životního cyklu dokumentů (od jejich vzniku do
provedení výběru archiválií), kvalitou uspořádání před předáním do
archivu a způsobem vymezení archivního souboru (viz výše). Vždy je nutné
upřednostnit původní uspořádání archivního souboru, pokud je tvořeno na
základě spisového plánu nebo jiného schématu uplatněného před provedením
výběru archiválií (např. manipulace u původce, který nepoužíval spisový
plán).

Na základě volného provenienčního principu se připouští změna vnitřní
struktury archivního souboru. Systém umělé manipulace uplatníme na celý
archivní soubor nebo na jeho části (série) v následujících případech:

a) na dokumenty nebyl uplatněn spisový plán nebo jiné schéma třídění
   (např. u osobních fondů),

b) obsahuje rozsáhlé nečleněné chronologicko-numerické řady, které
   neumožňují badatelské využívání,

c) pro archivní soubor příslušného typu existuje systém umělé manipulace
   v příslušné archivní metodice nebo ve formě dobového vzorového spisového
   plánu, např. spisového plánu Theodora Porteleho pro komunální správy v
   Sudetské župě (Říšské župě Sudety) nebo desetinného registraturního
   systému vypracovaného Svazem německých samosprávných celků v
   Československé republice.


Archiválie nebo jejich skupiny lze uměle přetřídit podle několika
hledisek, případně v jejich kombinaci:

a) věcně,

b) podle agend (činností) původce (často zrekonstruovaných),

c) podle organizační struktury (podle původní nebo mírně upravené
   vnitřní organizace),

d) podle druhu archiválií (ne zcela přesně též podle diplomatických
   kategorií) v případě středověkých a některých raně novověkých archivních
   souborů,

e) podle společného znaku abecedně, chronologicky, nebo teritoriálně
   (např. čísla domu, osobního jména, názvu státu – uplatní se na série
   tvořené typovými spisy),

f) podle klíčových slov u nemanipulovaných elektronických dokumentů
   (digitální dokumenty, které nejsou opatřeny příslušnými metadaty).


Rozhodnutí o rozsahu (hloubce) přemanipulování archiválií musí vycházet
z přístupnosti pro budoucího uživatele a z množství nutných prací
(pracnost popisu se při heterogenní struktuře zvyšuje, extrémní je u
chronologicko-numerických řad).

Přeznačení celých skupin jednoho spisového znaku na jiný (bez narušení
vazby uvnitř registratury reprezentované registraturními pomůckami,
případně vzájemnými odkazy v textu jednotlivých dokumentů), stejně jako
zatřídění archiválií bez označení do existujícího schématu se nepovažuje
za umělou manipulaci.

Vyřazení z důvodu přehodnocení významu, přesun a převedení archiválií do péče jiného archivu
------------------------------------------------------------------------------------------------

**Vyřazení z důvodu přehodnocení významu** (dále „vnitřní skartace“) je
dodatečné vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty ke zničení archivem, kde
jsou uloženy. Tyto dokumenty mohou být mezi archiváliemi zejména proto,
že při provádění skartačního řízení nebylo z odborných, časových nebo
prostorových důvodů možné provést podrobný výběr, popř. při výběru mimo
skartační řízení byly převzaty dokumenty bez trvalé hodnoty s ohledem na
zůstavitele fondu (týká se především osobních fondů). Při třídění
archiválií z různých přejímek se také objevuje multiplicita (totožné,
nadpočetné dokumenty), kterou je vhodné redukovat ponecháním jednoho až
tří exemplářů podle významu jejich obsahu. Za vnitřní skartaci se
nepovažuje vyřazení obalových materiálů (desky, přebaly, kartony apod.).

Vnitřní skartací nesmí být vyřazeny dokumenty vzniklé do roku 1850,
dokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy a
pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání včetně patentů na
významné vynálezy vzniklé do roku 1900, fotografické záznamy vzniklé do
roku 1900, zvukové a filmové záznamy vzniklé do roku 1930 a obecně
dokumenty, které mají trvalou hodnotu danou jejich politickým,
hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním
významem. Rovněž je nutné respektovat ustanovení darovacích, kupních a
depozitních smluv a objektivizační kritéria pro výběr archiválií
stanovená zákonem o archivnictví a spisové službě. Samozřejmá je znalost
agend původce a jeho úřadování. Každá vnitřní skartace musí být
zaznamenaná v evidenci vnitřních změn a na evidenčním listu NAD.

Rozlišují se dva druhy vnitřní skartace:

1. **Multiplicita a dokumenty, u nichž je prokázáno, že nemají trvalou
   hodnotu**, se vyřazují po převzetí, při třídění nebo při pořádání.

2. **Vyřazování celých archivních souborů vnitřní skartací.**


Tyto procesy upravuje příslušná legislativa. [7]_

Přesun archiválií znamená přemístění archiválií (jednotlivých nebo
celých jejich skupin) do jiného archivního souboru v rámci archivu
(přesun) nebo mimo archiv (převedení do péče jiného archivu).
Podrobnosti postupu převedení archiválií do péče jiného archivu v
jednotlivých případech specifikuje metodika vedení evidence NAD.


Evidenční jednotky
----------------------

Návaznost archivních pomůcek na evidenci NAD zabezpečují evidenční
jednotky. Jsou to základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování
množství archiválií. Obecně se vztahují k materiální podobě archiválií,
v některých případech zohledňují druhy archiválií, podobu nosičů apod.

Jejich vznik a vývoj odráží mnoho praktických i historicky podmíněných
potřeb a kritérií, které nemají jednotný charakter. Zmíněná skutečnost
byla v minulosti předmětem kritiky, navzdory této skutečnosti se
evidenční jednotky osvědčily v archivní praxi a patří v ní k nejvíce
vžitým pojmům. Byly vytvořeny tak, aby umožňovaly snadnou, na první
pohled patrnou identifikaci příslušného archivního souboru. Evidenční
jednotky se v průběhu času vyvíjejí, zpřesňují se jejich definice,
doplňují se o nové nosiče záznamů apod. Implementace nově vymezených
evidenčních jednotek je zpravidla spojena s generální inventurou
Národního archivního dědictví (NAD) – dříve Jednotného archivního fondu
(JAF).

Prvořadým úkolem evidenčních jednotek je zabezpečit evidenci Národního
archivního dědictví, jako evidenci majetku spravovaného paměťovými
institucemi, který je evidován podle archivního zákona. [8]_ Pomocí
evidenčních jednotek je tak možno kdykoli identifikovat dokumenty, které
byly vybrány jako archiválie a podléhají tedy režimu stanovenému
archivním zákonem. Z širšího pohledu tak evidenční jednotky hrají
klíčovou roli v naplňování archivní legislativy.

Úkolem evidenčních jednotek není vymezení archivního souboru z hlediska
provenienčního nebo pertinenčního principu (i když i to je v případě
sbírek vytvářených podle druhů archiválií možné), ani na jejich základě
není tvořeno pořádací schéma. Přesto jsou v základních typech archivních
pomůcek v různých podobách obsaženy. Významnou úlohu totiž hrají při
vyhledávání fyzických, ale i digitálních archiválií, které je nutné pro
jejich zpřístupňování. Evidenční jednotky v archivní pomůcce tak
umožňují propojit intelektuálně vytvořené úrovně popisu s archiváliemi a
umožnit jejich vyhledání v depozitáři.

Rozdělení evidenčních jednotek
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Evidenční jednotky lze rozčlenit dle různých hledisek na:

1. Hlavní a dílčí evidenční jednotky
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro
počítání a vykazování množství archiválií. Dílčí evidenční jednotky
upřesňují hlavní evidenční jednotku. Uvádějí se vždy u zpracovaných
archiválií a v archivních pomůckách. Tam, kde jsou evidenční jednotky
bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné, uvádějí se i u
nezpracovaných archiválií. Tento postup se doporučuje vždy, kdy je to
možné mj. z důvodu předcházení odcizení, identifikace nestabilních
materiálů, ochrany technických nosičů a dat na nich uchovávaných atd.
Součet počtu zpracovaných, resp. inventarizovaných dílčích evidenčních
jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných, resp. inventarizovaných
hlavních evidenčních jednotek.

2. Evidenční jednotky pro nezpracované a zpracované archiválie
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Evidenční jednotky se člení na jednotky pro:

a) **nezpracované archiválie**, kterými jsou balíky a kartony, datasety
   (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových
   archiválií se uvádí rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou
   filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, a nosiče digitálních
   záznamů, resp. fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové
   desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety a kompaktní disky,

b) **zpracované archiválie**, které jsou dále členěny na:

   ba) evidenční jednotky pro archiválie v analogové podobě (u evidenčních
   jednotek v analogové podobě se uvádí počet a volitelně velikost v
   běžných metrech),

   bb) evidenční jednotky pro archiválie v digitální podobě (u evidenčních
   jednotek v digitální podobě se uvádí počet a velikost v bytech, u
   filmových a zvukových děl a záznamů na přenosných výměnných datových
   nosičích se nemusí uvádět velikost v bytech).


3. Evidenční jednotky pro evidenci množstevních jednotek a jednotlivin
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Evidenční jednotky pro archiválie se člení na:

**a) množstevní jednotky**, kterými jsou především balíky, pořadače,
kartony, fascikly, datasety (datové balíčky) nebo digitální archivní
jednotky sloužící k evidenci spisů, korespondence, účtů, technické
dokumentace (s výjimkou map, plánů a technických výkresů jako
jednotlivin), hudebnin (pokud nejsou evidovány jako rukopisy),
výstřižků, poštovních cenin, databází, prezentací, webových stránek,
matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě apod. Pomocí
množstevních jednotek mohou být evidovány nezpracované jednotliviny.

**b) jednotliviny**. Jako jednotlivina se vykazuje:

• listina do roku 1850, listina po roce 1850,

• úřední kniha, rukopis,

• podací protokol (deník) včetně podacích protokolů (deníků) v sešitové
  nebo kartotéční podobě, index, elench, repertář,

• kartotéka,

• pečetidlo, razítko, samostatná pečeť, otisk typáře, odlitek pečeti,

• mapa, atlas, technický výkres, grafický list, kresba,

• fotografie na papírové podložce, fotografická deska, listový film,
  svitkový film, kinofilm, mikrofilm, mikrofiš, fotoalbum, digitální
  fotografie,

• filmový pás, jiné nosiče analogových záznamů, nosič digitálního
  záznamu, kinematografický záznam (dílo) v analogové a v digitální podobě,

• fonografický váleček, fonografický drát (fonodrát), matrice,
  gramofonová deska, magnetofonový pásek, audiokazeta, kompaktní disk,
  zvukový záznam (dílo) v analogové a v digitální podobě,

• tisk do roku 1800, tisk po roce 1800, pohlednice, plakát, cenný papír,
  štoček,

• předmět numizmatické povahy,

• předmět faleristické povahy,

• jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek).


Principy pro stanovení evidenční jednotky archiválií v analogové a digitální podobě
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Evidenční jednotky existují pro archiválie v analogové i digitální
podobě. Při jejich vymezování a zápisu se vychází z následujících
principů:

Jako evidenční jednotky pro nezpracované archiválie se používají balíky,
kartony a datasety (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických
filmů a zvukových archiválií se uvádí rovněž zjistitelné jednotliviny,
kterými jsou filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, nosiče
digitálních záznamů, fonografické válečky, fonografické dráty,
gramofonové desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety (analogové
i digitální) a kompaktní disky; ostatní evidenční jednotky se uvádějí
pouze tehdy, když jsou bez dalšího zpracování jednoznačně určitelné;
volitelně se v tomto případě uvádějí také dílčí evidenční jednotky,
které se jinak u nezpracovaných archiválií nevykazují.

Mezi jednotliviny se nezapočítávají ty, které jsou součástí spisů nebo
jiných jednotlivin (například technické výkresy tvořící součást typového
spisu, fotografie a kresby v kronice, soubor mikrofiší s průvodním
dopisem). Na druhé straně torzo evidenční jednotky je touto evidenční
jednotkou (například část úřední knihy vytržená z vazby je úřední
knihou). Jednotliviny se uvádějí v evidenčním listu NAD bez ohledu na
formu uložení. Pokud jsou uloženy v kartonech, fasciklech nebo jiných
obalech, evidují se jako jednotliviny a příslušné kartony, fascikly nebo
jiné obaly se jako evidenční jednotky neevidují.

Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k
dispozici například jeho studijní reprodukce, započítává se tato jako
příslušná evidenční jednotka; do poznámky se uvede, že je evidována
reprodukce. Příkladem jsou tovaryšské listy s vedutami, které byly
zničeny, ale zachovaly se jejich reprodukce, nebo fotografické a filmové
archiválie na nestabilních materiálech, které samy podlehnou zničení, a
proto se místo nich jako originály vykazují jejich kopie.

Grafické listy a kresby a jejich reprodukce tvořící část dokumentu, u
něhož byla primární rovina textová, a grafika plnila funkci doprovodnou
(např. ilustrace v knihách, veduty na tovaryšských listech, grafika na
pozvánkách, v záhlaví dopisů, na diplomech apod.) se evidují samostatně
pouze tehdy, pokud byly od původního nosiče záznamu uměle odděleny a
nelze je k němu již zařadit. V opačném případě je evidujeme společně s
jejich nosičem v příslušné skupině (například tisky).

Druhy evidenčních jednotek
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Pro vymezení evidenčních jednotek v archivní praxi jsou důležité
definice těchto evidenčních jednotek, případně jejich podrobnější
charakteristika a další metodická hlediska. Správné vymezení evidenčních
jednotek má zásadní význam, neboť zajišťuje srovnatelnost údajů.

1. Listiny do roku 1850
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Listina je dokument, který osvědčuje, dovršuje či zakládá veřejnoprávní
či soukromoprávní vztahy. Je sestavena podle určitých pravidel a v
určité formě (na jednom foliu, které může být i srolováno, na více
foliích ve složce, v podobě knihy apod.) a opatřena ověřovacími
prostředky (pečeť, razítko, podpis atd.), odpovídajícími právním uzancím
doby vzniku. Stejnou právní průkaznost má konfirmace a ověřený (nikoli
neověřený) opis listiny, který je rovněž evidenční jednotkou (vidimus,
jiný úředně ověřený opis, respektive stejnopis či druhopis).

Jako evidenční jednotky se evidují veškeré listiny vzniklé do roku 1850,
které jsou uloženy jak ve specializovaných sbírkách listin, tak v
sériích (dříve odděleních) archivního souboru, ať vzniklých už v
pořádacím schématu původce či při archivním zpracování, které byly
vytvořeny pro jejich specializované ukládání a evidenci (např. oddělení
listin v rodinných, velkostatkových, církevních fondech). Pokud jsou
součástí těchto sbírek i listy, jsou evidovány rovněž jako listiny.

Jde tedy o privilegia, majestáty, diplomy, ochranné a lenní listy,
inkolátní listiny, indigenáty, reversy k zemi, erbovní a nobilitační
listiny, patenty, reskripty, (dvorské) dekrety, cechovní artikule,
notářské instrumenty. Za listiny nejsou naopak z archivního hlediska
považovány dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních
registrech, tedy právní akty menšího významu, které byly podkladem pro
dodatečný zápis v jiných archiváliích, jež je kodifikují a mají větší
právní průkaznost (např. úřední knihy), dále zhostné listy, zachovací
listy, výuční listy, tovaryšské listy a cechovní osvědčení, osobní
doklady a diplomy, statuty a stanovy spolků apod. Jako listiny se rovněž
neevidují a nevykazují cenné papíry (akcie, obligace, směnky atd.).

Listiny, které jsou součástí jiné archiválie (např. inserty a transumpty
v listinách, opisy listin v úředních knihách a jiných rukopisech,
listiny vložené do spisu – např. stejnopisy smluv, nevyzvednuté osobní
doklady apod.) se jako jednotliviny neevidují a považují se za její
část. Listiny uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a
kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se v tomto případě jako
evidenční jednotky nevykazují. Jako listiny do roku 1850 se neevidují
listiny, které jsou součástí spisů.

2. Listiny po roce 1850
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Jako evidenční jednotky se evidují pouze originály a ověřené opisy
listin vzniklých po roce 1850, které jsou v souladu s níže uvedenými
definicemi:

a) listiny, jimiž bylo nadále formou individuálního právního aktu určeno
   zásadním způsobem postavení nebo práva původce fondu (včetně erbovních,
   nobilitačních a inkolátních listin),

b) zakládací a zřizovací listiny,

c) listiny upravující ústavní poměry státu (ústava, Základní listina
   svobod),

d) smlouvy nebo soubory smluv upravující zásadním způsobem mezinárodní
   postavení státu.


Za listiny nejsou z archivního hlediska jako jednotliviny považovány
dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech,
jmenování čestným občanem, výuční listy, osobní doklady, školní
vysvědčení, diplomy, statuty a stanovy spolků apod. Jako listiny se
rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry (akcie, obligace, směnky
atd.). Jako listiny po roce 1850 se neevidují listiny, které jsou
součástí spisů.

Uvádí se zvlášť počet listin v analogové a digitální podobě, u
digitálních listin jejich velikost v bytech.

3. Úřední knihy a rukopisy
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Tato evidenční jednotka označuje úřední knihy a rukopisy, které tvoří
dílčí evidenční jednotky této hlavní evidenční jednotky. Úřední knihy a
rukopisy se uvádějí zvlášť v analogové a digitální podobě, u digitálních
úředních knih a rukopisů se uvádí velikost v bytech.

**3.1 Úřední knihy** jsou archiválie, které vznikly jako nástroj pro
uchování protokolárních záznamů, opisů dokumentů nebo souborů informací
ve formě umožňující ochranu jejich autenticity, právní validity a
celistvosti. Postavení úředních knih bylo často zakotveno v právních
předpisech nebo v kancelářských normách, které určovaly jejich obsah a
způsob vedení.

Mezi obecné znaky úředních knih patří:

• Jsou tvořeny souborem kontinuálně pořizovaných zápisů, které se
  zpravidla týkají téže agendy (kniha je vedena, zatímco spis je
  vyřizován).

• Zápisy mají svébytnou právní či správní platnost, která se v případě
  knih veřejného charakteru rovná platnosti listin nebo jiných dokumentů
  právní povahy.

• Forma a struktura zápisů je volena tak, aby v plné míře zajišťovala
  jejich průkaznost a reprodukovala podstatné součásti předlohy (nejedná
  se tedy pouze o evidenční záznam, který je vlastní registraturním
  pomůckám).

• Autenticita zápisů je pojišťována formálními procedurami a
  náležitostmi, které mají zaručit integritu svazku (soudobá foliace či
  paginace, číslování zápisů, pečetění svazku, záznam o počtu folií) a
  formální přesnost zápisů (procedura spojená s vkladem – intabulací či
  zápisem, ověřování zápisů prostřednictvím ověřovatelů). Mezi úřední
  knihy se zařazují archiválie tohoto typu bez ohledu na to, zda jejich
  zápisy měly charakter veřejných knih určených pro pořizování záznamů s
  veřejnou právní platností, nebo zda se jednalo o knihy interní (správní,
  kancelářské) povahy vedené pro vnitřní potřebu původce.

• Skutečnost, zda je kniha opatřena vazbou či nikoli, je podstatná pro
  vymezení knihy jako fyzické jednotky, při rozhodování, zda je archiválie
  knihou, však nemá na rozdíl od vnitřních formálních a obsahových znaků
  zásadní význam, neboť vazbou bývají běžně opatřeny i jiné druhy
  archiválií (např. instrukce, konvoluty). Úřední knihy jsou vázané. Pokud
  nejsou vázané, musí splňovat tato tři kritéria – mít jednotnou úpravu,
  být členěny podle jednotných časových jednotek (např. podle roků) a být
  pročíslovány. Jinak jsou považovány za aktový materiál. To platí i pro
  přílohy úředních knih.

• Původce knihu považuje za nedělitelný celek, což se kromě výše
  uvedených postupů projevuje například také pořizováním společných
  rejstříků nebo přehledů obsahu.

• Struktura knihovní agendy původce a charakter jednotlivých typů knih
  se vyvíjejí v čase. Obecně vývoj směřuje ve starším období od obsahově
  méně diferencovaných (smíšených) typů k typům s přesně vymezeným obsahem
  a funkcí.

• Pro úřední knihy je typická jejich vzájemná vnitřní provázanost
  (systematičnost) a také její strukturovaný charakter, v jehož rámci
  bývají vzájemné vztahy jednotlivých typů knih hierarchicky uspořádány
  (např. knihy hlavní a knihy pomocné).

• Vedení základních typů úředních knih mívá zpravidla dlouhodobý
  charakter, na druhé straně lze v některých případech rovnocenně použít i
  jiné formy písemného záznamu. Rozhodnutí, že příslušná agenda bude
  vedena ve formě knihy, může mít proto pouze dočasnou platnost a obsahově
  stejná agenda může být střídavě vedena ve formě knihy i v jiné formě.


Nejčastějšími typy úředních knih jsou:

• Knihy soudnictví sporného a nesporného, včetně jejich pomocných knih –
  knihy pozemkové, knihy smluv, knihy listin, knihy testamentů, knihy
  inventářů pozůstalostí, knihy kvitancí a obligací, knihy hypoték,
  půhonné knihy, smolné knihy atd.

• Knihy určené k vedení evidence veřejného nebo interního charakteru –
  např. matriky (narozených, oddaných, zemřelých, měšťanů, obecních
  příslušníků, žáků, členů), školní katalogy, knihy evidence obyvatel,
  vojska, hnanců a podobně, urbáře, knihy nadací, knihy ohlášek
  bohoslužeb, knihy ohlášek snoubenců, rejstříky (pokud se z nich
  vyhotovují samostatné výpisy, jinak se jedná o registraturní pomůcky)
  nebo katastry (berní, spolkové) atd.

• Knihy protokolů, které zachycují ověřený (autentický) záznam z jednání
  (míra jejich veřejnosti vyplývá z postavení původce), např. konferenční
  protokoly, knihy o jednání výborů a představenstev u fondů, spolků a
  družstev apod.

• Pamětní knihy v původním slova smyslu (úřední knihy smíšeného
  charakteru) i pamětní knihy (kroniky) v moderním slova smyslu vedené v
  rámci správní kompetence původce. Novodobé pamětní knihy (kroniky) se
  mezi úřední knihy zařazují, pokud byly vedeny na základě ustanovení
  zákona nebo vnitřní normy či rozhodnutí původce nebo autor zápisů byl
  vedením pamětní knihy pověřen anebo zápisy měly oficiální charakter a
  byly kontrolovány nebo ověřovány statutárními orgány původce. Pamětní
  knihy, které tyto podmínky (nebo většinu z nich) nesplňují, se řadí mezi
  rukopisy.

• Knihy správní (kancelářské), např. registra, kopiáře, knihy opisů
  korespondence, knihy opisů instrukcí, knihy přísah úředníků, knihy opisů
  patentů a nařízení atd.

• Knihy účetní a hospodářské, mezi něž náleží knihy účetnictví peněžního
  i hmotného a také inventáře majetku (inventární knihy).

U nezpracovaných archiválií se uvádí počet úředních knih, pokud jsou na
první pohled identifikovatelné. U nezpracovaných archiválií se uvádí
počet úředních knih v analogové a digitální podobě (agendové systémy). U
úředních knih v digitální podobě se dále uvádí velikost v bytech.
Rejstříky k úředním knihám (nikoli ke spisům) se vykazují jako úřední
knihy. Přílohy k úředním knihám se evidují spolu s úřední knihou, pokud
nemají charakter jiné jednotliviny. Připojený aktový materiál se eviduje
prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek. Knihy uložené v
kartonech, fasciklech či jiných obalech se vykazují jako jednotliviny a
kartony a fascikly, ve kterých jsou tyto knihy uloženy, se v tomto
případě jako evidenční jednotky nevykazují.

**3.2 Rukopisy** jsou písemné archiválie neúřední povahy, které mají
charakter literárního, liturgického nebo vědeckého díla, tj. jsou
jedinečným výsledkem tvůrčí činnosti autora. Mají podobu analogovou i
digitální. Uvádí se počet kusů rukopisů zvlášť v analogové a digitální
podobě. Rukopis je zpravidla charakterizován autorem a názvem, případně
úmyslem jej zveřejnit. Rukopisy jsou zejména diplomové, disertační,
habilitační práce (obecně školní díla), kroniky a pamětní knihy (pokud
nevznikly v rámci výkonu úředních povinností), rukopisy literárních nebo
vědeckých děl, osobní deníky. Za evidenční jednotku „rukopisy“ se
nepovažuje korespondence, koncepty a korekturní verze finální podoby
rukopisu, poznámky, přednášky a archiválie zařaditelné do jiných
evidenčních jednotek (například tiskem vydané divadelní hry). Pokud jsou
archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden rukopis celý
svazek, v elektronické podobě obdobně celý dataset (datový balíček).
Rukopis tvořený několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska
autorského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek a je
zpravidla spojen společným názvem se vykazuje jako jedna evidenční
jednotka. Pokud nejsou rukopisy rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy
(díla), evidují se v kartonech nebo fasciklech. U rukopisů v digitální
podobě se dále uvádí velikost v bytech.

Mezi rukopisy jsou zařazovány i hudebniny. Hudebniny jsou rukopisné i
tištěné notové záznamy hudby včetně historických typů písemností jako
jsou liturgické knihy s notací, kancionály, zpěvníky. Za hudebninu lze
považovat i slovesné záznamy textů, jejichž nápěvy jsou obecně známé či
na ně odkazují. Jako evidenční jednotky se hudebniny evidují jako
rukopisy. Pokud nejsou hudebniny rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy
(díla), evidují se v kartonech nebo fasciklech. Evidence musí vždy
obsahovat označení, že jde o hudebniny.

4. Registraturní pomůcky
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Evidenční jednotka označuje celkový počet kusů původních pomůcek
sloužících k evidenci dokumentů a spisů podle věcného nebo
systematického třídění bez ohledu na jejich původní název. Dílčí
evidenční jednotky tvoří podací protokoly, indexy, elenchy a repertáře.
Uvádí se jejich počet zvlášť v analogové a digitální podobě, u
registraturních pomůcek v digitální podobě se uvádí velikost v bytech.
Dílčí evidenční jednotky jsou definovány následovně:

**4.1 Podací protokoly/deníky** jsou základní evidenční pomůckou pro
vedení spisové služby v listinné podobě. Podací protokoly/deníky
podléhaly v minulosti značné variabilitě, která se projevovala i v
názvech těchto regis­traturních pomůcek (exhibitní/expeditní jednací
protokoly, protokoly výpravny, knihy kmenových listů, knihy spisových
značek, knihy pošty apod.). Podací protokoly/deníky jsou vedeny v
chronologické posloupnosti. Zpravidla mají ustálenou formu, jsou vedeny
v určitém předem určeném období, obsahují údaje o pořadovém čísle
dokumentu, datu jeho doručení, názvu/jménu a adrese odesílatele,
stručném obsahu dokumentu, jeho rozsahu a počtu příloh, evidenční údaje
dokumentu u původce, číslo jednací nebo spisovou značku, označení útvaru
nebo osoby původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob
vyřízení, spisový znak apod. Uvádí se počet analogových podacích
protokolů či deníků v sešitové nebo kartotéční formě, bez ohledu na
konkrétní název. Jako podací protokoly se evidují rovněž knihy pošty.
Mezi podací protokoly se zařazují rovněž rejstříky z činnosti justiční
správy a dalších odvětví veřejné správy sloužící k evidenci spisové
agendy. Zvlášť se uvádí počet podacích deníků v digitální podobě.

**4.2 Indexy** jsou abecední rejstříky osobních, místních nebo věcných
hesel.

**4.3 Elenchy** jsou registraturní pomůcky zaznamenávající spisy
určitého registraturního oddělení nebo i celé registratury podle
osobních jmen nebo věcných hesel v abecedním pořádku nebo v uspořádání
podle uložení ve spisovně, popřípadě s dalším vnitřním členěním.

**4.4 Repertáře** jsou pomocné registraturní pomůcky umožňující hledání
spisů nebo listin určité registratury nebo její části podle abecedně
nebo chronologicky seřazených osobních jmen či věcných hesel. Od indexu
se liší tím, že vedle jména uvádí také stručně obsah spisu nebo listiny.

5. Kartotéky
^^^^^^^^^^^^

Kartotékou se rozumí soubor systematicky seřazených samostatných listů
obsahujících informace k určité agendě či tématu a vedených obvykle v
předepsané nebo účelově vytvořené formě. V evidenci NAD se uvádí počet
kartotéčních zásuvek či krabic. Slouží-li jako původní evidenční pomůcka
(podací protokol, indexy apod.), je evidována jako příslušná
jednotlivina.

6. Typáře a jejich samostatné otisky
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Evidenční jednotka označuje celkový počet typářů a otisků, vzniklých
jejich aplikací. Typáře jsou trojrozměrné předměty, jejichž otištěním se
dociluje reprezentace jejich majitele za účelem ověřování, uzavírání či
jiného označení dokumentů. Jde především o pečetidla a razítka, dále
např. razidla, raznice pro slepotisk apod. Typáře se jako jednotliviny
evidují vždy, jejich otisky pouze pokud jsou samostatné, tj. nejsou
součástí jiné jednotliviny. Hlavní evidenční jednotka se dělí na dílčí
evidenční jednotky: pečetidla, razítka, samostatné pečetě, odlitky a
otisky:

**6.1 Pečetidlem (razidlem, raznicí apod.)** je zpravidla kovová deska,
obvykle zasazená do držadla, která nese negativní obraz, jehož otištěním
do pečetní hmoty (pečetě), nebo do psací látky dokumentu (razidla,
raznice), tzn. přímo v dokumentu či na zálepce (tzv. slepotisk, slepé
pečeti) se dociluje pozitivního obrazu.

**6.2 Razítkem** je pryžová nebo kovová deska, zpravidla zasazená do
držadla, s aplikovaným negativním obrazem, jíž se dociluje otištění na
dokument.

**6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů**

Evidují se pouze v případě:

a) tvoří-li specializované sbírky, obsahující především originály pečetí
   (v minulosti oddělených od dokumentů, které již neexistují, nelze je
   dohledat, nebo prokázat jejich spojení s nimi), jejich odlitky,
   faksimile, reprodukce, novodobé (studijní – sbírkové) otisky původních
   pečetidel, celé dokumenty s otisky typářů, manipulované do sbírek v
   minulosti či vyřazené při pořádání jiného fondu a nově do sbírek
   zařazené pro dochování otisku, či výstřižky s těmito otisky,

b) nacházejí-li se ve sbírkách jiného vymezení, ale mají povahu popsanou
   v předchozím odstavci,

c) tvoří-li samostatnou část archivního fondu (např. vzorové otisky
   typářů), používaných v dané době původcem, evidence nově zavedených
   typářů s jejich otisky, reprodukcemi apod. s poznamenáním o jejich
   vyřazení, úředně nahlášené ztrátě, zneplatnění apod.).


V případě více otisků na jednom podkladovém listu se eviduje každý otisk
zvlášť.

7. Kartony
^^^^^^^^^^

Pro nezpracované archiválie je karton evidenční jednotka archiválií
uložených ve speciální archivní krabici. Pro zpracované archiválie je
karton evidenční jednotka k evidenci spisů (aktového materiálu včetně
tištěných úředních akt – oběžníky, úřední vyhlášky, účetní závěrky,
výroční zprávy atp.), manuálů a příruček, korespondence, účtů, technické
dokumentace (nikoli však samostatných plánů a technických výkresů, které
jsou vykazovány jako jednotliviny), hudebnin (pokud nejsou vykazovány
jako rukopisy), výstřižků, novin a časopisů po roce 1800, propagačních
letáků, katalogů výstav apod. V kartonech se evidují rovněž archiválie
vztahující se k méně významným právním aktům – např. zhostné listy, tzv.
zachovací listy, výuční listy, osobní doklady, statuty a stanovy
organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty. Prostřednictvím
kartonů se eviduje také sbírka listin k pozemkové knize, bez ohledu na
to, zda je vázána či nikoliv. Mezi kartony se nezapočítávají ty, v nichž
jsou uloženy výhradně jednotliviny. Pokud jsou v jednom kartonu společně
uloženy výše uvedené nezpracované archiválie společně se zpracovanými,
evidují se dva kartony – jeden nezpracovaný a jeden zpracovaný.

8. Fascikly
^^^^^^^^^^^

Fascikl je evidenční jednotka pouze pro zpracované archiválie, jejichž
uložení v kartonech by bylo neúčelné, případně z jiných důvodů
neproveditelné. Jde o evidenční jednotku k evidenci spisů (aktového
materiálu), korespondence, účtů, technické dokumentace (nikoli však
samostatných plánů a technických výkresů, které jsou vykazovány jako
jednotliviny), hudebnin (pokud nejsou vykazovány jako rukopisy),
výstřižků apod. Ve fasciklech se evidují rovněž archiválie vztahující se
k méně významným právním aktům např. zhostné listy, tzv. zachovací
listy, výuční listy, osobní doklady a statuty a stanovy organizací a
spolků, soudní a notářské dokumenty, které nemohou být pro své rozměry
evidovány v kartonech.

9. Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Uvádí se celkový počet kusů jednotlivých map a mapových děl, atlasů,
plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb. Do dílčích
evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet jednotlivých map a mapových
děl, atlasů, plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb v
analogové i digitální podobě, u digitálních dílčích evidenčních jednotek
se uvádí velikost v bytech.

**9.1 Mapou** se rozumí zmenšený generalizovaný konvenční obraz Země,
nebeských těles, kosmu či jejich částí, převedený do roviny zpravidla
pomocí matematicky definovaných vztahů (kartografickým zobrazením),
ukazující podle zvolených hledisek polohu, stav a vztahy přírodních,
socioekonomických a technických objektů a jevů. Uvádí se počet map,
mapových děl a plánů.

**Mapovým dílem** se rozumí mapa složená z více zpravidla stejně
velkých, stejně graficky zpracovaných a systematicky podle kladu listů
označených sekcí. Mapové dílo se vyznačuje shodnou velikostí mapových
listů a úplným pokrytím zájmového území. Z toho vychází i systém značení
mapových listů, díky němuž lze odvodit určení sousedních mapových listů.
Vykazuje se jako jedna evidenční jednotka. U této evidenční jednotky se
rovněž uvádí počet listů (sekcí) uchovaných v archivním souboru.
Reambulované mapy v rámci mapového díla jsou považovány za součást
tohoto díla.

Výjimku tvoří mapy vztahující se ke stabilnímu katastru (indikační
skici, popisy hranic katastrálních obcí, staré katastrální mapy,
císařské otisky a tzv. reambulované mapy stabilního katastru), které
nejsou chápány jako mapové dílo, nýbrž jako součást stabilního katastru,
a proto jsou počítány podle katastrálních obcí. Evidenční jednotkou je
zde mapa pro katastrální obec.

V případě plánů zobrazujících urbanizované území (zpravidla město,
dvory, pozemky, plány zobrazující zasazení budov v krajině apod.),
ortofotomap a souborů kolmých leteckých snímků pořizovaných podle
pravidel fotogrammetrie se postupuje analogicky jako u mapových děl.
Šikmé letecké snímky jsou považovány za fotografie, pokud mají formu
pohlednic (nikoli pravých fotografií), vykazují se jako pohlednice. U
map v digitální podobě se uvádí počet, v poznámce je uvedena bližší
charakteristika (geografický informační systém, ortofotomapa, kolmý
letecký snímek apod.) a velikost v bytech.

Globusy, plastické či reliéfní mapy, modely terénu se vykazují jako
mapy, v poznámce je uvedena přesná charakteristika.

**9.2 Atlas** je systematicky uspořádaný a jednotně technicky i graficky
provedený soubor map vztahujících se k tematické oblasti, vydaný, resp.
prezentovaný v podobě knihy nebo v podobě jednotlivých listů vkládaných
do obalu. Je opatřen titulním listem a obsahuje zpravidla další
náležitosti (doprovodný text, rejstříky), což jej odlišuje od souboru
map. Atlasy se vykazují jako jednotliviny. Atlasy se nevykazují jako
staré tisky.

**9.3 Technický výkres** je výkres nebo skupina výkresů používaná v
technických oborech, vytvořený ve vhodně zvoleném měřítku, zpravidla s
kótami. Obsahuje všechny informace nezbytné pro výrobu stroje, přístroje
a jiného výrobku či jeho součásti a pro realizaci stavby či její části.
Do této kategorie lze zařadit i výkresy, které nevznikají s cílem výroby
či stavby (např. školní technické výkresy). Uvádí se počet technických
výkresů.

**9.4 Grafický list** je jedním ze základních typů grafiky. Jde o
reprodukci pomocí některé standardní grafické metody (dřevoryt,
dřevořez, mědiryt, lept atp.), která je otištěna na samostatném archu
papíru. Grafický list může být opatřen paspartou a zavěšen na stěně,
nebo vložen do desek. Jako grafický list v digitální podobě se vykazují
díla počítačové grafiky. Uvádí se počet jednotlivých volných grafických
listů a vázaných souborů (cyklů), sérií a alb. Do poznámky se uvede, zda
jde o soubor, sérii, album apod. Zde se uvádí i užitá grafika (ex
libris), ilustrace vytržené z knih apod., nikoli však plakáty.

**9.5 Kresba** je výtvarné dílo, které je vytvářeno množstvím kresebných
pomůcek na dvourozměrné médium. Uvádí se počet jednotlivých kreseb a
jejich svázaných souborů (konvoluty), bez ohledu na to, zda jde o základ
pro následnou malbu jinou výtvarnou technikou, nebo o samostatné
výtvarné dílo, a bez ohledu na nástroj(e) použité při její tvorbě
(tužka, pero, uhel, pastel apod.). Do kreseb se zařazují i výjimečně
uchované malby (např. akvarely, koláže, oleje apod.), na výskyt malby se
upozorní v poznámce k evidenční jednotce jednoduchým vyjádřením (např. 1
olej).

10. Fotografické archiválie
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Fotografické archiválie jsou vyobrazení (pozitivní, negativní) získaná
procesem, který působením světla a prostřednictvím optické soustavy
zachycuje přímý a trvanlivý obraz na citlivý povrch bez ohledu na formu
nosiče. V poznámce je vyznačen výskyt nestabilních fotografických
materiálů.

V případě, že fotografická archiválie je na nestabilním materiálu a
došlo k jejímu zničení, uchovaná kopie je vykazována jako originál.

V dílčích evidenčních jednotkách u zpracovaných fotografických
archiválií se uvádí počet kusů:

**10.1 Fotografický snímek/fotografie na papírové podložce** obsahuje
záznam zpravidla třírozměrné předlohy/objektu, přenesený optickým
kopírováním z fotografického filmu či desky na světlocitlivý papír. Jako
fotografie na papírové podložce se rovněž eviduje „pravá fotografie“,
což je označení pro fotografii, která na první pohled nese znaky
poštovní korespondence (tj. z jedné strany obraz a z druhé strany místo
pro psaný vzkaz), avšak je zhotovena fotografickou cestou nikoliv
tiskovou technikou. Dále lze jako fotografie na papírové podložce
evidovat tisky digitálních či digitalizovaných fotografií tištěné pomocí
fototiskáren, plotrů a jiných zařízení. Patří sem i fotografická tabla,
pokud byla zhotovena fotografickou cestou jako jeden kus snímku.

**10.2 Fotografická deska** je deska z pevného materiálu (např. kov,
sklo) opatřená světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla
třírozměrné předlohy/objektu, na němž jsou světla předlohy tonálně
převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha
(diapozitiv).

**10.3 Listový film** je fotografický film (plast) normalizovaného
formátu (9×12 cm a větší) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje
záznam zpravidla třírozměrné předlohy/objektu, na němž jsou světla
předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální
hodnoty jako předloha (diapozitiv). Uvádí se počet listů.

**10.4 Svitkový film** je fotografický film ve formě pásu (plast),
pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné
předlohy/objektu, na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená
(negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha
(diapozitiv). Normalizovaný formát obrazového pole má velikost
obrazového pole 6×6 cm, případně velikosti odvozené (typicky 6×9 cm,
6×4,5 cm). Svitek může být rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo
pásy o několika obrazových polích. V tom případě se počítá každé
jednotlivé rozstříhané pole, nebo pás jako jeden kus a v poznámce k
evidenční jednotce se uvede, zda jde o pásy nebo pole. Svitkové filmy
jsou neperforované.

**10.5 Kinofilm** je fotografický film ve formě pásu (plast) pokrytý
světlocitlivou vrstvou. Normalizovaný formát obrazového pole je 36×24
mm, případně menší (typicky 24×24 mm, 18×24 mm u kinofilmu o šířce 35
mm) a pás obsahuje obvykle 36 obrazových polí. Pás může být rozstříhán
na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika obrazových polích. V
tom případě se počítá každé jednotlivé rozstříhané pole, nebo pás jako
jeden kus a v poznámce k evidenční jednotce se uvede, zda jde o pásy
nebo pole. Kinofilmy mají jednostrannou nebo oboustrannou perforaci.
Mezi kinofilmy řadíme i stereokotoučky, přičemž se uvádí počet kotoučků.
V poznámce k evidenční jednotce se zapíše, že jde o stereokotoučky.

**10.6 Mikrofilm** (též mikrografický film) je svitek nebo proužek
fotografického (termografického nebo vezikulárního) filmu (plast) s
mikrozáznamy.

**10.7 Mikrofiš** je listový film (plast) s mikrozáznamy uspořádanými do
řádek a sloupců. Dále zpravidla obsahuje okem čitelný titulek s
identifikačními údaji.

**10.8 Fotoalbum** je způsob adjustace fotografií na papírové podložce v
podobě vázané knihy nebo na volných listech určených k prohlížení
fotografií.

**10.9 Digitální fotografie** je evidenční jednotka pro zpracované
archiválie označující fotografickou archiválii vzniklou digitálně a
uloženou v digitální podobě. Uvádí se počet kusů digitálních fotografií
a jejich velikost v bytech.

11. Kinematografické filmy
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Kinematografické filmy jsou evidenční jednotka označující audiovizuální,
popř. pouze obrazové záznamy uspořádané v souvislém sledu na pásu
fotografického filmu nebo v datovém souboru, které při projekci
vyvolávají dojem pohybu. V poznámce je vyznačen výskyt nestabilních
fotografických materiálů, tj. nitrocelulózy a acetylcelulózy.

U nezpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů
evidenčních jednotek:

**11.1 Filmových pásů** (případně počet zvukových a kombinovaných pásů).

Pokud jsou v archivním souboru filmy s různou šíří, vzhledem k možnosti
jejich zpřístupnění se zapisují do samostatných dílčích evidenčních
jednotek např. filmové pásy A1 (v poznámce – 8 mm), filmové pásy A2 (v
poznámce – 16 mm).

**11.2 Jiných nosičů analogových záznamů.**

**11.3 Nosičů digitálních záznamů (DVD apod.).**

U zpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů
evidenčních jednotek:

**11.4 Kinematografické (audiovizuální, filmové) dílo** je dramaturgicky
nebo jinak blíže specifikovaný obrazový či zvukově obrazový záznam
(analogový i digitální) zejména přesně ohraničený (např. má název,
začátek, konec atp.) tak, aby mohl sloužit svému účelu. Na daném nosiči
(bez ohledu na jeho formu) je dílo zaznamenáno v logickém celku.
Logickým celkem se rozumí konečná podoba díla (i když se např.
nedochovala zvuková složka zvukově obrazového záznamu).

**Kinematografický (audiovizuální, filmový) záznam** je jakýkoliv záznam
obrazu či obrazu a zvuku, který při projekci vyvolává dojem souvislého
pohybu, a to bez ohledu na podobu nosiče a způsob záznamu informace
(analogový i digitální). U zpracovaných archiválií se uvádí počet
kinematografických děl a dalších kinematografických záznamů (obecně
Kinematografické záznamy), zvlášť v analogové a digitální podobě.
Kinematografická díla a záznamy v digitální podobě se uvádějí zvlášť
uložené na přenosných výměnných datových nosičích a mimo tyto nosiče.
Důvodem je skutečnost, že zatímco u kinematografických záznamů na nosiči
není povinný údaj o velikosti, protože není vždy zjistitelný, u
kinematografických záznamů bez nosiče, je tento údaj zjistitelný vždy.
Dalším důvodem je rozdílnost péče o tyto druhy archiválií. U záznamů v
digitální podobě se uvádí jejich velikost v bytech. Jako doplňková
informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvádí u filmových záznamů
počet nosičů. V poznámce k evidenční jednotce se uvede šíře filmových
pásů (obvykle 8, 16, 35 mm), pokud jde o kinematografický záznam nebo
dílo na filmovém pásu nebo jiném nosiči analogového záznamu. Jestliže
jsou v archivním souboru zpracovaná kinematografická díla nebo
kinematografické záznamy na nosičích s různou šíří, zapisují se do
samostatných dílčích evidenčních jednotek, např. kinematografické
záznamy na nosičích A1 (v poznámce – 8 mm), kinematografické záznamy na
nosičích A2 (v poznámce – 16 mm). U nezpracovaných digitálních
kinematografických děl a digitálních kinematografických záznamů bez
nosiče, které jsou zjevně identifikovatelné, se uvádí jejich počet.
Pokud není počet děl (záznamů) tohoto druhu patrný, nebo jsou součástí
většího digitálního celku, evidují se jako digitální dataset. Obdobně
jako kinematografická díla a kinematografické záznamy jsou evidována
audiovizuální díla určená pro televizní vysílání.

12. Zvukové archiválie
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Zvukové archiválie obsahují jakýkoliv zvukový záznam v analogové či
digitální podobě uložený na záznamovém médiu bez ohledu na jeho vnější
podobu nebo v datovém souboru.

Zvukové archiválie se dělí na tyto typy evidenčních jednotek:

U nezpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů
evidenčních jednotek:

**12.1 Fonografický váleček** je zvukový nosič (přepisovatelný i
nepřepisovatelný) z kovu, pryskyřice, celuloidu, gumy, vosku nebo z
plastu v podobě dutého válce.

**12.2 Fonografický drát (fonodrát)** je přepisovatelný zvukový nosič v
podobě kovového drátu navinutého na cívce.

**12.3 Gramofonová deska** je nepřepisovatelný zvukový nosič v podobě
tenké kruhové desky z vulkanizované gumy, šelaku nebo plastu, na němž je
zvuk zaznamenán mechanicky, ve formě spirálovité drážky.

**12.4 Matrice** je zvukový nosič v podobě kovového disku, který
zpravidla slouží k výrobě raznic pro lisování gramofonových desek.

**12.5 Magnetofonový pásek** je přepisovatelný zvukový nosič v podobě
pásky obvykle z plastu navinuté na cívce nebo středovce, jejíž povrch je
pokryt magnetizovanou vrstvou, umožňující záznam zvuku.

**12.6 Audiokazeta** je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky
obvykle z plastu zabudované do ochranného pouzdra (kazety), jejíž povrch
je pokryt magnetizovanou vrstvou, umožňující záznam zvuku. Sem se řadí i
audiokazety s digitálním záznamem zvuku (DAT).

**12.7 Kompaktní disk** je zvukový nosič (přepisovatelný i
nepřepisovatelný) v podobě disku z plastu umožňující digitální záznam
zvuku.

U zpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů
evidenčních jednotek:

**12.8 Zvukové dílo** je dramaturgicky nebo jinak specifikovaná zvuková
nahrávka (zvukový záznam) zejména přesně ohraničená (např. má název,
začátek a konec atp.) tak, aby mohla sloužit určitému účelu. Obvykle je
dílo zaznamenáno na nepřepisovatelném médiu (bez ohledu na jeho podobu),
které může být hromadně šířeno (komerčně nebo účelově).

**Zvukový záznam** (též zvuková nahrávka) je jakýkoliv zvuk zachycený na
zvukovém nosiči (např. fonografický váleček, gramofonová deska,
magnetofonový pásek, CD, DVD atd.). U zpracovaných archiválií se uvádí
počet zvukových děl a dalších zvukových záznamů (obecně Zvukové
záznamy), a to zvlášť v analogové a zvlášť v digitální podobě. Počet
zvukových záznamů se uvádí u jednotlivých evidenčních jednotek
vymezených podle typu nosičů. Zvuková díla a záznamy v digitální podobě
se uvádějí zvlášť na uložené na přenosných výměnných datových nosičích a
mimo tyto nosiče. U digitálních zvukových záznamů se uvádí velikost v
bytech. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se
uvádí u analogových zvukových záznamů počet nosičů.

U nezpracovaných digitálních zvukových děl a digitálních zvukových
záznamů bez nosiče, které jsou zjevně identifikovatelné, se uvádí jejich
počet. Pokud není počet děl (záznamů) tohoto druhu patrný, nebo jsou
součástí většího digitálního celku, evidují se jako digitální dataset.

13. Tisky
^^^^^^^^^

Do této evidenční jednotky se zahrnují vydané rozmnoženiny určené k
šíření (zpravidla veřejnému), pokud nejsou součástí spisů. Z těchto
důvodů mezi tisky náleží i rukopisné plakáty. Do evidenční jednotky se
nezahrnují knihy, monografie a periodika, které jsou součástí archivních
knihoven. Mezi tisky neřadíme hudebniny, technickou dokumentaci, mapy,
atlasy, grafické listy a případné další archiválie, které jsou
vykazovány jako samostatné evidenční jednotky, případně dílčí evidenční
jednotky.

Jde o evidenční jednotku pro zpracované a inventarizované archiválie. U
nezpracovaných se uvádějí pouze tehdy, jsou-li patrné na první pohled.
Uvádí se počet následujících dílčích evidenčních jednotek:

**13.1 Tisky do roku 1800** jsou staré tisky (včetně prvotisků) – knihy,
monografie a periodika, brožury, letáky, jednolisty vytištěné od
vynálezu knihtisku do roku 1800 včetně. V poznámce musí být vždy
uvedeno, o jaký druh tisku jde (např. brožura, leták). Monografií se
rozumí neseriálová publikace, která systematicky, všestranně a podrobně
pojednává o jednom, zpravidla úzce vymezeném tématu. Periodikem je
dokument vydávaný postupně v samostatných částech spojených společným
názvem, označením posloupnosti (např. průběžným číslováním), jednotnou
úpravou a obsahovým zaměřením v pravidelných intervalech se záměrem
stálého pokračování, např. noviny, časopisy, periodické sborníky. Za
evidenční jednotku je podle faktického dochování považován také konvolut
několika spojených letáků, jeden svazek periodika za určité období nebo
naopak samostatný jednolist. Jednolistem se rozumí dřevořezový obrázek
obvykle devocionálního charakteru, původem ze západní Evropy, bez textu
nebo s textem dopsaným rukou, předchůdce deskotisku a knihtisku z konce
14. a poč. 15. stol. nebo malá publikační forma obsahující většinou
letákové noviny a nábožensko-politické pamflety, resp. masová kázání.

**13.2 Tisky po roce 1800** jsou neperiodické publikace, tedy
rozmnoženiny literárních, vědeckých, nebo uměleckých děl úředního i
neúředního charakteru určené k veřejnému šíření, které jsou vydány
jednorázově, popřípadě nejvýše jednou ročně (ročenky) anebo po částech i
častěji. Pokud tvoří jeden celek, pak je tento celek jednou evidenční
jednotkou. Tisky po roce 1800 jsou vždy zhotoveny polygrafickou
technikou (v tom se liší od rukopisů) a opatřeny vazbou; ostatní tištěné
dokumenty kromě map, atlasů, fotografií z tiskáren, plakátů, pohlednic,
cenných papírů, štočků a grafických listů se evidují jako kartony a
fascikly.

Pro tisky do roku 1800 a po roce 1800 platí tato **společná pravidla**:

• Za evidenční jednotku je podle faktického dochování považován také
  svazek obsahující několik přívazků či přítisků. Dokument z několika
  svazků nebo částí, které tvoří z hlediska autorského nebo vydavatelského
  záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek a je zpravidla spojen
  společným názvem (vícesvazkové dílo, např. encyklopedie) se vykazuje
  jako jedna evidenční jednotka.
• Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.
• Mezi tisky po roce 1800 se rovněž nepočítají korekturní kartáčové
  otisky, separátní otisky článků, výstřižky novin a časopisů po roce
  1800, propagační letáky, katalogy výstav apod.


**13.3 Pohlednice** je polygrafický výrobek zpravidla standardizovaných
rozměrů s vytištěným obrazovým námětem na neadresní straně kartonového
lístku a potiskem adresní strany, která je vyhrazena pro adresu a krátké
sdělení. U pohlednic z období před lety 1905–1908 je pro krátké sdělení
vyhrazena strana obrazového námětu. Jde o obrazový dokument pořízený
tiskovou technikou (ušlechtilé fotografické tisky, od r. 1960 ofsetový
tisk).

**13.4 Plakáty** jsou jednostranné tisky vystavované za účelem šíření
informace na veřejných místech, které s použitím textu, obrazu nebo
obojího společně upoutávají, nabízejí zboží, umělecká díla či produkce,
zábavu, názory a podobně. Mezi plakáty řadíme rovněž netištěné plakáty.
Jako plakáty se naopak neoznačují vylepované úřední vyhlášky.

**13.5 Cenné papíry** jsou dílčí dlužní úpisy (obligace, pokladniční
poukázky, zástavní listy), podílové úpisy (akcie, kuksy, podílové
listy), obchodní cenné papíry (směnky). Uvádí se jejich počet, v
poznámce musí být vždy uvedeno, o jaký typ cenného papíru se jedná:

* Obligace, jinak také dluhopisy, jsou cennými papíry zakládajícími
  nárok na finanční plnění klienta vůči emitentovi. Jedná se o podíly na
  jednom celkovém úvěru.

* Pokladniční poukázka je krátkodobý dlužní úpis vydávaný peněžními
  ústavy nebo státem.

* Zástavní list je úvěrový cenný papír emitovaný peněžním ústavem pro
  dlužníka, který si chce od peněžního ústavu opatřit půjčku.

* Akcie je druh cenného papíru, který s sebou nese podíl na akciové
  společnosti, popř. komanditní společnosti na akcie.

* Kuks je druh cenného papíru vyjadřující podíl na těžířstvu.

* Podílový list je druh cenného papíru, jenž svědčí o závodním,
  obchodním nebo členském podílu, popř. kmenovém vkladu na společnosti s
  ručením omezeným, popř. neomezeným.


Výše uvedené cenné papíry se evidují jako tato evidenční jednotka i v
případě, že nemají tištěnou podobu.

**13.6 Štoček** je v polygrafii (knihtisku) druh tiskařské formy
(dřevěný špalíček, tisková deska z kamene, kovu, linolea, písmoviny či
plastu). Pro použití se vyleptá chemicky (chemigrafie, zinkografie) či
elektrolyticky, případně se vyryje. V poslední době se používá též
laser. Po nanesení barvy se pak pomocí něho tiskne přitlačením na
příslušné médium (většinou papír). Uvádí se počet štočků.

14. Balíky
^^^^^^^^^^

Balík je evidenční jednotka užívaná v archivnictví pouze pro
nezpracované archiválie. Pomocí této evidenční jednotky se eviduje
materiál uložený v balících, nearchivních krabicích apod. Balíky jsou
svázané nebo jinak adjustované tak, aby vždy tvořily ručně
manipulovatelné celky. Velikost balíků nebo krabice nerozhoduje, za
balík však nelze považovat neadjustovaný materiál volně uložený do polic
apod. Pokud jsou nezpracované archiválie z důvodu jejich lepší ochrany
uloženy do kartonů, vykazují se jako kartony.

**14.1** Pokud jsou nezpracované archiválie uloženy v **pořadačích**
(tuhé desky, šanony), uvádí se počet pořadačů.

15. Digitální datasety (datové balíčky)
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Digitální dataset (datový balíček) je evidenční jednotka označující sadu
dat, která byla původně vytvořena nebo spravována prostřednictvím
výpočetní techniky a která byla vybrána za archiválii a jejíž replika je
uložena v Národním archivu nebo archivu oprávněném k ukládání archiválií
v digitální podobě nebo bezpečnostním archivu. Dataset (datový balíček)
má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou obsažena a
strukturována data (např. spisy, výsledky průzkumu, sčítání lidu,
inventáře, databáze, prezentace, webové stránky, matematické modely
apod.) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v
bytech. Digitální dataset (datový balíček) je evidenční jednotkou pro
nezpracované archiválie. Spisy tvoří datové balíčky pro předávání
dokumentů a jejich metadat do archivu.

16. Digitální archivní jednotka (DAJ)
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

DAJ – digitální archivní jednotka je množstevní evidenční jednotka pro
zpracované digitální archiválie. Označuje databáze, prezentace, webové
stránky, matematické modely, soubory spisů v digitální podobě.

Fotografie, filmová a zvuková díla a záznamy, úřední knihy,
registraturní pomůcky, rukopisy, mapy, technické výkresy, atlasy,
grafické listy, kresby v digitální podobě se evidují jako příslušné
evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků –
digitálních archivních jednotek (DAJ).

17. Jiné
^^^^^^^^

Evidenční jednotka Jiné popisuje součásti archivního souboru nezařazené
do předchozích typů evidenčních jednotek. Jako jednotliviny se evidují
pouze tehdy, pokud nejsou součástí jiné archiválie (např. důkazní
předměty v soudních spisech), v opačném případě se považují za dílčí
evidenční jednotky. Jako evidenční jednotky se zařazují pouze tehdy,
jestliže mají přímou souvislost s archivním souborem. V evidenci se vždy
uvádí počet zpracovaných předmětů numizmatické a faleristické povahy.
Ostatní předměty jsou evidovány v dílčí evidenční jednotce „jiné“.
Specifikace evidovaných předmětů je vždy uvedena v poznámce.

Ze zpracovaných archiválií této evidenční jednotky jsou vyčleněny dvě
dílčí evidenční jednotky hodné zvláštního zřetele.

**17.1 Předměty numizmatické povahy** jsou nejčastěji oběživo, především
peníze, tj. platidla kovová (mince) a papírová (bankovky, státovky),
méně pak nouzové, výtěžkové a obchodní peníze, příležitostné mince,
střelecké, školní aj. odměny, platební peníze, peněžní náhražky
(potvrzenky, chudinské peníze, stravenky, poukázky na zboží, přídělové
doklady). Předměty napodobující formu mincí (početní mince, žetony
pamětní i výherní, kovové známky platební a identifikační) či jejich
vnější vzhled – medaile (pamětní, portrétní), plakety (většinou obdélné
a jednostranné) a jiné příležitostné ražby, novoražby, faksimile
platidel, studijní kopie mincí, medailí (např. galvanoplastické a jiné
odlitky, otisky do fólií atd.) a raznice uvedených předmětů. Uvádí se
vždy počet zpracovaných předmětů numizmatické povahy, specifikace
evidovaných předmětů je vždy uvedena v poznámce. U nezpracovaných
archiválií jsou tyto údaje uváděny pouze v případě, že jsou na první
pohled identifikovatelné.

**17.2 Předměty faleristické povahy** jsou řádové dekorace a
vyznamenání. Řadí se sem dekorace podle hodnosti svého nositele
(velmistr, velkokříž, velkodůstojník, komandér, komtur, důstojník,
rytíř, devoční člen apod.) nebo číselně vyjádřené třídy řádu v různém
provedení (klenot v podobě kříže, medailonu, řádová hvězda a další
doplňky, řetězy, náprsní velkostuhy, nákrční stuhy, řetízky, stužky pro
medailon). Dále sem patří vyznamenání odvozená z řádových dekorací
(stužka se zavěšeným křížem, medailonem, hvězdou) podobná předmětům
numismatické povahy (pamětní mince, medaile a plakety v kazetách atd.),
ceny (vědecké, umělecké, sportovní), skulptury či jiné předměty umělecké
či uměleckořemeslné povahy a odznaky. Vyznamenání, ceny a odznaky
většinou nejsou děleny do tříd, ale stupně se rozlišují např. podle
materiálu (zlaté, stříbrné, bronzové atd.) a přidáním dalších doplňků (s
korunou, s brilianty). Kromě původní velikosti existují řádové dekorace
ve formě zmenšenin, miniatur, rozet, obdobně vyznamenání v redukované
podobě (obdélníkové stužky).

Uvádí se vždy počet zpracovaných předmětů faleristické povahy,
specifikace evidovaných předmětů je vždy uvedena v poznámce. Předmět
numizmatické nebo faleristické povahy, k němuž je dochován spisový
materiál (například dekret o vydání) se eviduje jako karton, fascikl
nebo balík.

**17.3 Jiné** **–** do této dílčí evidenční jednotky se zařazují všechny
ostatní předměty. Náleží sem například alba obsahující různé typy
dokumentů (fotografie a zároveň výstřižky, tisky, plakáty atp.), knihy s
podpisy návštěv nemající charakter kroniky, alba, sešity a památníky
obsahující podpisy, zápisy a kresby od různých osob a korporací, vlajky
a standarty, tabla (s výjimkou fotografických tabel, která byla
zhotovena fotografickou cestou jako jeden kus snímku/fotografie),
vzorky, vzorníky, obaly a etikety zboží, propagační předměty, rentgenové
snímky, původní hodnotné obaly dokumentů (například dobové kožené tubusy
na pergamenové listiny) a další trojrozměrné předměty, které mají přímou
souvislost s archivním souborem a nejsou součástí jiné archiválie
(například důkazní předměty v soudních spisech, vzorky látek v
katalozích zboží).

Seznam zkratek používaných pro evidenční jednotky (tučně jsou vyznačeny hlavní evidenční jednotky)
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **Označení** | **Evidenční jednotka**                          | **Zkratka** |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **1.**       | **Listiny do roku 1850**                        | lio         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **2.**       | **Listiny po roce 1850**                        | lip         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **3.**       | **Úřední knihy a rukopisy**                     |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 3.1          | Úřední knihy                                    | ukn         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 3.2          | Rukopisy                                        | rkp         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **4.**       | **Registraturní pomůcky**                       |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 4.1          | Podací protokoly                                | ppr         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 4.2          | Indexy                                          | ind         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 4.3          | Elenchy                                         | ele         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 4.4          | Repertáře                                       | rep         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **5.**       | **Kartotéky**                                   | ktt         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **6.**       | **Typáře a jejich samostatné otisky**           |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 6.1          | Pečetidla                                       | pec         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 6.2          | Razítka                                         | raz         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 6.3          | Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky      | otd         |
|              | typářů                                          |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **7.**       | **Kartony**                                     | kar         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **8.**       | **Fascikly**                                    | fas         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **9.**       | **Mapy, technické výkresy, grafické listy,      |             |
|              | kresby**                                        |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 9.1          | Mapy                                            | map         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 9.2          | Atlasy                                          | atl         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 9.3          | Technické výkresy                               | tvy         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 9.4          | Grafické listy                                  | gli         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 9.5          | Kresby                                          | kre         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **10.**      | **Fotografické archiválie**                     |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.1         | Fotografie na papírové podložce                 | fsn         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.2         | Fotografické desky                              | fsd         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.3         | Listové filmy                                   | lfi         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.4         | Svitkové filmy                                  | sfi         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.5         | Kinofilmy                                       | kin         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.6         | Mikrofilmy                                      | mf          |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.7         | Mikrofiše                                       | mfis        |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.8         | Fotoalba                                        | fal         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 10.9         | Digitální fotografie                            | dfo         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **11.**      | **Kinematografické filmy**                      |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 11.1         | Filmové pásy                                    | fpa         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 11.2         | Jiné nosiče analogových záznamů                 | anz         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 11.3         | Nosiče digitálních záznamů                      | mhz         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 11.4         | Kinematografické záznamy (díla) v analogové i   | kza         |
|              | digitální podobě                                |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **12.**      | **Zvukové archiválie**                          |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.1         | Fonografické válečky                            | fva         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.2         | Fonografické dráty                              | fdr         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.3         | Gramofonové desky                               | gd          |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.4         | Matrice                                         | mat         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.5         | Magnetofonové pásky                             | mg          |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.6         | Audiokazety                                     | aka         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.7         | Kompaktní disky                                 | kdi         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 12.8         | Zvukové záznamy (díla) v analogové i digitální  | zza         |
|              | podobě                                          |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **13.**      | **Tisky**                                       |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 13.1         | Tisky do roku 1800                              | tio         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 13.2         | Tisky po roce 1800                              | tip         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 13.3         | Pohlednice                                      | poh         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 13.4         | Plakáty                                         | pkt         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 13.5         | Cenné papíry                                    | cpa         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 13.6         | Štočky                                          | sto         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **14.**      | **Balíky**                                      | bal         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 14.1         | Pořadače                                        | poř         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **15.**      | **Digitální datasety (datové balíčky)**         | dts         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **16.**      | **Digitální archivní jednotka (DAJ)**           | daj         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| **17.**      | **Jiné**                                        |             |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 17.1         | Předměty numizmatické povahy                    | pnp         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 17.2         | Předměty faleristické povahy                    | pfp         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+
| 17.3         | Jiné                                            | jin         |
+--------------+-------------------------------------------------+-------------+

Archivní pomůcky
---------------------

Archivní pomůckou je informační systém (souhrn informací), který se
vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v
obsahu a rozsahu archivního souboru, části archivního souboru nebo jeho
série a který podává informaci o souvislostech (kontextu) archiválií.
Archivní pomůcka slouží jak archivářům, tak badatelům. Za platné
archivní pomůcky se považují pouze ty, které byly schváleny a jsou
evidovány v evidenci NAD. Poté se předkládají badatelům.

Archivní pomůcky se vytvářejí a zpřístupňují badatelům v listinné i v
digitální podobě. Listinné pomůcky se badatelům předkládají v badatelně
archivu. V této podobě jsou přístupné rovněž pomůcky v ústřední knihovně
pomůcek spravované odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva
vnitra. Zpřístupnění pomůcek této knihovny podléhá badatelskému řádu.
Pomůcky v digitální podobě mohou být zpřístupněny na monitorech v
badatelně archivu nebo dálkovým přístupem prostřednictvím webového
rozhraní. Archivní pomůcky v digitální podobě mají zpravidla
standardizovanou podobu a jejich údaje mohou být využívány při tvorbě
šířeji koncipovaných informačních systémů. Ve výjimečných případech
archivní pomůcky nabývají podoby standardní publikace, ať v listinné
nebo digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecká instituce, která
popisované archiválie vede v základní nebo druhotné evidenci NAD,
uchovává příslušnou archivní pomůcku v obou podobách. Archivní pomůcky
primárně vznikají v českém jazyce, v případě potřeby je přípustné
vytváření cizojazyčných mutací, které se v evidenci NAD evidují jako
samostatné archivní pomůcky.

Archivní pomůcky se člení na základní, speciální a referenční:

a) **Základními** archivními pomůckami jsou prozatímní inventární
   seznam, manipulační seznam prvního a druhého typu, inventář, dílčí
   inventář a katalog. Prozatímní inventární seznam a manipulační seznam
   prvního i druhého typu jsou považovány za prozatímní pomůcky v tom
   smyslu, že v delším časovém horizontu se předpokládá jejich nahrazení
   pomůckami vyššího typu (inventář, katalog). Základní archivní pomůcky se
   vytvářejí nejčastěji, jejich struktura má univerzální ustálenou podobu,
   kterou lze aplikovat na většinu archivních souborů. Archiválie vedené v
   prozatímním inventárním seznamu a manipulačním seznamu prvního a druhého
   typu se považují za zpracované, ale neinventarizované. Archiválie vedené
   v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu jsou považovány za
   inventarizované. Tato základní pravidla přinesla zcela novou definici
   manipulačního seznamu a významně pozměnila definici inventáře a
   katalogu. Tato skutečnost nemá však žádný vliv na platnost schválených
   archivních pomůcek vytvořených podle dřívějších předpisů (inventář,
   prozatímní inventární seznam, sdružený a skupinový inventář, katalog).

b) **Speciálními** archivními pomůckami jsou rejstřík, tematický
   katalog, soupis archiválií a tematický rejstřík.

   Vyhotovují se pouze tam, kde je to účelné, tedy ve speciálních
   případech. Mohou se vztahovat k jednomu (rejstřík, soupis archiválií) i
   více archivním souborům (soupis archiválií, tematický katalog, tematický
   rejstřík). Archivní soubory nebo jejich části popsané pomocí speciálních
   archivních pomůcek nemají vnitřní vertikální členění, nejsou členěny do
   sérií. Archiválie opatřené speciální archivní pomůckou jsou považovány
   za inventarizované.

c) **Referenčními** archivními pomůckami jsou soupis fondů, popis fondu,
   průvodce a edice. Tyto archivní pomůcky podávají obecné, přehledové
   informace o archivním souboru nebo archivních souborech. Referenční
   pomůcky jsou historicky vzniklou formou archivních pomůcek. Ty, které
   byly vytvořeny a jsou vedeny v evidenci NAD, jsou platné, nadále se však
   nevytvářejí. Podchycení archiválií pomocí referenčních pomůcek se
   neprojevuje ve výkazu zpracovanosti archiválií.


Následující text uvádí formální náležitosti jednotlivých typů archivních
pomůcek (strukturu vlastního popisu archiválií **uvádí kapitola 4 a
5**). U archivních pomůcek v digitální podobě se všude tam, kde jsou
podrobně charakterizovány údaje obsažené např. na titulní stránce, v
tiráži apod. automaticky předpokládá výskyt zmíněných údajů v metadatech
archivní pomůcky. V závislosti na konkrétním technickém řešení mohou být
některé části úvodu inventáře v elektronické podobě řešeny odkazem na
údaje z jiných registrů (např. registru původců apod.).

**Prozatímní inventární seznam** je základní seznam všech inventárních
jednotek archivního souboru nebo jeho částí vycházející z původního
uspořádání zpracovaných dokumentů nebo vytvořený na základě jiných
vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s
uvedením evidenčních jednotek, pořízený pro evidenci archivního
materiálu a k orientaci v jeho obsahu. Má titulní list a tiráž.
Prozatímní inventární seznam je prozatímní pomůckou, v delším časovém
období se předpokládá jeho nahrazení inventářem nebo vyšším typem
archivní pomůcky.

Nevýhodou prozatímního inventárního seznamu je ne vždy jasné vymezení
inventárních jednotek a problémy s nestabilitou čísel inventárních
jednotek, které často znemožňují citaci archiválií podchycených tímto
typem archivní pomůcky. V minulosti byl tento typ pomůcky vyhotovován ve
velkých počtech, v současnosti se naopak doporučuje redukce přeměnou
těchto pomůcek v inventáře nebo manipulační seznamy. Od 1. 7. 2012 tento
typ archivní pomůcky není vyhotovován.

**Manipulační seznam prvního a druhého typu** je základní archivní
pomůcka. Obdobně jako prozatímní inventární seznam má prozatímní
charakter v tom smyslu, že v delším časovém intervalu se předpokládá
jeho nahrazení inventářem nebo vyšším typem archivní pomůcky. Zpravidla
vzniká jako výsledek kvalitní práce archiváře provádějícího výběr
archiválií. Slouží do doby, než vznikne jiný typ archivní pomůcky s
větší stálostí (např. inventář).

**a) Manipulační seznam prvního typu** se vytváří k jednomu
**přírůstku** nebo jeho části na základě seznamu popisujícího přírůstek.

**b) Manipulační seznam druhého typu** se vytváří k jednomu **archivnímu
souboru** nebo jeho části; na základě předávacího seznamu popisujícího
přírůstek nebo na základě změn, které nastaly s archiváliemi uvnitř
archivu, je doplněn stávající manipulační seznam; nově vzniklý
manipulační seznam předchozí manipulační seznam plně nahrazuje.

Volba prvního nebo druhého typu manipulačního seznamu je dána ohledem na
očekávané přírůstky. Zejména u velkých fondů a u registratur, u kterých
dochází k časté změně spisových plánů, nemusí být vždy výhodné provádět
ihned po převzetí přírůstku manipulaci. Je vhodnější ji odložit až na
pozdější dobu, kdy převzatý materiál bude vykazovat větší (a
jednotnější) celistvost. Tehdy bude podroben inventarizaci. Naopak u
fondů s méně častými přírůstky a stabilním spisovým plánem bude možné
provádět manipulaci hned po převzetí přírůstku a každým novým
manipulačním seznamem nahradit manipulační seznam předchozí.

Manipulační seznam se vytváří podle potřeby archivu (tj. v závislosti na
potřebě archivů provádět nahlédací a badatelskou agendu a možnosti
takový seznam vytvořit na základě předávacího protokolu). Základem je
elektronická podoba, která se upravuje s každým dalším přírůstkem.
Manipulační seznamy je možno vytvářet i k sériím. Nová verze archivní
pomůcky dostane nové číslo archivní pomůcky v NAD. Pokud zcela nahradí
předchozí pomůcku, tato se z evidence NAD vyřadí. Jde o archivní pomůcku
ke zpracovaným archiváliím. Zasílána je do druhotné, nikoli však
ústřední evidence NAD. Její elektronická podoba se ukládá do IS PEvA
podle přílohy č. 6.

Manipulační seznam vždy obsahuje:

1. Titulní list obsahující obdobné údaje jako titulní list inventáře a
   typ manipulačního seznamu.

2. Úvod zahrnující údaje o původci (nejméně jeho název, data existence a
   sídlo) a předávajícím subjektu, údaje o výběru archiválií, nakládání s
   nimi po převzetí do archivu, číslo a datum vnější změny; údaje o
   fyzickém stavu a ošetření archiválií; záznam o vytvoření pomůcky (kdo a
   kdy zpracoval).

3. Jednotky popisu, přičemž hloubka popisu končí alespoň na úrovni
   složka, kterou tvoří hierarchicky nejnižší spisový znak nebo nejnižší
   prvek (entita) umělého schématu třídění, blíže **viz kapitolu 3.4.1**.
   Pouze v případě manipulačního seznamu může úroveň složka obsahovat více
   druhů evidenčních jednotek (jedná se o tzv. složku manipulačního
   seznamu, **viz kapitolu 3.3.3**). V případě, že je rozsah archiválií ve
   složce manipulačního seznamu větší než jeden karton, jeden DAJ, jeden
   fascikl, nebo jiná takovému množství odpovídající jednotka s
   přihlédnutím ke způsobu předkládání, je nutné vytvořit složky samostatně
   pro každý druh evidenční jednotky, resp. dílčí evidenční jednotky (**viz
   kapitolu 3.4.1**). U každé složky či podsložky se uvádí alespoň pořadové
   číslo (průběžné číslo popisných jednotek v rámci manipulačního seznamu),
   označení ukládací jednotky (ukládací číslo), popis obsahu, dílčí
   evidenční jednotky a datace. Ukládacím číslem se rozumí jedinečné
   označení evidenčních jednotek, nebo obalu, v nichž jsou uloženy.
   Doporučuje se, aby se u manipulačního seznamu prvního typu jednalo o
   kladná celá čísla ve více samostatných řadách a u manipulačního seznamu
   druhého typu o kladná celá čísla v jedné řadě.

4. Tiráž s údaji uváděnými jako u inventáře s výjimkou počtu jednotek
   popisu, ale s výčtem a počtem dílčích evidenčních jednotek.


**Inventář** je základní archivní pomůcka. Vytváří se k archivnímu
souboru. Dílčí inventář se vytváří k uzavřené části archivního souboru
(např. u neuzavřených archivních souborů). V inventáři i dílčím
inventáři jsou archiválie popsány v rámci inventárního seznamu, a to v
sériích úrovně 1 až n, složkách a jednotlivostech dle příslušného
pořádacího schématu.

Složky jsou členěny dle evidenčních jednotek. Platí, že maximální rozsah
jednotky popisu pro tento typ pomůcky je 1 karton, 1 DAJ nebo jiná
takovému množství odpovídající jednotka s přihlédnutím ke způsobu
předkládání, tedy např. kartotéční zásuvka, krabice, fascikl, obálka
apod. Pokud je rozsah archiválií v této složce větší než výše uvedené
množství, složka se rozepíše v podsložkách.

Inventář obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a
literatury (pokud je seznam účelný), inventární seznam, rejstříky (pokud
jsou účelné) a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu
(registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky,
seznam používaných zkratek, případně konkordanční tabulky, převody
starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).

**Titulní list inventáře** obsahuje:

a) název archivu nebo kulturně vědecké instituce, či jméno nebo název
   správce, respektive držitele archiválií,

b) název archivní pomůcky,

c) časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem
   archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou), včetně
   prior a posterior,

d) druh archivní pomůcky,

e) číslo evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního
   souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,

f) evidenční číslo archivní pomůcky,

g) jméno zpracovatele nebo jména zpracovatelů archivní pomůcky,

h) místo a rok vyhotovení archivní pomůcky.


**Úvod inventáře** je tvořen pěti kapitolami:

a) dějiny původce archiválií, tj. organizační a kompetenční vývoj
   instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních fondů
   životopisy osob (v elektronické podobě lze řešit odkazem na údaj v
   registru původců – **viz dále kapitoly 4.3.1 a 6.2.1**),

b) dějiny archivního souboru, nebo jeho části, tj. popis registratury
   původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje, s údaji o uložení
   dokumentů, jejich dřívějším zpracování a případných ztrátách před
   převzetím do archivu a informace o výběru a okolnostech příjmu
   archiválií (**viz kapitoly 4.3.2, 4.3.5, 4.4.4, 4.7.2**),

c) archivní charakteristika archivního souboru, tj. rozbor stavu
   zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a struktury
   archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů, důležité odkazy na jiné
   dokumenty, archiválie nebo evidence související s archivním souborem,
   údaje o jeho uzavřenosti a předpokládaných přírůstcích (**viz kapitoly
   4.3.3, 4.3.6, 4.7.3, 4.5.2**),

d) stručný rozbor obsahu archivního souboru (**viz kapitolu 4.3.4**),

e) záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky,
   tj. kdo, kdy a ve kterém archivu ji zpracoval, kdo sestavil inventář a
   jaké využil prameny (**viz kapitolu 4.7.1**).


**Tiráž inventáře** se umisťuje na poslední straně archivní pomůcky a
obsahuje tyto údaje:

a) název archivní pomůcky (zpravidla totožný s názvem archivního souboru
   s případnou specifikací jeho částí),

b) časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem
   archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou),

c) počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou (v
   závorce se specifikují počty druhů dílčích evidenčních jednotek
   odpovídající rubrikám evidenčního listu Národního archivního dědictví),

d) počet jednotek popisu, které lze na základě archivní pomůcky
   zpřístupnit,

e) rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných metrech,

f) stav archivní pomůckou zpřístupněných archiválií ke dni,

g) značka archivního souboru, pokud existuje,

h) jméno a příjmení zpracovatele archivního souboru,

i) údaje o tom, kdo archivní pomůcku sestavil (popř. údaj o autorovi
   úvodu, byl-li jiný než výše uváděný zpracovatel),

j) počet stran archivní pomůcky,

k) údaje o tom, kdo archivní pomůcku schválil s číslem jednacím a datem
   schválení.


**Katalog** je základní archivní pomůcka. Jde o nejpodrobnější typ
pomůcky, který se vzhledem k časové i odborné náročnosti vytváří spíše
výjimečně, zpravidla tam, kde existují speciální typy archiválií nebo
jejich výjimečné části (např. pečetě, veduty), které si zaslouží
zvláštní pozornost. Katalog se vytváří vždy k archivnímu souboru nebo
jeho části. V katalogu jsou archiválie popsány pomocí katalogových
záznamů. Archivní fond je při katalogizaci členěn do sérií úrovně 1 až
n, složek, jednotlivostí a dle příslušného pořádacího schématu až po
části jednotlivostí. Platí, že požadovaný rozsah jednotky popisu pro
tento typ pomůcky je konkrétní archiválie nebo její část. Její popis
tvoří katalogový záznam.

Katalog obsahuje titulní list, obsah, úvod se seznamem použitých pramenů
a literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž. Součástí je i obsah
a přílohy k úvodu (registraturní plány, schéma archivní struktury fondu
nebo sbírky, seznam používaných zkratek, případně konkordanční tabulky,
převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).

Titulní list katalogu obsahuje stejné údaje jako titulní list inventáře.
Úvod katalogu obsahuje stejné kapitoly jako úvod inventáře, přičemž
některé z výše uvedených částí úvodu katalogu mohou být v elektronické
podobě řešeny odkazem na údaje z jiných registrů. Tiráž uvádí stejné
údaje jako tiráž inventáře, místo počtu popisných jednotek se však uvádí
počet katalogových záznamů.

**Speciální archivní pomůcky**

**Rejstřík** je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo
názvový) a věcný ukazatel, sloužící k podrobné orientaci po obsahu
archivního souboru nebo jeho částí. Musí mít titulní list, úvod, obsah,
seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž. Jako samostatná
archivní pomůcka je odlišný od rejstříků k archivním pomůckám nebo
jejich částem. Vyhotovuje se zpravidla tam, kde neexistuje vertikální
struktura archivního souboru a archiválie mají jednotný charakter.

**Tematický katalog** je soupis jednotlivých archiválií, tvořený
katalogovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních
souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický katalog má všechny
náležitosti katalogu.

**Soupis archiválií** je soupis jednotlivých archiválií, tvořený
obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních
souborů s přesnými údaji o jejich uložení.

**Tematický rejstřík** je abecedně uspořádaný jmenný (osobní,
geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, vypracovaný k vymezenému
tématu z jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení.
Tematický rejstřík má všechny náležitosti rejstříku.

.. [1]
   Definice provenienčního a pertinenčního principu – **viz kapitolu
   2.6**.

.. [2]
   Metodický návod č. 1/2012 odboru archivní správy a spisové služby MV
   k vedení evidence Národního archivního dědictví podle vyhlášky č.
   645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o
   archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
   novely č. 213/2012 Sb. (č. j. MV-73402-1/AS-2012), Hlava XII.

.. [3]
   Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu. Praha,
   Archivní správa Ministerstva vnitra 1958.

.. [4]
   V roce 1990 vzniklá Rada vlády pro BESIP splňuje všechny předpoklady
   být samostatným původcem, ovšem agendu spravovalo nejprve federální
   Ministerstvo vnitra 1990–1992, následně Ministerstvo vnitra ČR
   1993–1998, Ministerstvo dopravy a spojů 1998–2001 a Ministerstvo
   dopravy od 2001. V prvních letech existence navíc funkci sekretariátu
   vykonával Ústav silniční a městské dopravy.

.. [5]
   Jde o vytvoření fondu ze série. Agenda se vyřizovala postupně v rámci
   Československých závodů kovodělných a strojírenských, (předchůdcem v
   této agendě bylo prodejní oddělení Škodových závodů v Praze), Českých
   závodů těžkého strojírenství, Českých závodů všeobecné kovovýroby
   (ČZVK), následně tvořila samostatnou skupinu BH v Ministerstvu
   těžkého strojírenství (MTP) a Ministerstvu vnitřního strojírenství,
   vše v letech 1945–1951. Stále stejný útvar byl začleněn postupně do
   řady organizací, přičemž navíc MTP-BH organizačně podléhala stále
   ČZVK, ale vzhledem k celorezortní působnosti vystupovat navenek jako
   součást MTP.

.. [6]
   Zmíněné dokumenty jsou za tímto účelem většinou vybírány již ve
   skartačním řízení nebo mimo skartační řízení; v některých případech
   mohou být zařazeny i do sbírek (např. ukázky přání k novému roku).

.. [7]
   Přehodnocení významu archiválií podle § 17 odst. 2 písm. a) zákona č.
   499/2004 Sb. Uvedené procesy dále upravuje vyhláška č. 645/2004 Sb.,
   kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a
   spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
   předpisů.

.. [8]
   Popis evidenčních jednotek upřesňuje Příloha č. 1 vyhlášky č.
   645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o
   archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
   pozdějších předpisů.
