.. _zp_prvkypopisu:

PRVKY POPISU ARCHIVÁLIÍ
==========================

Úvod
--------

Tato kapitola obsahuje výčet a charakteristiku univerzálních povinných i
nepovinných prvků popisu používaných pro všechny úrovně popisu (**viz
kapitolu 3**) a pro všechny druhy (resp. většinu druhů) archiválií a
evidenčních jednotek (**viz kapitolu 2**). Ostatní prvky popisu
specifické pro některé druhy archiválií, archivní pomůcku katalog a
prvky popisu rolí korporací a fyzických osob ve vztahu k archiváliím
jsou uvedeny **v kapitole 5** (pravidla pro tvorbu autoritních záznamů
pak **v kapitole 6**). Prvek popisu 4.3.1 Dějiny původců jednotky popisu
vychází z pravidel uvedených **v kapitolách 6 až 10**.

Povinnost prvků je vztažena k druhům archivních pomůcek a některým
druhům archiválií (**viz kapitoly 2 a 3**), při tvorbě archivního popisu
musí být vždy využity pouze ty prvky, které jsou pro příslušný druh
archivní pomůcky povinné. Nejméně povinných položek má pochopitelně
manipulační seznam, nejvíce katalog, používání prvků v jiných než
určených druzích pomůcek však není vyloučeno.

Povinné prvky musí být použity při tvorbě archivního popisu vždy, plné
uplatnění škály prvků se předpokládá při zpracování pomocí speciálních
(databázových) aplikací.

V souladu s normou ISAD(G) se kontext a struktura archivního souboru
(**viz kapitolu 3.3**), který má být podle příslušné legislativy uveden
v úvodech archivních pomůcek, popisuje přímo na úrovni archivní soubor,
série, složka a jednotlivost. Pokud to bude účelné (například u
tiskových výstupů), není vyloučen jejich přenos do příslušných kapitol
úvodu.

U prvků jsou uváděny definice, povinnost použití v příslušných
archivních pomůckách, pokud to bylo třeba, pak i specifikace pravidel
použití a konkrétní příklady. Pokud není uvedeno jinak, je příslušný
prvek opakovatelný.

Názvy prvků jsou orientační a lze je přiměřeně upravit, musí být však
ošetřena kompatibilita (databázových)

struktur na úrovni národní a mezinárodní evidence.

K níže uvedeným prvkům popisu lze na základě specifických potřeb archivu
přidat další, jejich náplň se však nesmí ani částečně překrývat s prvky
jinými a je třeba vzít v úvahu, že nebude zaručen jejich přenos při
výměně nebo publikování dat. Prvky popisu archiválií uvedené v této
kapitole tedy neomezují využívání prvků popisu vyžadovaných speciálními
standardy, které používají specializované archivy (například systém
archivů sdružených v Mezinárodní federaci filmových archivů – FIAF).

Pokud se hovoří o kopiích archiválií bez bližší specifikace, jsou tímto
termínem myšleny kopie a reprodukce v nejširším slova smyslu, tj.
analogové i digitální, rukopisné i vytvořené prostřednictvím techniky.

Pro archivní pomůcky jsou použity zkratky **MS (manipulační seznam), I
(inventář), K (katalog)**. Způsob citace archiválií **je uveden v prvku
4.2.1**.

Pokud není uvedeno jinak, jsou příklady jen ilustrativní, nikoli
závazné.

Univerzální prvky popisu – oblast identifikačních informací
---------------------------------------------------------------

Referenční označení (Pořadové číslo pro manipulační seznam)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Referenční označení je řetězec znaků, který
identifikuje místo uložení jednotky popisu (stát, archiv) a vyjadřuje
umístění jejího popisu v hierarchické struktuře příslušného archivního
souboru (archivní soubor, tj. fond nebo sbírka, část archivního souboru
evidovaná na dílčím listu NAD, série, podsérie, složka, podsložka,
jednotlivost, část jednotlivosti). Umožňuje jednoznačně identifikovat
jednotku popisu pro účely citace archiválií a výměny popisných záznamů o
nich. V případě nižších úrovní popisu může sloužit referenční označení k
objednávání archiválií.

**Pravidla:**

Referenční označení plní mimo jiné funkci dosavadních inventárních
čísel, katalogových čísel, signatur vytvořených zpracovatelem archivní
pomůcky a signatur daných celostátně platnou metodikou vzniklou před
vznikem těchto Základních pravidel.

1. **Označení instituce**, která archivní soubor vede v základní
   evidenci NAD a země, ve které instituce působí, se uvádí jen jednou na
   úrovni archivního souboru, na dalších úrovních se dědí v souladu s
   principem víceúrovňového popisu. Přes označení se provádí napojení
   popisu archiválií na popis instituce, která archivní soubor vede v
   základní evidenci NAD.

   Pro označení země se v mezinárodním měřítku používá kód země tzv.
   alpha-2 podle ČSN ISO 3166: například CZ = Česká republika, SK =
   Slovenská republika.

   Pro instituce se používá číselné označení registru institucí, které mají
   ve své péči archiválie. Registr institucí vede podle archivního zákona
   Ministerstvo vnitra (například 215000010 = Státní oblastní archiv v
   Hradci Králové).

2. **Označení umístění jednotky popisu** se skládá z:

  • Čísla evidenčního listu NAD (u archivů a kulturně vědeckých institucí).

  • Čísla dílčího listu NAD – tento případ nastává pouze tehdy, pokud se
    archivní pomůcka váže k části archivního souboru evidované na dílčím
    listu NAD. Pokud tomu tak není a k jednomu archivnímu souboru se váže
    více archivních pomůcek, tvoří každá z nich samostatnou sérii.

  • Čísel, vyjadřujících strukturu a umístění záznamů v rámci příslušné
    větve (větví) popisu (viz příklad).

3. V rámci referenčního označení má každá úroveň popisu svou pevně danou
   pozici. Úrovně složka a jednotlivost sdílejí společnou pozici a v prvku
   referenční označení se již nerozlišují. Vnořování je vyjádřeno
   oddělovači – dvě lomítka ohraničují příslušnou úroveň popisu, jedno
   lomítko vyjadřuje vnořování v rámci této úrovně: země a instituce
   (zapisuje se bez mezery):

   //archiv

   //číslo NAD

      /číslo dílčího listu NAD

   //série, případně série 1. úrovně, 2. úrovně atd.

      //složka

      /podsložka 1. úrovně

      /podsložka 2. úrovně atd.

      //jednotlivost – zde je jednotlivost podřízena podsložce

      /část jednotlivosti

      /část jednotlivosti 1. úrovně

      /část jednotlivosti 2. úrovně atd.

      //složka

      //jednotlivost– zde je jednotlivost podřízena složce

      /část jednotlivosti

      /část jednotlivosti 1. úrovně

      /část jednotlivosti 2. úrovně atd.

      //jednotlivost – zde je jednotlivost podřízena sérii na stejné úrovni jako složka

      /část jednotlivosti

      /část jednotlivosti 1. úrovně

      /část jednotlivosti 2. úrovně atd.

4. V rámci archivního souboru se řetězec referenčního označení neopakuje
   a umožňuje jednoznačnou identifikaci jednotky popisu. Referenční
   označení je tvořeno zpravidla po dokončení tvorby archivní pomůcky.

5. V případě doplnění záznamu do archivní pomůcky k již existujícím
   záznamům se použije rozšíření stejného pořadového čísla, jako měl
   předchozí záznam s použitím znaku + nebo - (viz příklad). Záznam se
   vkládá na místo, kam logicky patří, nikoli na konec řady záznamů
   příslušné úrovně (s výjimkou případu, kdy má být v systému logického
   uspořádání skutečně záznamem posledním).

6. V případě přesunu jednotky popisu v rámci archivního souboru, nebo v
   případě delimitace mimo archivní soubor se dosavadní referenční kód
   přesune do prvku Jiné označení a přidělí se nové označení. Tato operace
   by měla být spíše výjimečná než obvyklá.

**Povinnost:** I, K a všechny úrovně popisu.

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný, hodnoty musí být jedinečné.

**Závazný příklad:**

Pro zjednodušení byla označení země a instituce z níže uvedených
příkladů vypuštěna (pro uživatele může být v konkrétní aplikaci nebo v
tištěném výstupu část referenčního označení – země, archiv, číslo NAD –
kvůli přehlednosti volitelně skryta).

**Archivní soubor se samostatně uloženými a spravovanými fotografickými
archiváliemi:**

+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| **Úroveň hierarchického  | **Slovní         | **Referenční |        |        |        |        |        |        |         |
| popisu**                 | vyjádření        | označení na  |        |        |        |        |        |        |         |
|                          | jednotky         | jednotlivých |        |        |        |        |        |        |         |
|                          | popisu**         | úrovních     |        |        |        |        |        |        |         |
|                          |                  | popisu**     |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
|                          |                  | **1.**       | **2.** | **3.** | **4.** | **5.** | **6.** | **7.** | **8.**  |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Archivní soubor: s       | Klub             | **742**      | -      | -      | -      | -      | -      | -      | -       |
| číslem **EL NAD 742** –  | československých |              |        |        |        |        |        |        |         |
| jediný záznam na první   | turistů          |              |        |        |        |        |        |        |         |
| úrovni                   |                  |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Dílčí list NAD **číslo   | Fotografie       | 742          | **1**  | -      | -      | -      | -      | -      | -       |
| 1**                      |                  |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Série 1. úrovně – v      | Oddělení         | 742          | 1      | **1**  | -      | -      | -      | -      | -       |
| pořadí **první** záznam  | karpatoruské     |              |        |        |        |        |        |        |         |
| na třetí úrovni          |                  |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Série 2. úrovně – v      | Rusínské spolky  | 742          | 1      | 1      | **15** | -      | -      | -      | -       |
| pořadí **patnáctý**      | na Podkarpatské  |              |        |        |        |        |        |        |         |
| záznam na čtvrté úrovni  | Rusi             |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Série 3. úrovně – v      | Spolek učitelů   | 742          | 1      | 1      | 15     | **2**  | -      | -      | -       |
| pořadí **druhý** záznam  | na Podkarpatské  |              |        |        |        |        |        |        |         |
| na páté úrovni           | Rusi             |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Složka – v pořadí        | Účastníci        | 742          | 1      | 1      | 15     | 2      | **1**  | -      | -       |
| **první** záznam na      | kongresu,        |              |        |        |        |        |        |        |         |
| šesté úrovni             | výstava          |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Jednotlivost – fotoalbum | „Spolek učitelů  | 742          | 1      | 1      | 15     | 2      | 1      | **10** | -       |
| – v pořadí **desátý**    | na Podkarpatské  |              |        |        |        |        |        |        |         |
| záznam na sedmé úrovni   | Rusi 1937“       |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Část jednotlivosti –     | Výstava u        | 742          | 1      | 1      | 15     | 2      | 1      | 10     | **1-1** |
| fotografie v albu –      | příležitosti     |              |        |        |        |        |        |        |         |
| dodatečně doplněný v     | kongresu, pohled |              |        |        |        |        |        |        |         |
| pořadí **první** záznam  | na expozici      |              |        |        |        |        |        |        |         |
| na osmé úrovni           |                  |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+
| Část jednotlivosti –     | Skupinová        | 742          | 1      | 1      | 15     | 2      | 1      | 10     | **1**   |
| fotografie v albu – v    | fotografie,      |              |        |        |        |        |        |        |         |
| pořadí původně **první** | zaplněný jednací |              |        |        |        |        |        |        |         |
| záznam na osmé úrovni    | sál              |              |        |        |        |        |        |        |         |
+--------------------------+------------------+--------------+--------+--------+--------+--------+--------+--------+---------+

Příklad úplného referenčního označení pro výše uvedenou část
jednotlivosti (Výstava u příležitosti kongresu, pohled na expozici):
CZ100000010//742/1//1/15/2//1//10/1-1. V tištěném výstupu může
referenční číslo vypadat následovně: 742/1//1/15/2//1//10/1-1. Způsob
citace této archiválie badateli je následující: Národní archiv, fond
Klub československých turistů, Praha, Klub československých turistů -
fotografie, Praha (uvádí se pouze v případě, existuje-li dílčí list),
referenční označení 1/15/2//1//10/1-1. Z uvedeného je patrné, že u
tohoto způsobu citace se referenční označení uvádí až od série níže.
Zkrácená citace téže archiválie: NA, fond KČsT, KČsT-foto, ref.
1/15/2//1//10/1-1. V případě potřeby je možné uvádět ukládací jednotku
(číslo) nebo jiné identifikační údaje. U nezpracovaného fondu se
referenční označení nahrazuje jinými evidenčními údaji (například číslem
přírůstku). Pokud existuje k jednomu archivnímu souboru více archivních
pomůcek, může se před celým referenčním označením uvádět též číslo
archivní pomůcky z evidence archivu, který vede danou pomůcku v základní
evidenci.

**Další použití prvku:** Prvek se dále povinně používá pro pořadové
číslo v MS, kde referenční označení není přípustné.


Jiná označení
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:**

Identifikační označení jednotky popisu:

a) přidělená původcem: signatury, ukládací znaky podle spisového plánu,
   čísla jednací, spisové značky, čísla vložek úředních knih (například
   vodní knihy), identifikační čísla a kódy negativů, pozitivů, zvukových a
   filmových záznamů, ISBN, ISSN, ISMN atp.,

b) přidělená při předchozím odborném zpracovávání, která ztratila
   původní význam nebo byla zneplatněna například při reinventarizaci nebo
   opravě chyby (již neplatná referenční označení, inventární čísla,
   katalogová čísla, signatury přidělené zpracovatelem archivní pomůcky,
   přírůstková čísla atp.),

c) pořadové číslo jednotky popisu pro odkazy rejstříkových hesel v
   tištěné archivní pomůcce.


**Pravidla ad a) a b):**

K jedné jednotce popisu se může vztahovat více označení různých typů i
více označení jednoho typu. V tom případě se jako první uvádí označení,
podle kterého byla jednotka popisu zařazena do struktury archivního
souboru.

Pokud jednotka popisu zahrnuje velké množství dokumentů, uvede se
například jen nejdůležitější (první) část označení nebo rozsah čísel v
rámci označení.

**Pravidla ad c):**

Pořadové číslo jednotky popisu je alternativou pro případ, že v tištěné
podobě archivní pomůcky nebudou použity odkazy hesel v rejstřících na
referenční označení. Pravidla pro tvorbu tohoto čísla si stanovuje každý
archiv, může se například jednat o prosté přírůstkové číslo. Nic to však
nemění na pravidlu, že v informačním systému musí rejstříky povinně
odkazovat na referenční označení.

**Povinnost:**

MS, pokud se jedná o spisový znak.

I, K, pokud má jejich uvádění význam (pokud jsou signatury použity pro
strukturování fondu, pokud je třeba zachovat vazbu na registraturní
pomůcky, pokud je třeba zachovat vazbu na starší citace archiválie atp.)
a pokud není případná změna označení takového typu a rozsahu, že
konkordance ztrácí smysl nebo je neproveditelná.

**Příklady:**\  [1]_

+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| **Typ označení**                     | **Specifikace** | **Hodnota**           |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Signatura přidělená původcem         | sign. pův.      | XIII/2                |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Signatura přidělená při zpracování   | sign.           | VI.                   |
| archiválie                           |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Ukládací/Spisový znak                | ukl./sp. znak   | 302.1                 |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Číslo jednací                        | čj.             | 125/2008              |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Spisová značka                       | sp. zn.         | C128/1978             |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Číslo vložky úřední knihy            | č. vl.          | 204                   |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Přírůstkové číslo                    | č. př.          | 2009/001              |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Neplatné pořadové číslo              | nepl. poř. č.   | 7                     |
| manipulačního seznamu (ze zrušené    |                 |                       |
| pomůcky)                             |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Neplatné inventární číslo (ze        | nepl. inv. č.   | 25                    |
| zrušené pomůcky)                     |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Signatura přidělená při předchozím   | nepl. sign.     | 1. 12. 138            |
| zpracování                           |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Delimitovaná úřední kniha nově       | nepl. sign.     | č. 75 (2022)          |
| inventarizovaná (údaj „Státní        |                 |                       |
| oblastní archiv v Hradci Králové,    |                 |                       |
| Sbírka pozemkových knih, PozK        |                 |                       |
| Hlinsko“ se uvádí v prvku popisu     |                 |                       |
| **4.3.2 Dějiny jednotky popisu**)    |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Neplatné referenční označení         | nepl. ref. ozn. | CZ321100010//4//2//38 |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Jednotka se dvěma signaturami        | sign. pův.      | X/5, II/1             |
| přidělenými původcem (na prvním      |                 |                       |
| místě je signatura, podle které byla |                 |                       |
| jednotka zařazena do struktury       |                 |                       |
| fondu)                               |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Jednotka s velkým množstvím          | sign. pův.      | X/5/2-158, II/17-38   |
| dokumentů s různými signaturami      |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Jednotka s více jednacími čísly      | čj.             | 53-1580/1908,         |
|                                      |                 | 2-45/1909             |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Pořadové číslo pro tisk              | poř. č.         | 1                     |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Číslo pohlednice nakladatelství      | nakl. č.        | 1-78132, 151 10 202   |
| Orbis (kód pomáhá určit mimo jiné    |                 | 1, 20 8517 1276       |
| dataci pohlednice)                   |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Číslo negativu                       | č. neg.         | 2001/88               |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Číslo produkce CD                    | č. prod.        | WR2CD-5034            |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Kódy ISBN, ISSN, ISMN                | ISBN            | 80-85499-07-X         |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+
| Matriční číslo (propůjčeného         | matr. č.        | 237                   |
| vyznamenání)                         |                 |                       |
+--------------------------------------+-----------------+-----------------------+

Obsah, regest
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Identifikace podstaty, která uživateli umožňuje určit
význam jednotky.

**Pravidla:**

1. **Neopakují se informace**, které jsou uvedeny v jiných prvcích a na
   vyšších úrovních popisu.

2. **Hloubka popisu** v této položce je odvozena od typu archivní
   pomůcky (obvykle nejpodrobnější je v pomůcce typu katalog), dále od
   obsahu a formy jednotky popisu, předpokládaného využití informací v ní
   obsažených a od dalších okolností s jednotkou popisu souvisejících.
   Zohledňovat by se měla skutečnost, že jednotka popisu obsahuje části
   nebo informace, které ze zařazení do pořádacího schématu nevyplývají a
   jsou tak pro uživatele archivní pomůcky bez bližší specifikace ztraceny.

3. Zpracovatel nemusí v obsahu vyjadřovat, do jaké míry byla skutečnost
   v něm uvedená naplněna. Například regest „Technická dokumentace stavby
   hasičské zbrojnice v obci Blato“ nemusí být doplněn informací, že ke
   stavbě nedošlo, u soudních spisů nemusí být uváděn výsledek soudního
   řízení apod.

4. **Preferováno je používání** geografických názvů v aktuálně platném
   znění, dále pak klíčových jmen a názvů v prvním pádě, nesmí se to však
   dít na úkor srozumitelnosti a pravidel spisovného jazyka (pravidly
   zápisu se zabývá také **kapitola 6**).

5. V inventáři se v tomto prvku uvádějí **informace o částech jednotky
   popisu** významných z hlediska případného využití nebo vyžadujících
   specifickou péči či ochranu. Náleží sem mimo jiné části jednotky popisu,
   které by byly, pokud by netvořily součást jiného dokumentu, popsány jako
   jednotlivost, resp. evidenční jednotka (například fotografie vlepená do
   kroniky). Toto pravidlo neplatí pro K, při níž je každá taková
   jednotlivost popisována v samostatném záznamu jako část jednotlivosti
   (naopak části jednotky popisu, které nemohou tvořit jednotlivost, se i
   při katalogizaci popisují společně se svou jednotkou popisu).

   **Příklady:**

   • Obsahuje vyobrazení uděleného znaku.

   • Papír označen vodoznaky papírny Svídnice.

   • Přitištěna pečeť cechu.

   • Obsahuje technické výkresy.

   • Připojena magnetofonová páska.

   • Součástí je poštovní obálka se známkou.

   • Listina byla opatřena nálepkou Národopisné výstavy v Praze 1895,
     jež byla při restaurování v roce 2001 oddělena.

   • Obsahuje rejstřík míst a osob.

   • Vlepený obsah kroniky: fotografie, pohlednice, malby, kresby,
     výstřižky z časopisů, losy, sázkové tikety a různé další tiskoviny,
     účtenky, pivní tácky, etikety, ubrousek, složenka, podací lístek,
     pozvánky, poštovní známky.

   • Obsah dokumentace: pohledy, řezy, půdorysy, technická zpráva,
     stavební povolení, kolaudační rozhodnutí.

   • Obsah mapy (prvky legendy): vodní toky, královská a poddanská
     města, vesnice, císařské silnice, kláštery, pevnosti, způsob
     zachycení terénu: vrstevnice, typ a umístění mapové legendy:
     parergon.

   • Filmové záznamy: obsahuje titulky.


6. **V případě potřeby** se v tomto prvku uvádějí rovněž:

   • Časové hiáty uvnitř intervalu datace. Například: chybí zápisy z let
     1920 a 1925. Nebo: obsahuje zápisy z let 1900–1912, 1915, 1918–1945. Pro
     výčet hiátů může být rovněž použit prvek 4.2.6.

   • Údaje o vybavení jednotky popisu.

   • Údaje vztahující se k otázce pravosti jednotky popisu (včetně citací
     příslušných zdrojů informací), pokud existují podezření nebo důkazy o
     falzifikaci, padělání apod.

   • Údaje o verzi a platnosti dokumentu.

   • Způsob promítnutí u technických výkresů (například půdorys, bokorys,
     nárys, řez).

   • Údaje o předchozím vydání u tisků do roku 1800.

   • Nominální hodnoty cenných papírů a numizmatických předmětů.


**Povinnost:** Prvek je povinný pro všechny typy archivních pomůcek a
úrovně popisu kromě případů, kdy má zůstat v důsledku pravidla
neopakování informací z vyšších úrovní prázdný.

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

Formální název jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Za formální názvy se považují názvy archivních souborů,
původní názvy dokumentů (například názvy městských úředních knih) a
názvy autorských děl.

**Pravidla:**

1. Tvorba názvů archivních souborů se řídí příslušnou metodikou.

2. Pokud není formální název nebo název autorského díla znám, nebo jej
   lze těžko určit, uměle se nevytváří.

3. Legenda na grafických listech a kresbách se popisuje **v prvku 5.11.1 Legenda**.

4. Název se přepisuje přesně, pokud jde o stylizaci (znění), slovosled a
   pravopis, ale není nezbytné dodržet interpunkci a velikost písmen
   (velká/malá). Velmi dlouhý formální název je možné zkrátit, pokud se tím
   neztratí podstata informace. Zkrácení na konci názvu se vyznačuje třemi
   tečkami, zkrácení v názvu třemi tečkami v kulaté závorce. Tato pravidla
   platí pro české i cizojazyčné názvy. V případě, že existuje pouze
   cizojazyčný formální název, do českého jazyka se nepřekládá.


**Povinnost:** MS, I, K na úrovni archivní soubor. V I a K se název
eviduje, pokud má odpovídající informační hodnotu.

Datace vzniku jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Datace okamžiku, v němž jednotka popisu vznikla, nebo
období, v němž se obsahová nebo formální stránka podstatným způsobem
měnila, nebo datace vzniku zaniklé archiválie, pokud je jednotkou popisu
kopie, která byla prohlášena za archiválii nahrazující archiválii
zaniklou. Dataci vzniku je třeba odlišit od jiných datací uvedených v
kapitole 5.2.1.

**Pravidla:**

1. Základní časovou stupnicí je gregoriánský kalendář. Přepočet z
   juliánského do gregoriánského kalendáře není povinný. Pokud je potřeba
   uvést dataci vzniku podle jiných kalendářů, uvádí se formou doplňujícího
   slovního zápisu k základní dataci vzniku **v prvku 4.2.6. Textový způsob
   zápisu datace**.

2. Pokud je dochován spolehlivý údaj o čase vzniku, může se datace
   uvádět včetně hodiny a minuty (například u digitálních fotografií),
   případně i sekundy. Rok, měsíc a den (a to i u časových rozsahů) se
   uvádí vždy při popisu listin a při katalogizaci, pokud je to účelné.

3. Datace se uvádí ve formě solitérního údaje (století, rok, měsíc, den,
   hodina, sekunda) nebo časového intervalu. U neznámé a nejisté datace se
   uvádí kvalifikovaný odhad. Čím menší je jistota o dataci, tím širší
   časový rozsah odhadu se uvádí. Odhadem může být i jen dolní či horní mez
   časového intervalu.

4. Do datace vzniku se promítá podstatná změna obsahu či formy jednotky
   popisu.

5. Časové hiáty uvnitř intervalu datace se v případě potřeby vyjadřují
   buď pozitivním, nebo negativním výčtem **v prvku 4.2.3. Obsah, regest**
   nebo **v prvku 4.2.6. Textový způsob zápisu datace**.


**Povinnost:** MS, I, K na úrovních popisu archivní soubor, složka,
podsložka, jednotlivost a část jednotlivosti. Uvádění datace prior a
posterior na nižších úrovních, než je úroveň popisu archivní soubor,
není povinné.

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

**Příklady interpretace strojového zápisu:**

Smyslem příkladů je ukázat, že původní význam následně uložený do
strojového zápisu je nutné zpětně vhodně interpretovat pro účely
prezentace (např. pro publikační systémy, tiskové výstupy). Neklade si
za cíl stanovit jeden přesný úzus, umožňuje více závazných variant
interpretace strojového zápisu, avšak všechny tyto varianty by měly
vyjadřovat totéž. Proto není podstatné, zda je použit jako oddělovač
spojovník či pomlčka, zda jsou měsíce vyjádřeny řadovou číslovkou či
slovně, zda jsou použity lomené či hranaté závorky apod.


**Příklady – data, letopočty, století, datum a čas:**

+-----------------------------------+----------------------------------+
| **Význam**                        | **Interpretace strojové datace   |
|                                   | (umožněno více variant)**        |
+-----------------------------------+----------------------------------+
| 23. ledna 2005                    | 23.1.2005                        |
|                                   |                                  |
|                                   | 23. 1. 2005                      |
|                                   |                                  |
|                                   | 23. ledna 2005                   |
+-----------------------------------+----------------------------------+
| leden 2005                        | leden 2005                       |
+-----------------------------------+----------------------------------+
| rok 2005                          | 2005                             |
+-----------------------------------+----------------------------------+
| jednadvacáté století              | 21. st.                          |
|                                   |                                  |
|                                   | 21. stol.                        |
|                                   |                                  |
|                                   | 21. století                      |
+-----------------------------------+----------------------------------+
| 23. ledna 2005, 12 hodin, 20      | 23.1.2005 12:20:15               |
| minut, 15 sekund                  |                                  |
|                                   | 23. 1. 2005 12:20:15             |
|                                   |                                  |
|                                   | 23. ledna 2005 12:20:15          |
+-----------------------------------+----------------------------------+
| rok 221 před naším letopočtem –   | 221 př. n. l.                    |
| záporný letopočet                 |                                  |
+-----------------------------------+----------------------------------+

Odhad se vyjadřuje rovnými nebo hranatými závorkami nebo slovním
vyjádřením (asi apod.). V případě časových rozsahů se mezi horní a dolní
mez časového rozsahu vkládají spojovníky či pomlčky.

**Příklady – časové rozsahy a odhady časového rozsahu:**

+------------------------------------------+--------------------------+
| **Význam**                               | **Interpretace           |
|                                          | strojového zápisu        |
|                                          | (uvedené řešení variant  |
|                                          | je závazné)**            |
+==========================================+==========================+
| od roku 1960 do roku 1990 *– časový      | 1960-1990                |
| rozsah (nikoli odhad)*                   |                          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| od roku 1960 do roku 1990 *– odhad       | [1960-1990]              |
| časového rozsahu*                        |                          |
|                                          | /1960-1990/              |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1960-asi 1990        |
+------------------------------------------+--------------------------+
| od 2. ledna 1945 do 15. ledna 1945 *–    | 2.1.1945-15.1.1945       |
| časový rozsah (nikoli odhad), zadaný     |                          |
| konec a začátek intervalu je součástí    | 2. 1. 1945-15. 1. 1945   |
| intervalu*                               |                          |
|                                          | 2. ledna 1945-15. ledna  |
|                                          | 1945                     |
+------------------------------------------+--------------------------+
| od 2. ledna 1945 do 15. ledna 1945 *–    | [2.1.1945-15.1.1945]     |
| odhad časového rozsahu*                  |                          |
|                                          | /2.1.1945-15.1.1945/     |
|                                          |                          |
|                                          | asi 2. 1. 1945-asi 15.   |
|                                          | 1. 1945                  |
|                                          |                          |
|                                          | *+ varianty se slovním   |
|                                          | vyjádřením názvů měsíců* |
+------------------------------------------+--------------------------+
| 16. až 18. století *– časový rozsah      | 16.-18. st.              |
| (nikoli odhad)*                          |                          |
|                                          | 16.-18. století          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| 16. až 18. století *– odhad časového     | [16.-18. st.]            |
| rozsahu*                                 |                          |
|                                          | /16.-18. st./            |
|                                          |                          |
|                                          | asi 16. st.-asi 18. st.  |
|                                          |                          |
|                                          | *+ varianty s            |
|                                          | nezkráceným výrazem      |
|                                          | „století“*               |
+------------------------------------------+--------------------------+
| první dvacetiletí 20. století *– časový  | 1901-1920                |
| rozsah (nikoli odhad)*                   |                          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| první dvacetiletí 20. století *– odhad   | [1901-1920]              |
| časového rozsahu*                        |                          |
|                                          | /1901-1920/              |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1901-asi 1920        |
+------------------------------------------+--------------------------+
| dvacátá léta 20. století *– časový       | 1921-1930                |
| rozsah (nikoli odhad)*                   |                          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| dvacátá léta 20. století *– odhad        | [1921-1930]              |
| časového rozsahu*                        |                          |
|                                          | /1921-1930/              |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1921-asi 1930        |
+------------------------------------------+--------------------------+
| první polovina 9. stol. *– časový rozsah | 801-850                  |
| (nikoli odhad)*                          |                          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| první polovina 9. stol. *– odhad         | [801-850]                |
| časového rozsahu*                        |                          |
|                                          | /801-850/                |
|                                          |                          |
|                                          | asi 801-asi 850          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| leden až březen 1945, tj. 1. čtvrtletí   | leden 1945-březen 1945   |
| 1945 *– časový rozsah (nikoli odhad)*    |                          |
+------------------------------------------+--------------------------+
| leden až březen 1945, tj. 1. čtvrtletí   | [leden 1945-březen 1945] |
| 1945 *– odhad časového rozsahu*          |                          |
|                                          | /leden 1945-březen 1945/ |
|                                          |                          |
|                                          | asi leden 1945-asi       |
|                                          | březen 1945              |
+------------------------------------------+--------------------------+
| před 1. dubnem 1900 (a po roce 1850) *–  | [1850-1.4.1990]          |
| odhad časového rozsahu*                  |                          |
|                                          | /1850-1.4.1990/          |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1850-asi 1. 4. 1990  |
|                                          |                          |
|                                          | *+ varianty se slovním   |
|                                          | vyjádřením názvů měsíců* |
+------------------------------------------+--------------------------+
| asi v roce 1950 *– odhad časového        | [1950]                   |
| rozsahu*                                 |                          |
|                                          | /1950/                   |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1950                 |
+------------------------------------------+--------------------------+
| pravděpodobně v dubnu 1961 *– odhad      | [duben 1950]             |
| časového rozsahu*                        |                          |
|                                          | /duben 1950/             |
|                                          |                          |
|                                          | asi duben 1950           |
+------------------------------------------+--------------------------+
| po roce 1900 (a před rokem 1945) *–      | [1900-1945]              |
| odhad časového rozsahu*                  |                          |
|                                          | /1900-1945/              |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1900-asi 1945        |
+------------------------------------------+--------------------------+
| kolem roku 1900 (po roce 1898 a před     | [1898-1902]              |
| rokem 1902) *– odhad časového rozsahu*   |                          |
|                                          | /1898-1902/              |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1898-asi 1902        |
+------------------------------------------+--------------------------+
| bez data (19. století) *– odhad časového | [19. st.]                |
| rozsahu*                                 |                          |
|                                          | /19. st./                |
|                                          |                          |
|                                          | asi 19. st.              |
|                                          |                          |
|                                          | *+ varianty s            |
|                                          | nezkráceným výrazem      |
|                                          | „století“*               |
+------------------------------------------+--------------------------+
| asi od roku 1850 do roku 1904 (přesně)   | [1850]-1904              |
| *– odhad dolní hranice časového rozsahu* |                          |
|                                          | /1850/-1904              |
|                                          |                          |
|                                          | asi 1850-1902            |
+------------------------------------------+--------------------------+
| od roku 1878 (přesně) do pravděpodobně   | 1878-[1890]              |
| roku 1890 *– odhad horní hranice         |                          |
| časového rozsahu*                        | 1878-/1890/              |
|                                          |                          |
|                                          | 1878-asi 1890            |
+------------------------------------------+--------------------------+

..

   **Závazné příklady použití:**

   • Listina vydaná 1. ledna 1400, na níž se nachází nálepka Národopisné
     výstavy roku 1895: 1. 1. 1400.

   • Mapa s datací obsahu k 31. 12. 1980 vydaná v roce 1985: 1985.

   • Kronika vedená v letech 1970 až 1980, jež obsahuje vlepenou
     fotografii z roku 1895 a záznam o kontrole kroniky v roce 1981:
     1970-1980.

   • Soudní rejstřík vedený v letech 1950 až 1955 obsahující nepodstatné
     poznámky z roku 2004: 1950-1955.

   • Matrika narození vedená v letech 1850–1910 obsahující dodatečný
     zápis (opravu) z roku 2000: 1850-1910.

   • Fotografie z roku 1900 prohlášená za archiválii nahrazující
     zničenou listinu z roku 1400: 1400.

   • Kniha z roku 1900 s věnováním autora z roku 1910: 1900.

   • Pohlednice vyrobená v roce 1920, která byla odeslána až v roce
     1934: 1920.


Textový způsob zápisu datace
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Prvek slouží k slovnímu doplnění datace vzniku
jednotky, slouží například pro zápis prior a posterior nebo datace v
jiném kalendáři, než je gregoriánský nebo juliánský, nebo pro zápis
hiátů. Pro výčet hiátů může být rovněž použit prvek 4.2.3.

**Pravidla:** Pokud je slovní zápis použit, musí popis jednotky popisu
vždy obsahovat kromě něj i strojově čitelný zápis v prvku 4.2.5.

**Povinnost:** Prvek je nepovinný.

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

Úroveň popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** vyjádření vertikální úrovně jednotky popisu (**viz
kapitolu 3**) v hierarchii archivního popisu za účelem pochopení funkce
popisu příslušné jednotky popisu v rámci archivního souboru.

**Povinnost:** MS, I, K a všechny úrovně popisu.

**Povinně užívané termíny:** archivní soubor, část archivního souboru na
dílčím listu NAD, série, složka, podsložka, jednotlivost, část
jednotlivosti. V případě, že se úrovně popisu série, podsložka a část
jednotlivosti dále vertikálně člení, doplňují se uvedené termíny o
specifikaci úrovně, tj. například: série 1. úrovně, série 2. úrovně,
podsložka 1. úrovně, podsložka 2. úrovně, část jednotlivosti 1. úrovně,
část jednotlivosti 2. úrovně.

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

Evidenční jednotka – druh
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Druhy evidenčních jednotek příslušejících jednotce
popisu podle **kapitoly 2.9.3**.

**Pravidla:**

1. Jedna evidenční jednotka se může vztahovat k více jednotkám popisu a
   naopak.

2. Pro evidenční jednotky se používají zkratky uvedené v kapitole 2.

3. U evidenčních jednotek se v samostatných prvcích (4.2.9) evidují
   jejich počty a součty.


**Povinnost:** MS, I, K na příslušných úrovních popisu (**viz prvek
4.2.9**).

Evidenční jednotka – počet
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Počet evidenčních jednotek příslušejících jednotce
popisu.

**Pravidla:**

1. Od úrovně popisu archivní soubor do úrovně série včetně jde vždy o
   součty evidenčních jednotek z bezprostředně podřízených úrovní. Na
   úrovních popisu složka a jednotlivost jde vždy o počty v rámci dané
   úrovně. Pokud složka obsahuje podsložky, uvádí se počet na úrovni
   podsložka.

2. Pokud má více složek u evidenční jednotky karton a fascikl společnou
   ukládací jednotku (číslo), vyplňuje se hodnota 1 jen u první složky. U
   jednotlivostí se vždy vyplňuje příslušný počet evidenčních jednotek na
   dané úrovni.


**Povinnost:**

V MS se zapisuje do tohoto prvku povinně:

• Součet evidenčních jednotek na úrovni popisu archivní soubor, pokud
  archivní pomůcka eviduje celý archivní soubor, nebo součet evidenčních
  jednotek na úrovni popisu nejvyšší série, pokud archivní pomůcka eviduje
  jen část archivního souboru.


V I a K se zapisuje v tomto prvku povinně:

• Součet evidenčních jednotek na úrovni popisu archivní soubor, pokud
  archivní pomůcka eviduje celý archivní soubor, nebo součet evidenčních
  jednotek na úrovni popisu nejvyšší série, pokud archivní pomůcka eviduje
  jen část archivního souboru.

• Počet evidenčních jednotek na úrovni popisu podsložka (popřípadě
  složka) a jednotlivost.


Uvádění jiných součtů než výše uvedených není povinné ani v informačním
systému, ani v tištěné archivní pomůcce.

**Příklad nejnižší úrovně popisu s více druhy evidenčních jednotek v
manipulačním seznamu:**

============================ ========= =========== =========
**Úroveň popisu**            **Obsah** **Druh EJ** **Počet**
Složka manipulačního seznamu Film X    kar         1
\                                      fsn         2
\                                      kza         3
\                                      pkt         2
============================ ========= =========== =========

**Příklad nižší série s jedním druhem evidenční jednotky v inventáři:**

+--------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+
| **Úroveň     | **Obsah**          | **Druh EJ** | **Počet**  | **Ukládací         |
| popisu**     |                    |             |            | jednotka (číslo)** |
+--------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+
| Série 2.     | Zápisy ze schůzí   | ukn\*       | 2          |                    |
| úrovně       |                    |             |            |                    |
+--------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+
| Jednotlivost | Zápisy ze schůzí,  | ukn         | 1          | 1                  |
|              | ročník 1900        |             |            |                    |
+--------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+
| Jednotlivost | Zápisy ze schůzí,  | ukn         | 1          | 2                  |
|              | ročník 1901        |             |            |                    |
+--------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+



**Příklad nižší série s více druhy evidenčních jednotek rozepsané do
úrovně jednotlivostí v inventáři:**

+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| **Úroveň     | **Obsah**             | **Druh EJ** | **Počet** | **Ukládací |
| popisu**     |                       |             |           | jednotka   |
|              |                       |             |           | (číslo)**  |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Nejnižší     | Film X                | kar\*       | 4         |            |
| série        |                       | fsn\*       |           |            |
|              |                       | kza\*       | 2         |            |
|              |                       | pkt\*       |           |            |
|              |                       |             | 3         |            |
|              |                       |             |           |            |
|              |                       |             | 2         |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Scénáře filmu X       |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Podsložka    | Scénáře, verze 1 a 2  |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | verze 1               | kar         | 1         | 1          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | verze 2               | kar         | 0         | 1          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Podsložka    | Scénář, verze 3       | kar         | 1         | 2          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Smlouvy               |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Smlouva 1             | kar         | 0         | 2          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Smlouva 2             | kar         | 0         | 2          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Vyúčtování            | kar         | 1         | 3          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Fotografie z natáčení |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Fotografie 1          | fsn         | 1         | 4          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Fotografie 2          | fsn         | 1         | 4          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Záznamy filmu X       |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Filmový záznam verze  | kza         | 1         | 5          |
|              | 1                     |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Filmový záznam verze  | kza         | 1         | 5          |
|              | 2                     |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Film o filmu X        |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Scénář filmu o filmu  | kar         | 1         | 6          |
|              | X                     |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Záznam filmu o filmu  | kza         | 1         | 6          |
|              | X na jednom DVD       |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Složka       | Plakáty               |             |           |            |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Plakát 1              | pkt         | 1         | 7          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+
| Jednotlivost | Plakát 2              | pkt         | 1         | 7          |
+--------------+-----------------------+-------------+-----------+------------+

\* Nepovinně.

.. _zp_prvkypopisu_ukljedn:

Ukládací jednotka (číslo)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Jednoznačný identifikátor fyzického uložení jednotek
popisu v rámci archivního souboru včetně odkazů na národní digitální
archiv u archiválií v digitální nebo hybridní podobě.

**Pravidla:** Způsob tvorby, zápisu a případných změn upravují interní
pravidla archivu. K jednomu ukládacímu číslu se může vztahovat více
jednotek popisu.

**Povinnost:** MS, I, K.

Univerzální prvky popisu – oblast kontextu a struktury
----------------------------------------------------------

Prvky 4.3 a prvek **4.5.2** jsou povinné vždy na úrovni popisu archivní
soubor (pokud archivní pomůcka eviduje celý archivní soubor), nebo
nejvyšší série (pokud archivní pomůcka eviduje jen část archivního
souboru). Na dalších úrovních jsou tyto prvky povinné pouze tehdy, je-li
třeba specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní.

V informačním systému (elektronické podobě archivní pomůcky) se prvky
vždy nacházejí na odpovídajícím místě struktury archivního souboru. V
tištěné podobě archivní pomůcky se údaje zapsané do těchto prvků na
úrovni popisu archivní soubor, resp. nejvyšší série (viz výše) slučují
do příslušných kapitol úvodu (viz odkazy na čísla kapitol v definicích),
na nižších úrovních se zvolí vhodnější z obou uvedených variant
(například s ohledem na přehlednost tištěného výstupu). Údaje v
kapitolách úvodu u těchto nižších úrovní odkazují na pořadové číslo (u
manipulačních seznamů) nebo na referenční číslo (u inventářů a
katalogů).

Dějiny původců jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Základní údaje o původci (definici viz **v kapitole
2.6**) nebo původcích archiválií popisovaných v archivní pomůcce, a to
včetně prior a posterior (na úrovni archivní soubor náleží **do 1.
kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:** Struktura a obsah zápisu je uveden **v kapitolách 6 až
10**. Informace se vyplňují nebo převezmou z IS CAM technickými
prostředky v digitální podobě nebo na základě tiskové sestavy v případě
archivních pomůcek analogových.

1. Záznamy o původcích jsou všeobecně sdíleny, v případě totožných
   původců v různých institucích (archivech) se starší záznam převezme,
   popřípadě doplní. V archivních pomůckách sbírek vzniklých neorganicky
   (mimo úřední činnost původce), zejména sbírek archivních, postačí pro
   popis původce uvádět pouze minimální údaje (v rozsahu preferovaného
   označení, sídla a data vzniku/zániku, popř. působnosti od / působnosti
   do, a identifikátoru z databáze CAM). Obdobně lze postupovat i u
   torzovitě dochovaných osobních a rodových archivních fondů (kdy je fond
   tvořen jen několika jednotlivinami, případně jedním typem archiválie –
   například fotografiemi apod.), u původců prior a posterior nebo v
   případě manipulačního seznamu.

2. V archivní pomůcce se uvádí popis jednotlivých původců odděleně, za
   sebou a ve struktuře uvedené **v kapitolách 6 až 10**.


Dějiny jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace významné pro doložení věrohodnosti,
celistvosti a dějin jednotky popisu (na úrovni archivní soubor náleží
**do 2. kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:** Zaznamenávají se informace (včetně časového určení) o
vývoji vlastnictví, odpovědnosti a institucionálním uložení dokumentů a
údaje o nakládání s nimi před předáním do archivu nebo kulturně vědecké
instituce zpracovávající archivní pomůcku, tj. existence skartačního a
spisového plánu, ukládací systémy ve spisovně, úbytky u původce s
výjimkou zničených, poškozených nebo ztracených dokumentů, u kterých
nebyl proveden výběr archiválií. U elektronických archiválií se uvádějí
údaje o informačním systému spravujícím dokumenty u původce.

Způsob uspořádání jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o vnitřní struktuře, uspořádání, vnitřní
skartaci nebo způsobu roztřídění jednotky popisu, u archiválií přijatých
z jiného archivu nebo kulturně vědecké instituce informace o nakládání s
nimi před delimitací apod. (na úrovni archivní soubor náleží **do 3.
kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:**

Zaznamenávají se údaje o archivním zpracování:

• Důvody reinventarizace.

• Vnitřní struktura archivního souboru, popis použitého pořádacího
  systému (podle registraturního systému původce dokumentů, umělého
  schématu podle příslušné metodiky, na základě pertinenčního principu
  apod.) a zdůvodnění jeho aplikace vzhledem ke struktuře a obsahu
  archivního souboru, popis členění inventárního seznamu.

• Stav zachovalosti archivního souboru z hlediska časového a obsahového.

• Způsob a rozsah vyřazení dokumentů (vnitřní skartace, delimitace,
  extradice, přesun do jiných archivních souborů apod.), záznam o vnitřní
  skartaci, rozdíly v metráži, počtu evidenčních jednotek a celkové dataci
  způsobené zpracováním archivního souboru a vyřazením dokumentů.


A dále:

• Informace o rejstřících k archivní pomůcce (a to i v případě, že budou
  vyhotoveny pouze v elektronické podobě).

• Fyzický stav archiválií, restaurační nebo konzervační zásahy provedené
  v době uložení v archivu.


Tematický popis jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o obsahu jednotky popisu a jeho relevanci ve
vztahu ke studiu (na úrovni archivní soubor náleží **do 4. kapitoly**
úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:** Zaznamenávají se informace o obsahu, časovém a
geografickém rozsahu archiválií (včetně upozornění na výjimky z běžného
časového rozsahu archiválií, například u prior a posterior) a formě
archiválií. Upozorňuje se na možnost využití dochovaných archiválií pro
různé okruhy historického bádání nebo jiné využití, a pokud je to účelné
i na jednotlivé významné archiválie, korporace, osoby, události, místa a
témata, jichž se archiválie týkají.

Přímý zdroj akvizice
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o bezprostředním zdroji příjmu archiválií,
jejich výběru a dalších okolnostech přijetí do archivu nebo kulturně
vědecké instituce zpracovávající archivní pomůcku (na úrovni archivní
soubor náleží **do 2. kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:** Zaznamenávají se všechny údaje (včetně časových) o
přírůstcích a okolnostech výběru a předání archiválií do archivu nebo
kulturně vědecké instituce (odkazy na protokoly o výběru archiválií,
záznamy o předání či jiné dokumenty, na jejichž základě se předání
uskutečnilo) včetně upozornění na použití vzorkování a výběru ukázek
nebo výběru pouze podle seznamu dokumentů.

Budoucí přírůstky
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o uzavřenosti jednotky popisu a
předpokládaných dalších přírůstcích včetně datace, obsahu, frekvence
nebo množství předpokládaných přírůstků (na úrovni archivní soubor
náleží **do 3. kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

Univerzální prvky popisu – oblast podmínek přístupnosti a využití
---------------------------------------------------------------------

Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Identifikace držitelů vlastnických, autorských a jiných
práv a informace s příslušným zdůvodněním o tom, že jednotka popisu nebo
její reprodukce je pouze částečně přístupná nebo zcela nepřístupná,
upozornění na statut archivní kulturní památky a národní kulturní
památky.

**Pravidla:** Údaje se zaznamenávají, pokud to vyžaduje:

a) platná legislativa (ochranné lhůty, osobní údaje, citlivé údaje,
   obchodní, bankovní, státní a jiná tajemství, autorská a jiná práva,
   existence studijní kopie apod.),

b) fyzický stav,

c) jiná okolnost (smlouva o úschově, podmínky stanovené při předání do
   archivu, technologické omezení apod.).


**Povinnost:** Prvek je povinný:

• Pokud by byla zpřístupněním jednotky popisu badatelům nebo jiným
  způsobem zveřejnění ohrožena nebo poškozena příslušná práva.

• Pokud by byl ohrožen fyzický stav jednotky popisu.

• Pokud existuje studijní kopie.

• Pokud je údaj podstatný pro zpřístupnění (například informace o
  technickém zařízení, které je třeba použít při zpřístupnění).

   **Příklady:**

   • Obsahuje osobní údaje.

   • Nepředkládat, existuje studijní kopie.

   • Nepředkládat z důvodu poškození.

   • Kroniky nepřístupné do roku 2035 na základě protokolu o předání čj.
     158/2000.

   • Záznam je interpretovatelný pouze v přehrávači pro formát Hi8.

   • Přehrávací rychlost záznamu 45.

   • Archiválie uloženy ve vzdáleném depozitáři, dostupné 48 hodin po
     objednání.

   • Vlastník autorských práv neznámý.

   • Archivní kulturní památka: Archivní kulturní památka, 11. 5. 1992,
     č. 107 – Listiny Archivu české provincie augustiniánského řádu do r.
     1526.

   • Případ, kdy byla archivu poskytnuta omezená licenční práva: Státní
     okresní archiv Pardubice (licenční práva poskytnuta autorem pouze pro
     publikování archivem protokolem čj. 328/2000), Novák Josef,
     Havlíčkova 358, Holice, okres Pardubice, \*1958, fotograf. Údaj nelze
     zveřejnit.

   • Případ žijícího autora: Autorská práva: Novák Josef, Havlíčkova
     358, Holice, okres Pardubice, \*1958, fotograf. Údaj nelze zveřejnit.

   • Případ zemřelého autora bez dědiců nebo s neznámými dědici
     autorských práv: Autorská práva: Novák Josef, Havlíčkova 358, Holice,
     okres Pardubice, +1998, fotograf, bez dědiců. Údaj lze zveřejnit.

   • Případ dědiců autorských práv: Autorská práva: Nováková Eva,
     Čapkova 15, Choltice, okres Pardubice, dědička Josefa Nováka
     zemřelého v roce 1965. Údaj nelze zveřejnit.

   • Případ vlastníka jednotky popisu uložené v archivu na základě
     depozitní smlouvy: Vlastnické právo: Římskokatolická církev, Farní
     úřad Raná, depozitní smlouva z 12. 1. 2008. Údaj lze zveřejnit.


Možnost zveřejnění informací o jednotce popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o tom, že záznam o jednotce popisu lze
zveřejnit.

**Povinnost:** Prvek je povinný, pokud by byla zpřístupněním záznamu
badatelům nebo jiným způsobem zveřejnění ohrožena nebo poškozena
příslušná práva charakterizovaná **v prvku 4.4.1**.

   **Příklady:**

   • Záznam lze zveřejnit bez prvku Podmínky přístupu.

   • Záznam nelze zveřejnit.


Možnost zveřejnění reprodukce jednotky popisu.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o tom, že reprodukci jednotky popisu lze
zveřejnit.

**Povinnost:** Prvek je povinný, pokud by byla zpřístupněním reprodukce
badatelům nebo jiným způsobem zveřejnění ohrožena nebo poškozena
příslušná práva.

   **Příklady:**

   • Reprodukci lze zveřejnit pouze v badatelně.

   • Reprodukci nelze zveřejnit.


Fyzický stav jednotky popisu a technické požadavky
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o fyzickém stavu nosiče informace a látky
záznamu jednotky popisu, okolnostech majících vliv na její fyzický stav
a o nutnosti či provedení restaurátorských a konzervátorských zásahů (na
úrovni archivní soubor náleží **do 3. kapitoly** úvodu archivní
pomůcky).

**Pravidla:** U sfragistického materiálu se zachycují základní údaje dle
příkladů a) až d), pro jeho podrobný popis je určena speciální aplikace
celostátního soupisu sfragistického materiálu.

**Povinnost:** Prvek je povinný pro:

• Archiválie akutně ohrožené zničením nebo nenávratným poškozením v
  důsledku špatného fyzického stavu.

• Archiválie restaurované.

• Archiválie vystavované.

   **Příklady:**

   a) **Popis fyzického stavu:** mírně poškozený, silně poškozený, velmi
      silně poškozený.

   b) **Pokyny k nakládání s materiálem:** Knihu je nutné pro nahlížení
      umístit na molitanovou klínovou podložku.

   c) **Informace o restaurování a konzervaci jednotky popisu:**

      • Komplexní restaurátorský zásah provedl Karel Šimáček, Břeclav,
        květen 1998, restaurátorská zpráva čj. 1238/1998.

      • Dezinfikováno etoxenem v září 1999.

   d) **Informace o okolnostech majících vliv na fyzický stav:**

      • Listina byla vystavena 28. září 2008.

      • Fotografie byla vystavena od února do března 1998 a od června do
        srpna 2002 v místnosti s odstíněným ultrafialovým zářením.

      • Mapa byla poškozena při povodních v roce 2002, rozmražena a
        restaurována v roce 2009.


Univerzální prvky popisu – oblast doplňujících materiálů
------------------------------------------------------------

Identifikace předlohy kopie
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Identifikace předlohy jednotky popisu, pokud je
jednotkou popisu kopie prohlášená za archiválii nahrazující zaniklou
předlohu.

**Povinnost:** Prvek není povinný.

   **Příklad:** Opis kroniky, z něhož byla pořízena kopie, poskytl Novák
   Josef, Havlíčkova 358, Holice, okres Pardubice. Originál kroniky byl
   zničen v květnu roku 1945 při bombardování Holic. Údaj lze zveřejnit
   na základě protokolu čj. 152/2002.

Odkazy na příbuzné dokumenty, archiválie a pomůcky pro vyhledávání
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Důležité odkazy na jiné dokumenty, archiválie nebo
evidence, které s jednotkou popisu obsahově, formálně nebo fyzicky
souvisejí. Může jít o dokumenty mimo archivní soubor i archiválie v
rámci téhož archivního souboru (na úrovni archivní soubor náleží **do 3.
kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:**

1. Souvislost musí být dostatečně přímá a významná.

2. Zaznamenává se existence a místo uložení souvisejícího materiálu a
   vztah k popisované jednotce popisu, který vytváří příslušnou souvislost.
   Související materiál by měl být citován způsobem, který zaručí jeho
   dohledatelnost.

3. Vyhledávacími pomůckami jsou myšleny všechny pomůcky, které vznikly v
   průběhu péče o materiál. Jsou jimi registraturní pomůcky původce
   (například podací deníky, elenchy, rejstříky), předávací seznamy (pokud
   již nejsou nahrazeny archivní pomůckou), archivní pomůcky (například
   inventáře, katalogy, soupisy dokumentů), tak i různé prospekty a
   informační letáky určené k propagaci a využití archiválií. Citace
   archivních pomůcek a informačních dokumentů se zaznamená podle
   příslušných norem. Registraturní pomůcky se uvádějí odkazem na
   příslušnou jednotku popisu zpravidla prostřednictvím referenčního
   označení.

4. Při odkazu na archiválie textovým způsobem se používá způsob citace
   uvedený **v kapitole 4.2.1**. Softwarové prostředky mohou využívat i
   přímý hypertextový či interaktivní odkaz.

5. Prvkem lze řešit i tzv. ideální popis, kdy fyzická analogová
   archiválie obsahuje více popisovaných archiválií, které jsou v rámci
   archivního popisu uváděny samostatně, a to na různých místech pořádacího
   schématu či dokonce v různých archivních souborech.


**Povinnost:** Prvek není povinný.

   **Příklady:**

   • Typáře a jejich otisky: odkaz na identifikační číslo záznamu v
     celostátním soupisu:

      a) popisujícího druhou stranu otisku (používá se pouze při popisu
         oboustranné pečetě),

      b) typáře (používá se pouze při popisu otisků nebo odlitků otisku
         vytvořených tímto typářem),

      c) otisku typáře nebo odlitku otisku (používá se pouze při popisu
         typáře, který vytvořil otisk nebo otisk, z něhož byl zhotoven
         odlitek).

   Příklad záznamu č. 6173, který odkazuje na záznam o druhé straně
   otisku: 6174.

   • Označení veduty přidělené v rámci celostátního soupisu vedut:
     III4/14.

   • Odkaz na záznam v Knihopisu českých a slovenských tisků od doby
     nejstarší až do konce 18. století: K01126.

   • Označení městské knihy v rámci celostátního soupisu městských knih
     do roku 1526.

   • Matrika, k níž je index uložen v jiném archivu: index uložen ve
     Státním oblastním archivu v Třeboni

     (212000010), identifikační číslo 1235, sbírka matričních listin je
     ještě uložena u původce.

   • Eva ČAKRTOVÁ, *Soupis matrik, 1584–1900*. Soupis dokumentů, 1979,
     ev. č. 2.

   • Vlastimil KOVÁŘ – Martin KRUMMHOLZ – Helena ŠEVČÍKOVÁ, *Sbírka
     církevních a civilních matrik Praha 1584–1915 (1945)*. Inventář,
     1998, ev. č. 138.

   • Spisy, jejichž hlubší popis nebyl proveden z důvodu existence
     bezchybných a přehledných registraturních pomůcek: viz elench s
     referenčním označením 4//15//23/258 a index s referenčním označením
     4//15//24/69.

   • Příklad pevného spojení s jinou archiválií, zde dva soudní
     rejstříky v jedné knize, příklad užití prvku u části archiválie
     odkazující: Spojeno s
     elza-node://a06f7284-9e7d-441c-a795-7dd46a96f942 Rejstřík všeobecného
     dozoru 1953-1955.

   • Příklad pevného spojení s jinou archiválií, zde dva soudní
     rejstříky v jedné knize, příklad užití prvku u jednotky popisu, ve
     které je popsáno fyzické uložení smíšené archiválie, a tudíž na ní
     archivní popis ostatních částí odkazuje: Odkazující JP 2/1/10//27
     Rejstřík občanskoprávního dozoru 1954-1955.


Existence kopií jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Identifikace studijních a bezpečnostních analogových i
digitálních kopií (reprodukcí) jednotky popisu, případně potřeba
zhotovení těchto kopií.

**Pravidla:** Prvek se používá pouze u (analogových) jednotek popisu,
které byly digitalizovány za účelem zveřejnění, nikoli při popisu
digitálních datasetů, digitálních archivních jednotek a replik. Rovněž
tak se tento prvek nepoužívá pro odkaz na webové stránky či jiné
způsoby, jimiž byla reprodukce zveřejněna (k tomu slouží **prvek 5.2.11
Edice a literatura**).

**Povinnost:** Prvek je povinný:

• V případě existence bezpečnostních kopií k jednotce popisu.

• V případě, že studijní kopie má být předkládána badatelům místo
  jednotky popisu.

• V případě digitalizace prováděné za účelem zveřejnění jednotky, kdy se
  předpokládá dlouhodobé zachování digitální reprodukce.

   **Příklady:**

   • Studijní kopie na černobílém mikrofilmu č. 66, barevné digitální
     reprodukce v informačním systému, obojí dostupné v badatelně archivu.

   • Mikrofilm č. 452.

   • Elektrografická kopie zhotovena, uložena v badatelně.

   • Digitalizováno, nedigitalizováno, digitalizovány strany 3–20,
     provést digitalizaci, opravit digitalizovanou sadu, zkontrolovat
     digitalizovanou sadu.

   • Digitalizační sada CZ_225201010_1_p1, identifikační číslo bylo
     převzato z archivní pomůcky č. 453. [2]_

   • Nová digitalizační sada CZ_225201010_35_p1, původní digitalizační
     sada CZ_225201010_1_p1.


Univerzální prvky popisu – oblast poznámek
----------------------------------------------

Služební poznámka
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Poznámky pro interní potřebu. Nesmí zde být evidovány
poznámky k obsahu, formě a dalším atributům jednotky popisu, pro něž
jsou určeny jiné prvky.

**Povinnost:** Prvek není povinný. Může být použit na všech úrovních
popisu.

Veřejná poznámka
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Speciální nebo jinak důležité informace k zápisu, nebo
k jednotce popisu, které nemohou být uvedeny v jiných definovaných
prvcích popisu a které je možné zveřejnit. Jde například o stručné
informace, které vysvětlují údaje uvedené v jiných prvcích, a to
nejčastěji formou citace pro podporu uvedených tvrzení.

**Pravidla:** Pokud prvek obsahuje poznámky ke konkrétním prvkům,
zapisují se ve tvaru: název prvku, k němuž se poznámka vztahuje:
poznámka.

**Povinnost:** Prvek není povinný. Může být použit na všech úrovních
popisu.

   **Příklady:**

   • Datace fyzického vzniku jednotky popisu: určena podle proluky po
     demolici čp. 15 provedené v roce 1925 a zastavěné v roce 1928.

   • Záznam o nedohledání v rámci generální inventury NAD.


Univerzální prvky popisu – oblast kontroly popisu
-----------------------------------------------------

Zpracovatel jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Informace o zpracovatelích jednotky popisu nebo
autorovi popisu včetně časového určení (na úrovni archivní soubor náleží
**do 5. kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Pravidla:** Při změně se původní údaj nepřepisuje, ale doplňuje.

**Povinnost:** Prvek je povinný pro MS, I, K vždy na úrovni popisu
archivní soubor, na dalších úrovních pouze tehdy, je-li třeba
specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní.

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

   **Příklady:**

   • Archiválie byly poprvé pořádány v letech 1871–1874 registrátorem
     pražského magistrátu Josefem Rankem, vyčleněný fond pak zpracovala a
     inventář sestavila v prosinci 2001 v Archivu hlavního města Prahy
     Zlata Brátková.

   • Sérii živnostenských spisů zpracovala v roce 1962 Marie Matysová, v
     roce 1998 provedla reinventarizaci a dodatky zapracovala Renata
     Brožková.


Pravidla zpracování jednotky popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Mezinárodní, národní nebo místní pravidla a zásady,
kterými se popis řídí.

**Povinnost:** Prvek je povinný pro MS, I, K vždy na úrovni popisu
archivní soubor, na dalších úrovních pouze tehdy, je-li třeba
specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní (na úrovni archivní
soubor náleží **do 3. kapitoly** úvodu archivní pomůcky).

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

   **Příklad:** Fond byl pořádán podle Metodického návodu na pořádání a
   inventarizaci archivních fondů Archiv obce Archivní správy MV ČR z
   31. 1. 2000, čj. AS/1-284/2000. Archivní popis vychází ze Základních
   pravidel pro zpracování archiválií, Praha 2013.

Datum (data) popisu
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

**Obsah prvku:** Datum (data) vytvoření nebo revize popisu.

**Povinnost:** Prvek je povinný pro MS, I, K vždy na úrovni popisu
archivní soubor, na dalších úrovních pouze tehdy, je-li třeba
specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní (na úrovni archivní
soubor náleží do 5. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

**Opakovatelnost:** Prvek není opakovatelný.

   **Příklady:**

   • Únor 2006.

   • 1998, revize 2004.

.. [1]
   Jedná se o nezávazné příklady. Způsob zápisu upravují interní
   pravidla archivu.

.. [2]
   V uvedeném příkladu je název digitalizační sady tvořen z těchto
   prvků: kód země_číslo archivu_číslo NAD_pořadové nebo identifikační
   číslo. Pravidla pro tvorbu názvů digitalizačních sad si archivy
   stanovují samy.
